Nieuw wereldwijd intranet Sara Lee Corporation live

Op 10 oktober 2005 is InSite 3.0 met meer dan 28.000 gebruikers wereldwijd live gegaan. Met nu al een gemiddeld aantal van 9.000 gebruikers per dag kan er gesproken worden van een succesvolle lancering.

Download deze case als Adobe PDF bestand 

De case
De doelstellingen waaraan het nieuwe intranet moest voldoen waren: verbetering van de communicatie, de samenwerking tussen de verschillende bedrijven en afdelingen verhogen en diverse bedrijfsapplicaties moesten via het intranet benaderd kunnen worden. William van der Pijl – Director InSite Sara Lee: “Het intranet moet zorgen voor een gezamenlijke werkomgeving voor alle medewerkers. Voorheen hadden we in mindere mate de mogelijkheid om samen te werken en informatie te delen. Groot verbeterpunt van het nieuwe InSite is dan ook dat het de productiviteit van onze medewerkers verhoogt doordat het de tijd die nodig is om informatie te verzamelen drastisch verkort. Bovendien zorgt het voor een effectiever management door medewerkers tools te bieden om beter met elkaar te kunnen (nieuws, online beoordelingssysteem, online web conferenties)”.

Content Life Cycle Management
Een belangrijk onderdeel bij intranetten ter grootte van dat van Sara Lee (28.000 gebruikers wereldwijd) is de organisatie rond content beheer, applicatie beheer, communicatie en management. Bij Sara Lee zijn binnen globale applicaties zoals News of de Company Directory contentmanagers aangesteld. Daarnaast kunnen medewerkers zelf via het zogenaamde Content Life Cycle Management (CLM) proces aangeven content te willen delen. Zij worden dan voorzien van een applicatie (documenten lijst, FrontPage web, team site) waarvoor zij zelf verantwoordelijk zijn. Door middel van online help met tekst en video’s leren ze omgaan met de applicatie, waarna ze zelf vrij zijn de applicatie in te richten. Dit is zo uniek dat Macaw dit CLM proces in de toekomst ook wil gebruiken voor andere corporate intranetten van grote klanten.

De oplossing
Maar hoe wordt nu begonnen aan een project van dergelijke omvang? Zoals gezegd moest het nieuwe intranet aan een aantal doelstellingen voldoen. In december 2003, tijdens een eerste brainstorm sessie, zijn deze doelstellingen voor het eerst benoemd en is het besluit genomen het intranet te gaan vernieuwen. Daarnaast werd nagedacht over de inzet van SharePoint en het  .NET platform in de verwachting dat hiermee de doelstellingen gerealiseerd konden worden. In september 2004, toen SharePoint en het .NET platform breder bekend waren in de markt, werd het project daadwerkelijk gestart. Er werd beschreven wat het nieuwe InSite moest kunnen, wat er bijgebouwd zou moeten worden ten opzichte van InSite 2.0 en wie de doelgroep was (de gebruikers). Toen is begonnen met het programmeren en het opzetten van een omgeving zodat er in februari 2005 een demo versie klaar zou zijn. Daarna zou er in juni een bèta versie opgeleverd worden om dan uiteindelijk de definitieve versie begin september te kunnen opleveren.

Usablity
De demo is in februari aan een beperkte groep high end users gegeven om te laten zien hoe het nieuwe InSite eruit zou komen te zien en welke features het had. Met gemiddeld 16.000 gebruikers per week is het essentieel dat het intranet toegankelijk, gebruiksvriendelijk en werkbaar is. Daarom is een usability test gedaan, waarbij mensen die niet van Sara Lee afkomstig waren, werden ingezet om InSite 3.0 te testen. Ze moesten opdrachten uitvoeren waarbij ze moesten aangegeven op welke problemen ze stuitten. De classificering van de usability ging vrij ver. Een voorbeeld: was een test succesvol verlopen dan kreeg dat onderdeel een OK. Maar het kon ook zijn dat er een Ok werd gegeven (dus met een kleine letter k), wat betekende dat er toch iets niet goed was aan de usability.
De voornaamste zaken die uit de usability test kwamen waren: het design (te blauw), de standaard teksten die aangaven hoe je iets moest doen (denk bijvoorbeeld aan het plaatsen van een nieuwsitem) waren niet duidelijk genoeg en de navigatiestructuur van de topics was niet overzichtelijk genoeg.

Bèta
Op basis van de punten uit de usability test heeft het Macaw/Sara Lee team alles op alles gezet om aan de wensen van Sara Lee te voldoen. Alle punten uit de usability test zijn verwerkt; zo is de standaard uitleg bij het plaatsen van nieuwsitems helemaal aangepast aan de wensen van Sara Lee. Tegelijkertijd werd er verder gewerkt aan de bèta use cases om eind juni 2005 opnieuw te kunnen testen voor de bèta fase. Dit keer geen officiële usability tests maar een grotere groep gebruikers van Sara Lee die ermee gingen werken. Met de bèta versie zijn ook allerlei demo’s gegeven aan de general managers in de verschillende landen waar Sara Lee gevestigd is (Amerika, Europa).

De techniek
Macaw heeft InSite 3.0 volledig gebouwd op het Microsoft .NET platform met gebruik van SharePoint Portal Server 2003 en Windows SharePoint Services. Voor de statistiek informatie is gebruik gemaakt van de bèta versie van SQL Server 2005.

PR campagne
Naar aanleiding van de bèta versie is Sara Lee een wereldwijde PR campagne gestart met een thema dat vergelijkbaar is met de lancering van een nieuwe film. Naast allerhande schriftelijke (papieren) communicatie nam ook het Intranet zélf (versie 2.0) een belangrijke plek in in de communicatie. Daarnaast zijn er posters gedrukt die in de vestigingen werden opgehangen. Het InSite team ontwikkelde tevens een interactieve training in drie talen (Engels, Spaans en Frans) om de gebruikers op een door hun gewenst tijdstip te kunnen trainen.

Eindfase
Achter de schermen is toen nog hard doorgewerkt met het ontwikkelen van de use cases door de developers en zijn deze ook weer getest. De analisten hielden zich bezig met additionele requirements en het testen daarvan en het migreren van alle informatie van InSite 2.0 naar InSite 3.0. Zo’n kleine 120.000 documenten moesten worden geconverteerd. De frontpages (dit zijn de individuele homepages van alle teamsites) beslaan zo’n 160.000 bestanden, die allemaal vlekkeloos moeten werken. Links die op InSite 2.0 staan, moeten ook werken op InSite 3.0. Omdat sommige content verouderd was, moest dit allemaalgetest worden en, indien nodig, aangepast.
In de laatste twee weken voor oplevering kwam InSite 3.0 in de transitiefase. Hierin zijn de use cases geïmplementeerd, zijn de laatste storingen opgelost en is alles nog een keer getest. Na een kleine week proefdraaien en alle perikelen die daarmee naar boven kwamen te hebben weggewerkt, is InSite 3.0 vanaf 10 oktober een feit.

Hihglights InSite 3.0
• Homepage toont (kritieke) informatie die nodig is voor iemands werk;
• Focus op afdeling en bedrijf waar iemand werkt en niet op een corporate informatie push;
• Content wordt aangeboden op basis van de rol van een werknemer;
• Personalisatie: Mijn taken, Mijn notificaties, Mijn team sites etc.;
• Hiërarchische structuur van de hele organisatie met daaronder  “Business Area” pagina’s die content specifiek richten (rol, organisatie eenheid) op de bezoeker;
• Gebruik van knowledge areas die een specifieke doelgroep aanspreken;
• Uitgebreide zoekmogelijkheden.

‘Neusje van de zalm’
Voor het eerst kan er uit het intranet van Sara Lee statistiek informatie gelezen worden. Hiervoor is gebruik gemaakt van de bèta versie van SQL Server 2005 omdat het zoveel meer te bieden heeft dan de oude versie van SQL Server. Dit is echter niet zonder slag of stoot gegaan. Naast een functioneel inhoudelijke uitdaging was er ook de technische uitdaging die gepaard ging met het gebruik van een bèta product met de bijbehorende missende documenten en ‘best practices’. De nieuwe mogelijkheden zoals SQL Server Integration Services (SSIS) en de vernieuwde versies van Reporting Services (RS) en SQL Server Analysis Services (SSAS) waren echter zo verleidelijk dat de keuze snel gemaakt was.

Met een intranet van de omvang zoals dit bij Sara Lee het geval is, en de daarmee gepaard gaande investeringen, wil je als management graag weten of het intranet ook daadwerkelijk wordt gebruikt. En als bepaalde onderdelen niet (goed) worden gebruikt, wil je daar ook op geattendeerd worden, zodat je wellicht verbeteringen op dit onderdeel kan aanbrengen of gebruikers meer uitleg kan geven over hoe het desbetreffende onderdeel te gebruiken.

Daarom wordt nu dagelijks informatie uit de Company Directory (het grote bedrijfstelefoonboek), de webserver log files en de SharePoint log files omgevormd tot een kubus waarin statistiek informatie over meerdere dimensies tot leven komt. Er kan nu precies worden nagegaan wie, waar, wanneer en waarvandaan geklikt heeft. Op basis van deze kubus worden door middel van de compleet vernieuwde, maar nog zeer bèta, versie van Reporting Services rapporten gemaakt voor de verschillende stakeholders binnen de Sara Lee organisatie. Het kunnen aanbieden van deze nieuwe statistiek functionaliteit op InSite 3.0. wordt door zowel Sara Lee als Macaw (met een zeer geinteresseerde Microsoft op de achtergrond) beschouwd als het neusje van de zalm.

SQL Launch
Op 7 november wordt de nieuwe release van SQL Server officieel gevierd. Macaw is hierbij inhoudelijjk betrokken aangezien wij een presentatie mogen geven over onze visie en eerste ervaringen op het gebied van SQL Server 2005.
Microsoft zou Microsoft niet zijn als ze deze dag niet groots zouden opzetten. Dus wordt wereldwijd, met behulp van satellietverbindingen en grote schermen simultaan een aantal cases gepresenteerd die nu al gebruik hebben gemaakt van al het moois dat SQL Server 2005 te bieden heeft. Een van die cases is Sara Lee.