Onze eerste ervaringen met SharePoint 2010

Al sinds de allereerste (alfa) versie van SharePoint 2010 testen we bij Macaw de mogelijkheden van SharePoint 2010. Nu we in de bèta versie zijn beland, kunnen we veel meer functionaliteit daadwerkelijk werkend zien en geeft het ons een nog beter beeld bij wat dit platform te bieden heeft.

Omdat het teveel is om alles te benoemen wat er verbeterd is, beperken we ons tot een overzicht dat zich meer richt op de informatiewerker. We zoomen in op nieuwe of verbeterde document management functionaliteiten, het sociale networking aspect en de meertaligheid mogelijkheden. In andere artikelen wordt meer ingezoomd op SharePoint composites en web content management  functionaliteiten.

Document Management
Naar onze mening zijn de allergrootste verbeteringen in SharePoint 2010 te vinden op het gebied van document management. Een gemis in SharePoint 2007 was dat er moeilijk met dossiers omgegaan kon worden. Een dossier is een verzameling van allerlei soorten documenten samen, die in een bepaalde context bij elkaar horen. Of het nu gaat over het schrijven van een offerte, een zaak dossier in gemeenteland of een klantdossier op een advocaten kantoor. Het werk dat door informatiewerkers wordt uitgevoerd, gaat voor een groot gedeelte over het vormen van dossiers.

Document sets
Nieuw binnen de Document Management functionaliteiten zijn de document sets. Een document set biedt de context van een real-life dossier en heeft veel voordelen t.o.v. het gebruik van “normale” folders in een documenten bibliotheek:

• Eigenschappen van een dossier kunnen worden overgenomen op individuele documenten binnen het dossier.
• Bij het aanmaken van een nieuw dossier kunnen standaard documenten worden toegevoegd in het dossier. 
• Het is mogelijk om een werkstroom te definiëren op het hele dossier naast de werkstromen op individuele documenten binnen het dossier.

Record management
In SharePoint 2007 werd een begin gemaakt met record management; na de introductie van SharePoint 2007 kwam al snel een uitbreidingsset van functionaliteit uit (DOD 5015.2). Het probleem was echter dat deze uitbreidingen voornamelijk geënt waren op de Amerikaanse markt en normeringen. In Nederland hebben we echter met andere normeringen te maken zoals de NEN2082 normering. Pas in mei 2009 is SharePoint 2007 gecertificeerd was voor deze norm.

In SharePoint 2010 zijn nu grote stappen vooruit gemaakt. Record management maakt integraal onderdeel uit van SharePoint 2010; het is niet meer een bijzaak, maar is een hoofdzaak geworden. Zo is het mogelijk om, van alles wat in SharePoint 2010 wordt opgeslagen, een record te maken. Niet alleen van documenten, maar bijvoorbeeld ook van blog posts of nieuwsberichten. Het is mogelijk om in-place records aan te maken (records blijven in het originele dossier aanwezig) naast het gebruik van een centraal archief (records worden verplaatst naar een centrale plaats).

Taxonomieën
Een taxonomie is een begrippenlijst die in de vorm van een boomstructuur weergegeven kan worden. Met behulp van de taxonomie kunnen eindgebruikers snel een structuur doorzoeken op (vooraf ingestelde) termen. Bij het vastleggen van de boomstructuur kunnen voor een term in de taxonomie, synoniemen worden vastgelegd. Bij het gebruik van een synoniem wordt automatisch de juiste term in de taxonomie gekozen. Zo ontstaat op zeer eenvoudige wijze een consistente meta-datering van content.
 
Management van inhoudstypes
In SharePoint 2007 was het mogelijk verschillende inhoudstypes snel en eenvoudig aan te maken. Het overnemen van inhoudstypes was geen eenvoudige klus. Dit was alleen mogelijk door of het inhoudstype opnieuw te definiëren in de andere omgeving of door het ontwikkelen van een custom code.

Social Networking
Microsoft heeft heel goed gekeken naar wat er op dit moment op internet gebeurt, met name met betrekking tot het gebruik van social networking sites als Facebook of LinkedIn. Steeds meer mensen zijn lid van één of meer sites en delen daar allerlei informatie over werk en privé leven.
Het sociale aspect is dan ook goed vertegenwoordigd in SharePoint 2010.

Het begint met Tagging en Notes. Aan een pagina kunnen door individuele gebruikers tags en notes toegevoegd worden. Ook kunnen externe web sites voorzien worden van tags. Al deze informatie wordt verzameld op het profiel van de eindgebruiker waardoor de informatie direct wordt gedeeld met de organisatie. Op deze manier hebben collega’s direct inzicht in wat andere collega’s interessant vinden.

Meertaligheid
In SharePoint 2010  is het mogelijk om gebruik te maken van meertaligheid van de gebruikersinterface. We hebben het dan niet over meertaligheid van de content, maar over meertaligheid van de ribbon, de instellingen van de schermen en de meldingen. Kortom; de interactie met de eindgebruiker.

Door het installeren  van zogenaamde language packs (op dit moment is Nederlands nog niet beschikbaar) is het mogelijk de gebruikersinterface in één keer in een andere taal om te zetten. Alles wat de eindgebruiker op dat moment aan interactie kan doen is in de taal van zijn of haar keuze.

Conclusie
SharePoint 2010 is een uitstekende opvolger van SharePoint 2007. Microsoft heeft niet alleen goed gekeken wat er in de wereld gebeurt met betrekking tot document management of social networking, maar Microsoft heeft ook goed geluisterd naar de ervaringen van partners die elke dag SharePoint implementeren en naar klanten die elke dag met SharePoint werken.

Het is een volwaardig document management systeem en we verwachten dan ook dat certificering naar bijvoorbeeld de NEN2082 normering niet zolang op zich zal laten wachten. De functionaliteit neemt enerzijds toe in hoeveelheid, er kan vele malen meer, maar anderzijds werkt SharePoint 2010 eenvoudiger en is op minder complexe wijze te configureren (aan de functionele kant).

We hebben hoge verwachtingen van SharePoint 2010 en de mogelijkheden die het voor onze klanten biedt.

Meer informatie? 
Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Macaw via het contactformulier.