Het IMPACT 2.0 model :
Hoe Het Nieuwe Werken in de praktijk brengen?
Bijna iedereen heeft er ondertussen wel van gehoord, het gonst als buzzword over de gangen van vele organisaties: Het Nieuwe Werken, met hoofdletters geschreven. En zoals vaak met grote trends, is er op een gegeven moment zoveel over gemeld dat niet meer duidelijk is wat er nu precies mee bedoeld wordt. Of wat het eigenlijk voor u of uw organisatie kan betekenen. Veel containerbegrippen (bijvoorbeeld Empowerment of Proactive Management) spreken nog wel tot de verbeelding. En die kunnen nog wel tot directe verandering leiden. Echter bij Het Nieuwe Werken, voelen bedrijven vaak slechts dat dit iets is wat veel voor hen kan betekenen. Maar ze hebben geen idee waar te beginnen, of waar voor hen exact de kansen liggen.
Ook Microsoft, die overigens en naar eigen zeggen geen eigenaar van deze trend is, is dit opgevallen. Microsoft die Het Nieuwe Werken wel actief promoot, is daarom gaan nadenken over een methodologie om deze problematiek het hoofd te bieden en heeft daarvoor een model bedacht genaamd IMPACT 2.0. Dit model is bedoeld om tot een pragmatische uitvoering van een strategie te komen en concrete korte- en lange termijnresultaten op te leveren. IMPACT dient er dus toe abstracte, lange termijndoelen naar concrete, begrijpbare en vooral alledaagse maatregelen om te vormen om Het Nieuwe Werken in te voeren binnen een bedrijf.
Wat is Het Nieuwe Werken ook alweer?
Voordat we verder uitweiden over het IMPACT-model, doen we eerst even een korte recap van wat Het Nieuwe Werken ook alweer inhoudt. Dik Bijl, ambassadeur van Het Nieuwe Werken en werkzaam bij Microsoft zegt: “Het Nieuwe Werken in één zin is medewerkers meer ruimte geven om te bepalen hoe ze werken, waar ze werken en wanneer ze werken. Met als achterliggende gedachte dat ze daardoor effectiever en prettiger gaan werken, waardoor zij een betere werk-leven balans krijgen en zo het bedrijf, omdat de werknemers efficiënter gaan werken, er in z’n geheel op vooruit gaat, omdat het zo ook effectiever wordt. Belangrijkste kernwaarde van Het Nieuwe Werken is dan ook om vertrouwen in mensen te hebben”.
Een misverstand dat bestaat over Het Nieuwe Werken is dat dit alleen thuiswerken is. Dit is echter slechts een onderdeel om medewerkers meer vrijheid te geven in waar en wanneer ze werken. Daarnaast wordt er ook vaak gedacht dat Het Nieuwe Werken ‘vrijheid, blijheid’ is waarbij iedereen mag doen en laten waar ze zin in hebben. Of juist dat werknemers zo harder en langer zullen moeten werken. Ook dit is niet juist, wat we wel zien is dat er een verzakelijking plaatsvindt waarbij de manager niet meer gaat sturen op aanwezigheid of inspanning, maar veel meer op behaalde resultaten. Dit vraagt naast de nieuwe vrijheid ook om meer persoonlijke verantwoordelijkheid. Factoren die Het Nieuwe Werken kunnen faciliteren zijn ICT, Fysieke werkplek, Organisatie en Mindset.
Het Impact 2.0 model
Maar hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat deze geëvolueerde werkstijl op de juiste manier wordt ondersteund? Op welke manier kan het beste in kaart gebracht worden waar de organisatie nu staat en waar het heen moet? Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat er daadwerkelijk iets verandert? Laten we vooraf stellen dat dit geen eenvoudig proces is. Zo zal een manager meer moeten gaan vertrouwen en loslaten en een medewerker krijgt meer vrijheid en dus verantwoordelijkheid. Er is een verandering naar meer resultaatgerichte arbeid nodig en de werkomstandigheden dienen dit dan wel te faciliteren. Dit is een jarenlang proces, maar waar te beginnen?
Visie
Aan de basis voor een juiste implementatie van Het Nieuwe Werken binnen een organisatie ligt een visie met betrekking tot Het Nieuwe Werken. Hoe kan de visie van Het Nieuwe Werken de visie van de organisatie ondersteunen en in welke mate wordt de visie van de organisatie veranderd door Het Nieuwe Werken? Het is daarom van belang deze te formuleren en deze bij de hieronder genoemde onderdelen continue te blijven toetsen.
Infrastructuur Analyse
Als er een visie is bepaald waar de organisatie naar toe wil in de toekomst, dan kan er gekeken worden naar waar de organisatie nu staat. Eén van de stappen die ondernomen dient te worden is een analyse maken van de huidige technische infrastructuur. Dit kan gedaan worden aan de hand van het Infrastructuur Optimalisatie (IO)Model. In de eerste stap wordt de huidige IT-volwassenheid van de organisatie gecategoriseerd binnen vier stadia: Basis, Gestandaardiseerd, Gerationaliseerd, Dynamisch. De input hiervoor is gebaseerd op een IO volwassenheidscan en kwalitatieve interviews met stakeholders. Daarna volgt stap twee en dat is kijken welk niveau van volwassenheid nodig is om de visie van de organisatie te realiseren. Dit is gebaseerd op de vertaling van de business behoeften naar IT behoeften.
Werknemers analyse
Een tweede analyse die gedaan dient te worden is die van de werknemers behoefte. Ook hier wordt weer gekeken naar de huidige situatie, hoe vinden zij dat het op dit moment gaat en hoe zien zij de toekomst. Welke zaken zouden zij graag anders zien. Een belangrijke methode die hierbij een globaal inzicht in de organisatie kan geven is de Factor 4 Index. Via de Factor 4 Index worden medewerkers uitgenodigd om, online, een aantal onderzoeksvragen (anoniem) te beantwoorden. Het resultaat vertelt hoe de organisatie beleefd wordt en waar de sterke punten en de verbeterpunten liggen. Met de resultaten hiervan kan een verfijnder onderzoek gedaan worden onder andere door het inzetten van specifieke enquêtes en stakeholder interviews.
Prioriteiten
Als alle onderzoeken zijn afgerond, is inzichtelijk waar de pijnpunten binnen de organisatie liggen en waar eventueel de wens om veranderingen door te voeren ligt. En men weet dan waar de infrastructuur een update verdient om dit te kunnen bereiken. Op dat moment zijn alle gegevens bekend om business cases te kunnen formuleren. Er worden prioriteiten gesteld aan verbeterpunten (lees: veranderingen binnen de organisatie) en per prioriteit wordt inzichtelijk hoeveel tijd dit kost en wat de impact hiervan zal zijn. Er kan meer en beter gestuurd worden op de quick wins (korte termijn verbeterpunten) en duidelijk wordt wat strategische projecten dienen te worden. Ook wordt er gekeken welke verbeterpunten eventueel heroverwogen dienen te worden of die simpelweg niet passen in de visie van de organisatie en niet uitgevoerd zullen worden. Hiermee kan dan ook een volgorde bepaald worden en kan er een roadmap, oftewel de weg in tijd naar het einddoel opgesteld worden. Er is inzicht en duidelijkheid in wat voor soort projecten er moeten komen.
Persona’s en scenario’s
Verandering heeft geen primaire eigenaar, maar verschillende soorten belanghebbenden. Het kan daarom bruikbaar zijn een korte algemene schets te maken van verschillende soorten stakeholders m.b.v. persona’s. Een persona is een karakterisering van een bepaald type gebruiker binnen organisaties. Deze persona’s maken het gesprek over verandering gemakkelijk. Er kunnen toekomstige scenario’s worden bedacht die gesprekken over Het Nieuwe Werken praktisch maken en daarbij wordt inzichtelijk welke techniek bijvoorbeeld welke verandering kan ondersteunen. Hieruit kunnen dan specifieke projecten en requirements worden gedefinieerd. Met deze projecten wordt het niveau bereikt van een technische implementatie die uiteindelijk de business, haar belangrijkste behoeften teruggevoerd tot de visie ondersteunt.
Macaw is Impact partner van Microsoft en met de ruime ervaring op het gebied van succesvolle Information Worker implementaties zijn we specialist op het snijvlak waar Mens en Technologie samenkomen. De gemaakte oplossingen stellen het (menselijke) proces centraal boven de technologie waarbij Macaw een aanpak voorstaat om mensen eerst te laten wennen aan Het Nieuwe Werken middels bijvoorbeeld samenwerkingsscenario’s om vervolgens samen met die mensen de bedrijfsprocessen en applicaties in te richten volgens de opgedane ervaringen van het Nieuwe Werken. Meer info: www.macaw.nl/hetnieuwewerken
Handige Links
De Factor 4 Index
http://www.factor4index.nl/nl/
Het Nieuwe Werken
http://www.microsoft.com/netherlands/het_nieuwe_werken/
TCO / ROI
http://www.microsoft.com/optimization/tools/overview.mspx