SharePoint als integratieplatform

onder andere bij het Havenbedrijf Rotterdam

Download dit artikel als pdf

Bedrijven bezitten vaak grote tot zeer grote hoeveelheden data. Informatie die ligt opgesloten in vele informatie-systemen en grote databases. Met deze data wordt dagelijks gewerkt door goed getrainde en ervaren medewerkers. Toch is deze data vaak ook waardevol voor andere medewerkers die geen kerngebruiker zijn, of levert de data in combinatie met data uit andere systemen nieuwe informatie. Doordat zij de kennis en misschien ook toegang missen van deze systemen moet de informatie op een andere en vooral gebruiks-vriendelijke manier worden aangeboden aan deze groep gebruikers.

Voor de ontsluiting van ERP systemen zoals SAP of andere Line of Business applicaties adviseert Macaw organisaties gebruik te maken van het Microsoft SharePoint platform. Dit platform biedt standaard veel mogelijkheden aan organisaties om informatie met elkaar te delen. Door ook de integratie mogelijkheden van het platform te benutten, kan het platform strategisch ingezet worden als dé omgeving waar applicaties gebruiksvriendelijk ontsloten kunnen worden. Een mooi voorbeeld hiervan is een Proof of Concept, die op initiatief van het Havenbedrijf Rotterdam is uitgevoerd.

Referentie Het Havenbedrijf Rotterdam
Het Havenbedrijf Rotterdam is beheerder, exploitant en ontwikkelaar van het Rotterdamse haven- en industriegebied. Bedrijven die industrieel gebied huren van het Havenbedrijf stellen vaak specifieke eisen aan deze locatie. Zoals bijvoorbeeld; wat zijn de aanlegmogelijkheden, hoe zit het met de logistieke faciliteiten zoals spoorwegen en pijpleidingen en welke andere bedrijven hebben zich in de omgeving gevestigd. Deze informatie zit in verschillende systemen van het Havenbedrijf. Het Ruimtelijk Informatiesysteem bevat alle geografische informatie (coördinaten van huurobjecten) en in SAP Real Estate (RE) zit de klantinformatie.

Voor medewerkers in het commerciële proces is deze informatie heel belangrijk om potentiële klanten te overtuigen om te investeren in het industriële havengebied. Echter door de beperkte doelmatigheid van de huidige informatie voorziening kon er onvoldoende snel inzicht verkregen worden in de beschikbaarheid en het huidige gebruik van de verhuurde terreinen. Het Havenbedrijf Rotterdam was dan ook op zoek naar een Virtual Earth-achtige oplossing waarmee medewerkers informatie snel en eenvoudig tot hun beschikking hadden. Er is bewust gekozen voor de Virtual Earth insteek omdat veel mensen al kennis hebben van de werking hiervan. Deze informatie moest ontsloten worden via het op SharePoint gebaseerde intranet, Thuisweb. Medewerkers waren al vertrouwd met deze omgeving en gaf hen locatieonafhankelijk toegang tot de informatie die beschikbaar is via het intranet. En juist omdat de commerciële medewerkers veel in het buitenland zitten om daar potentiële klanten aan te spreken, is ontsluiting via het intranet van wezenlijk belang om klanten direct te kunnen overtuigen en van de juiste informatie te voorzien.

Bovenstaande wens moest in een Proof of Concept uitgewerkt worden om aan te tonen dat dit te realiseren is. Gekozen is om Microsoft Bing Maps, de tegenhanger van Google Maps, in te zetten om als viewer binnen het intranet te integreren. Het Havenbedrijf heeft een Microsoft tenzij-beleid en bovendien is Microsoft ook betrokken bij de Proof of Concept. De viewer is gebaseerd op Microsoft  Silverlight technologie en biedt de mogelijkheid om SAP RE data transparant over de kaart- en het fotomateriaal te plaatsen. Dit geeft visueel een zeer mooi resultaat.

Het resultaat
De viewer die is gerealiseerd voor het Havenbedrijf heeft tot doel aan te tonen dat de onderliggende technologie werkt en dat de integratie van systemen die men voor ogen stond ook daadwerkelijk mogelijk is. Om dat aan te tonen is functionaliteit gerealiseerd die klanten uit SAP selecteert en de bijbehorende contracten en subcontracten toont. Bij selectie van een contract wordt op de achtergrond de bijbehorende locatie getoond en het perceel ingekleurd. Andersom is ook mogelijk. De gebruiker kan simpelweg klikken op stukken grond waarvan hij informatie op wil vragen en de applicatie combineert de geografische gegevens met de SAP gegevens en toont deze op een overzichtelijke wijze aan de gebruiker.

De viewer in SharePoint die in een oogopslag alle belangrijke informatie laat zien (klik op afbeelding voor een vergroting)

Om snel grote hoeveelheden data te selecteren is het tevens mogelijk om hele verzamelingen van type objecten in een kaartlaag aan en uit te zetten. De module stelt ze in staat om precies te zien welke contracten gaan aflopen en welke stukken land eventueel vrij kunnen komen. Aan deze Proof of Concept hebben meerdere partijen meegewerkt waaronder Atlis, Getronics, Imagem, Macaw, Microsoft en Ordina.

Het project van het Havenbedrijf is een zeer mooi voorbeeld hoe complexe data eenvoudig aan gebruikers kan worden aangeboden door het gebruik van een moderne user interface en up-to-date integratie technologie. Niet altijd is zo’n state-of-the-art user interface nodig.

Legacy Integratie met SharePoint
Los van het Havenbedrijf Rotterdam zien we in de praktijk ook veel bedrijven met legacy systemen waar het niet meer loont om nieuwe functionaliteit te realiseren. Ofwel omdat de systemen op de rol staan om vervangen te worden of omdat de specialisten hiervoor erg duur zijn (geworden). Ook in zo’n situatie is het heel goed mogelijk om de data die in deze systemen zit, te ontsluiten in SharePoint en dit te combineren met de standaard functionaliteit die het SharePoint platform biedt of om specifieke functionaliteit hieraan toe te voegen. Processen die in een mainframe of ander bestaand systeem (bijvoorbeeld SAP) starten, kunnen met behulp van workflow functionaliteiten of alert mogelijkheden binnen een SharePoint omgeving getoond worden. Door deze mogelijkheden zien we binnen organisaties steeds vaker de verschuiving ontstaan om SharePoint voor meer doeleinden dan alleen een intranet te gebruiken. Zeker als er met veel verschillende systemen wordt gewerkt waarop allemaal apart ingelogd moet worden, ontstaat de behoefte aan één centraal punt van waaruit medewerkers hun dagelijkse werkzaamheden kunnen uitvoeren.

Organisaties die hun intranet op basis van SharePoint technologie hebben gebouwd, ervaren al de vele mogelijkheden die het biedt. Toch wordt in sommige gevallen het SharePoint intranet nog niet optimaal ingezet. Een deel van de dagelijkse werkzaamheden wordt nog steeds in andere applicaties (back-end systemen) dan SharePoint uitgevoerd omdat deze informatie (nog) niet in SharePoint zit. Bijvoorbeeld de informatie van een SAP HR systeem is niet gekoppeld aan het SharePoint intranet. Een medewerker kan wel een vakantieaanvraag in SharePoint doen, echter de gegevens van deze aanvraag worden vervolgens weer overgetypt in het SAP HR systeem. Na de verwerking van de aanvraag in SAP wordt de aanvraag in SharePoint goed dan wel afgekeurd. Waarschijnlijk voor velen wel een herkenbare situatie.

Business Data Catalog
De kracht van SharePoint ligt juist ook in de integratie mogelijkheden die het biedt. De Business Data Catalog (BDC) van SharePoint maakt het mogelijk om informatie uit verschillende back-office systemen binnen SharePoint beschikbaar te maken. Het maakt het zelfs mogelijk om de informatie te doorzoeken via de search functionaliteit van SharePoint.  De Business Data Catalog biedt ook functio-naliteit om gegevens weg te schrijven naar de back-end systemen. 

Het ontwikkelen in SharePoint BDC is niet de meest gemakkelijke taak, zowel de Business Data Catalog als de back-end systemen moeten goed op elkaar afgestemd zijn om de juiste informatie op een correcte manier in de Business Data Catalog te krijgen. Dit geldt voor ieder integratieproject, echter voor een Business Data Catalog integratietraject geldt het des te meer. De Business Data Catalog is geen BizTalk en er geldt een aantal eisen voor de achterliggende systemen of webservices.

Single Sign on
Voor het werken met verschillende (back-end) systemen geldt vaak dat er voor ieder systeem opnieuw ingelogd moet worden. Elk systeem hanteert zijn eigen autorisatie en authenticatie regels. Helaas werkt het niet zo dat als gebruikers zijn ingelogd met hun Windows identiteit zij hiermee ook toegang hebben tot bijvoorbeeld een SAP systeem. De gebruiker zal dus apart hierop moeten inloggen. Ideaal zou een situatie zijn waarbij de gebruiker één keer inlogt en vervolgens bij alle informatie kan, zonder daarvoor iedere keer apart te hoeven inloggen. Een groot voordeel van de Business Data Catalog is dat alle informatie binnen SharePoint beschikbaar en doorzoekbaar is. Als er ook gebruik gemaakt wordt van SharePoint Single Sign On (SSSO), dan kunnen zelfs de authorisatie en authenticatie regels van de back-end systemen blijven bestaan, zonder enige aanpassing. Dit betekent dat zodra een gebruiker is ingelogd binnen SharePoint, SharePoint enkel gegevens uit het SAP systeem zal tonen waar de gebruiker de rechten toe heeft. De gebruiker hoeft dus niet opnieuw in te loggen in SAP.

Microsoft BizTalk SharePoint Adapter
Microsoft BizTalk Server is Microsofts grootste product als het gaat om integratie. Door gebruik te maken van de BizTalk SharePoint adapter is het ook mogelijk om informatie uit verschillende back-end systemen, beschikbaar te maken binnen SharePoint. Het grote verschil ten opzichte van de Business Data Catalog is dat de BizTalk Adapter de informatie ook echt in SharePoint zet (bijvoorbeeld SharePoint lijsten, document library’s), terwijl de Business Data Catalog de informatie alleen maar ophaalt uit de back-end systemen en het verder niet echt in SharePoint plaatst. Verder is BizTalk Adapter beter in staat om te koppelen met verscheidene back-end systemen, terwijl de Business Data Catalog wat meer eisen stelt aan het back-end systeem.

Primaire systemen integreren binnen SharePoint met de BizTalk Adapter zorgt ervoor dat bijvoorbeeld documenten die gegenereerd zijn in een extern systeem in SharePoint geplaatst worden. Op deze manier heeft de medewerker, of de klant (bij een extranet), alle beschikbare informatie binnen handbereik en hoeft niet meer door verschillende systemen te zoeken naar die ene aanvraag.

Integratie tussen ERP systemen, Line of Business applicaties, legacy systemen en SharePoint geeft organisaties een strategisch platform om snel en kostenefficiënt processen te ondersteunen die cross platform voor iedere gebruikersgroep toegankelijk zijn. Door de specialisatie van Macaw op het SharePoint platform en de ruime ervaring met integratie oplossingen kan Macaw hier op maat adviseren.

Auteur: Marcel Braaksma - Manager Application Development & Integration Solution Center