Bouwfonds: CMS integratie op vele fronten

Het bouwen en onderhouden van alle aan Bouwfonds gelieerde websites met Microsoft Content Management Server 2002 levert grote schaal- en efficiëntie voordelen op.

De case
Momenteel worden een aantal sites van Bouwfonds onderhouden met Microsoft’s Content Management Server 2001. Daarnaast hebben een aantal Bouwfonds sites hun eigen Content Management Systeem, meestal gebouwd door een externe partij. Vanuit de wens eenheid te brengen in de bouw en het onderhoud van al haar websites heeft Bouwfonds eind 2003 een pilot implementatie van Microsoft CMS 2002 (CMS) uitgevoerd voor haar eigen corporate site, bouwfonds.nl en één dochter site. Er werd tijdens deze door Macaw uitgevoerde pilot op drie meetpunten getoetst: techniek, organisatie en financieel. Na een positief advies op alle drie deze punten besloot de Bouwfonds directie om alle websites in de loop van 2004 en 2005 naar het CMS platform te migreren. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook de sites van MNF Bank, Moneyou, Rijnlandse Hypotheek Bank, Groenfonds maar ook Monumenten.nl doet mee.

De oplossing
Een zeer diverse verzameling sites dus, die, zoals gezegd, ook op zeer diverse manieren worden onderhouden. De creatie van een organisatie breed draagvlak is onontbeerlijk voor de goede conversie naar één content management systeem en één werkwijze binnen al deze verschillende bedrijfsonderdelen. Dit realiseerde Patrick Vroklage, projectleider bij Bouwfonds, zich direct. Het gehele project is dan ook opgezet met deze draagvlak gedachte in het achterhoofd. Constant overleg is hiermee ook één van de kernpunten in de projectplanning. Daarnaast kunnen alle werkmaatschappijen hun voorkeur uitspreken voor één van de vier geselecteerde webdiensten leveranciers die de uiteindelijke sites gaan overzetten. Dit in het licht van reeds bestaande relaties tussen partijen en werkmaatschappijen. Door een reeds bestaande, prettige samenwerking niet te hoeven verbreken, wordt ook een stuk extra draagvlak binnen de afzonderlijke werkmaatschappijen gekweekt. Met alle 4 de webdiensten leveranciers zijn mantelovereenkomsten afgesloten.

Samenwerking met Microsoft
Nadat de beslissing voor het gehele CMS 2002 traject eenmaal was genomen, werden bedrijfsbreed architectuur sessies belegd. Onder het motto “een goed begin is het halve werk” is eerst zeer goed nagedacht over hoe de IT infrastructuur ingericht moet worden zowel hardware- als softwarematig. Deze sessies werden onder de gedeelde leiding van Microsoft en Macaw gevoerd, zodat Bouwfonds zeker was dat nu genomen beslissingen en gedane investeringen ook bij Microsoft een toekomst hebben. De resultaten van deze sessies werden in een breder framework geplaatst, waarin ook guidelines voor programmeurs moesten komen. Vincent Hoogendoorn is vanuit Macaw verantwoordelijk voor het opzetten en bewaken van deze “Bouwfonds Globale Web Architectuur”. Ook hiervoor geldt Microsoft’s “Software Assurance”, op basis van tussen beide partijen gesloten licentie overeenkomsten. Al deze overleg en plan sessies doen het wellicht voorkomen alsof er bij Bouwfonds voornamelijk veel en lang gepraat wordt. En dat het ondernemen van actie op een laag pitje staat. Dit is niet zo. Het bovenstaande traject is in krap twee maanden doorlopen. En dit terwijl toch intensief is overlegd met alle betrokken bedrijfsonderdelen.

Integratie Microsoft CMS op vele fronten
Bij Bouwfonds houden ze ervan de zaken grondig aan te pakken, dus wordt ook aandacht besteedt aan de integratie van CMS met andere Microsoft pakketten. De koppeling tussen CMS en Microsoft Commerce Server is redelijk voor de hand liggend als je bijvoorbeeld via het web producten of diensten wilt verkopen. Bij Monumentzorg.nl willen ze dit. Maar ook aan de koppeling tussen CMS en SharePoint Portal Server wordt bij Bouwfonds gewerkt . Dit zal gaan verlopen met behulp van de CMS-SharePoint connector. Het intranet moet meer en meer de plek worden waar alle interne communicatie samenkomt. Waar alle 1500 intranet gebruikers van Bouwfonds in meerdere talen aan documenten kunnen samenwerken of deze kunnen delen. Door ook het intranet mee te nemen in het algehele framework en content beheer middels CMS te laten lopen, wordt de uniforme werkwijze op basis van CMS nog een stapje verder doorgevoerd. De koppeling tussen Commerce Server en CMS heeft Bouwfonds overigens wel een eigen wending gegeven. Omdat MSIB niet door Microsoft ondersteunt wordt bij gebruik van meerdere websites in 1 Commerce Server omgeving, heeft Bouwfonds de BSIB ontwikkeld – Bouwfonds Solutions for Internet Business.

Als laatste koppeling valt nog die tussen CMS en Biztalk te noemen. Dit zal in de projectplanning zoals die nu is opgesteld niet meer mee worden genomen. Er wordt al wel druk over gesproken binnen het projectteam. Biztalk is namelijk erg interessant voor het combineren en transformeren van XML informatie uit formulieren en (web)services uit andere systemen. Daarnaast is de "Human Workflow" in Biztalk erg handig. Hiermee kunnen mensen in vooraf ingestelde workflows deze XML informatie bewerken. Omdat CMS een bedrijf geheel vrijlaat in de inrichting van de ‘voorkant’ van een website, is hiervoor door Macaw de Bouwfonds Site Engine ontwikkeld. Je wilt als bedrijf immers niet alleen een goed werkende achterkant maar ook een fraai ogende voorkant van je corporate site op het internet hebben staan. De Site Engine is het resultaat van gecombineerde best practices voor CMS implementaties en is door Macaw ontworpen voor maximale aanpasbaarheid door bedrijven zelf.

Site Engine voordelen:

• Snelle start;
• Korte doorlooptijd;
• Goede kwaliteit (standaarden, security, documentatie, instrumentatie);
• Goede onderhoudbaarheid (skills partitionering: design met W3C kennis; functionaliteit met basic .NET kennis);
• Grote flexibiliteit vanwege uitbreidbare core code.

Vanwege de strakke projectplanning en het vele werk dat verricht moet worden om alle sites over te zetten naar CMS 2002 is een efficiënte werkwijze wel zo prettig. Door middel van “Parallel Design Implementation”(PDI) kunnen designers en ontwikkelaars gelijktijdig aan eenzelfde site werken, ieder aan zijn eigen onderdeel. Grote voordelen van deze manier van werken zijn dat het snel gaat – in 1,5 week tijd een volledig uitgerolde site- en dat een designer heel veel werk kan verrichten zonder hulp van een developer, die toch vaak de meest schaarse resource van een bedrijf is.

Voor de overzichtelijkheid binnen de organisatie, is het gehele project opgedeeld in vier ‘plateaus’. In juli 2004 verwacht Patrick Vroklage plateau 1 te kunnen overdragen aan de organisatie. Daarmee zijn dan alle huidige Bouwfonds sites overgezet naar CMS 2002 (denk hierbij aan o.a. Groenfonds, Bouwfonds Ontwikkeling en Bouwfonds Hypotheken). In de tussentijd worden al diverse projectonderdelen opgeleverd, zoals de infrastructuur, om de overgang naar CMS 2002 mogelijk te maken. In plateau 2 zullen de sites van dochterbedrijven naar CMS 2002 migreren. Daarna wordt gewerkt aan de migratie Bouwfonds Business Support en Moneyou, waarbij de koppeling naar backoffice systemen gerealiseerd worden. Dit is plateau 3. Het vierde en laatste plateau tenslotte, draait om autorisatie en personalisatie voor alle websites die door Bouwfonds zelf gehost worden. Kijkend naar de grondige aanpak en het brede draagvlak dat Bouwfonds heeft weten te creëeren voor dit project lijkt juli voor lancering van plateau 1 een haalbaar streven!