Hoe om te gaan met meer eisen en minder beschikbaarheid?

Vandaag de dag zien we binnen organisaties een toenemende vraag naar IT oplossingen. Oplossingen die de business productiever moeten maken, maar een toenemende druk op de IT afdeling kunnen veroorzaken. Niet zozeer omdat er te weinig budget is, maar voornamelijk door gebrek aan capaciteit.

Vandaag de dag zien we binnen organisaties een toenemende vraag naar IT oplossingen. Oplossingen die de business productiever moeten maken, maar een toenemende druk op de IT afdeling kunnen veroorzaken. Niet zozeer omdat er te weinig budget is, maar voornamelijk door gebrek aan capaciteit. Wat er vervolgens gebeurt, is dat de IT afdeling werkt met prioriteit projecten, een soort top 10 van projecten waaraan gewerkt gaat worden.

Om duidelijkheid te verschaffen welke projecten opgepakt worden, wordt er een projectjaarkalender opgesteld. Het is voor de business lastig om aan het begin van het jaar alle wensen helder te motiveren en te formuleren. De wensen blijven vaag omschreven en de projectjaarkalender is veelal gebaseerd op grove inschattingen. De duidelijkheid die de IT afdeling  wil geven heeft ook meer een defensief karakter. Het lijkt zo makkelijker om de continu veranderende business buiten de deur te houden en in alle rust de projecten te kunnen uitvoeren. Wat niet op de kalender past heeft pech en zal zelf een oplossing moeten vinden. Ofwel zelf iets “in elkaar draaien” of buiten de IT afdeling om een leverancier zoeken die goedkoop iets kan leveren. Hoe dan ook, op veel enthousiasme van de IT afdeling kunnen deze projecten niet meer rekenen.

Project Eleven | Het niet uitgevoerde project
Microsoft heeft er een mooie naam voor: “Project Eleven”, het niet uitgevoerde project. Door gebrek aan budget, maar vooral gebrek aan capaciteit. Het zijn de projecten die niet op de projectjaarkalender passen maar wel degelijk belangrijk zijn voor de productiviteit van een afdeling.

Dit is jammer, want hier liggen juist kansen voor de IT afdeling om die productiviteit te verhogen. Door key users die deels ontwikkeltaken overnemen, te ondersteunen. Hiermee wordt het spanningsveld tussen de business en de IT afdeling minder en zal er met meer tevredenheid (samen)gewerkt worden. Dat klinkt te mooi om waar te zijn, of toch niet?

Met de huidige technologie is het mogelijk om een scheiding aan te brengen tussen centrale business functionaliteit en de lokale manier van werken. Lokale processen kunnen prima vormgegeven worden door de afdeling zelf. Nu zijn het vaak de key users in Excel of Access die kleine tools maken. Met deze tools wordt vaak zoveel succes geboekt, dat deze met veel kunde en creativiteit steeds verder uitgebreid en uitgebreid worden. Maar omdat deze tools niet onder toeziend oog van de IT afdeling zijn gebouwd, kunnen zij, nu het zo succesvol blijkt, de tool niet goed in beheer nemen omdat het niet voldoet aan bijvoorbeeld de veiligheids-voorschriften of omdat het niet schaalbaar is of niet past binnen de huidige infrastructuur zodat het organisatiebreed toegepast kan worden.

Echter het zijn juist deze key users die, als zij de juiste tools krijgen en gecontroleerde toegang tot de centrale informatiesystemen, heel veel kunnen betekenen in de versnelling tussen IT en Business.

Juiste balans tussen self-service en controle
Om hierin te voorzien heeft Microsoft met SharePoint 2010 een grote stap gezet en heeft het composites functionaliteit aan SharePoint toegevoegd. Met composites wordt enerzijds een stukje self-service vanuit de business gecreëerd en anderzijds blijft de IT afdeling ‘in control’. De drie belangrijke doelen die met SharePoint Composites worden nagestreefd zijn:

• snel oplossingen realiseren (onafhankelijkheid van de IT afdeling)
• goede integratie met informatiesystemen
• grip en beheersbaarheid door de IT afdeling
  

Met deze doelen tracht Microsoft het spanningsvlak tussen de eindgebruiker (de business) en de IT afdeling te overbruggen. De gebruiker die eigenlijk alles wil en daar hulp voor nodig heeft en de IT afdeling die de neiging heeft om af te schermen. De afweging tussen ‘in control’ blijven en alles en iedereen maar rechten geven. De IT afdeling is immers belast met stabiliteit, beheren van infrastructuur en de governance hierop.

Snel oplossingen realiseren
In de basis is SharePoint Composites een grote gereedschapskist waarmee eindgebruikers hun eigen applicaties of oplossingen kunnen bouwen. Gebruikers kunnen zelf aan de slag zonder tijd of resources van de IT afdeling in beslag te nemen. Ze kunnen hun eigen werkomgeving creëren binnen SharePoint 2010, omgaan met data uit Line Of Business applicaties, taken of workflows toekennen, rapporten maken, data analyseren en deze ook meteen delen met projectleden of andere belanghebbenden.

Goede integratie met informatiesystemen
Een ander belangrijk onderdeel van composites zit in de mogelijkheid om data uit niet-SharePoint systemen te ontsluiten binnen SharePoint. Dit was (out-of-the-box) ook al mogelijk met SharePoint 2007 echter in SharePoint 2010 kan deze data ook gewijzigd worden, denk bijvoorbeeld aan uren registreren. De gewijzigde informatie wordt dan ook rechtstreeks doorgevoerd in het gekoppelde urenregistratiesysteem. Als er extra functionaliteit nodig is, zal die door de IT afdeling gerealiseerd worden en als standaard blok aan gebruikers worden aangeboden. Voor gebruikers wordt voldaan aan de wens voor het behoud van functionaliteit en de IT afdeling houdt controle.

Grip en beheersbaarheid
Voorheen was de IT afdeling belast met het in de gaten houden van allerlei integratieprojecten. Welke koppelingen mogen waar gelegd worden? Welke gebruikers hebben toegang tot welke gegevens en systemen. Dit kan nu centraal geregeld worden met Business Connectivity Services (BCS) in SharePoint 2010. Met BCS kunnen standaard koppelingen gelegd worden met alle systemen binnen en buiten de organisatie. Deze koppelingen worden dan als ‘standaard’ blokken in SharePoint opgenomen en worden beheerd door de IT afdeling.

Security kan centraal geregeld worden om te bepalen welke verbindingen gelegd mogen worden. Bovendien kan op één centraal punt geregeld worden tot welke systemen en tot welke externe en/of interne informatie gebruikers toegang hebben. Naast de controle op het gebruik van externe data krijgt de IT afdeling ook de mogelijkheid om de belasting van applicaties te beperken. Zo kan de CPU belasting beperkt worden, de belasting op databases en kan er een maximum worden gesteld aan het aantal foutmeldingen die een applicatie mag genereren. Beheermogelijkheden die de mogelijkheid creëren veel vrijheid aan de eindgebruiker te geven. Zolang er maar applicaties gemaakt worden die binnen de grenzen vallen, kan de gebruiker deze zelf uitrollen.

Samenvattend
Door de business meer self-service te laten werken via de composites functionaliteiten zal de druk op de IT afdeling afnemen. Het initiatief en sturing van kleinere projecten komt dan meer bij de business te liggen en de IT krijgt een ondersteunende en begeleidende rol. Organisaties worden op deze manier aangemoedigd om IT-gerelateerde vraagstukken dichterbij de bron op te lossen. Wanneer de projecten groter worden, zal de IT afdeling moeten bijspringen bij de aanpak en eindgebruikers helpen tot een compleet en consistent ontwerp te komen. Verder zullen de centrale workflows en functies door IT gerealiseerd en beheerd worden. Hiermee wordt als het ware een platform gecreëerd die beheersbaar is en goed kan inspelen op de vragen uit de organisatie.

Een ander voordeel is dat er meer rendement uit bijvoorbeeld ERP of CRM systemen gehaald wordt. Door data uit deze systemen binnen SharePoint te tonen en te kunnen bewerken kan een grotere groep mensen bereikt worden. Dit kan een positieve wending hebben op de productiviteit omdat zij vanuit een centrale omgeving met al deze data kunnen werken.

Tot slot adviseren wij organisaties niet te proberen alles in één keer door te voeren. Het vergt nog al een weerslag op de werkwijze binnen een organisatie. Het zal een proces van enkele jaren zijn voor een organisatie zover is dat het op alle projecten deze werkwijze kan hanteren. Organisaties doen er goed aan ervaring op te doen met één of meerdere pilot-projecten en deze te vertalen naar best practices voor techniek, samenwerking en beheersbaarheid. IT is zo’n groot onderdeel van een organisatie geworden dat dit niet alleen meer een zaak kan zijn van de IT afdeling, maar een hechte samenwerking moet zijn tussen centrale IT faciliteiten en zelfredzame eindgebruikers.

Meer informatie? 
Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Macaw via het contactformulier.