Program Management

De technologische vooruitgang stelt organisaties meer en meer in staat belangrijke systemen te laten ontwerpen, bouwen, integreren en implementeren. De oplossingen die vervolgens gecreëerd worden, zijn steeds vaker van bedrijfskritieke aard. De veranderingen die daaruit voortkomen hebben een grote impact op de bedrijfsprocessen, terwijl de continuïteit gewaarborgd moet blijven. Er zijn veel risico’s verbonden aan het doorvoeren van de verandering en er zijn meerdere, onderling afhankelijke activiteiten en projecten nodig om de verandering ook daadwerkelijk door te voeren. Of er is onvoldoende samenhang tussen de projecten die worden uitgevoerd.

Meer dan alleen projectmanagement

Hierdoor weegt automatisch het gewicht van de dienstverlening en de impact van succes of falen veel zwaarder dan voorheen. Maar ook het belang van organisatiekundige aspecten, bedrijfsprocessen en politiek van organisaties worden steeds groter en wegen zwaarder mee in projecten; daarbij nemen projecten in omvang toe, wordt de financiële druk groter en neemt de druk op het resultaat (en resultaatverplichting) toe. Dit vraagt om meer dan alleen projectmanagement.

In deze gevallen kan het inzetten van programma management uitkomst bieden. Met behulp van programma management kan een organisatie namelijk de geformuleerde doelstellingen en ambities op een gestructureerde manier realiseren door het opzetten van programma’s waarbinnen verschillende projecten geformuleerd kunnen worden. De doelstellingen kunnen enerzijds extern zijn, zoals gestructureerder en betere verantwoording afleggen ten gevolge van de wet- en regelgeving aan de diverse instanties of meer omzet of klanten binnenhalen. Anderzijds zijn er ook de interne doelstellingen zoals betere samenwerking tussen de verschillende afdelingen binnen de organisatie of meer klantgericht werken of kosten efficiënter werken. In essentie kan gezegd worden dat met behulp van programma management de noodzakelijke projecten bepaald en opgestart worden, waarbij de onderlinge afhankelijkheid en samenhang in kaart wordt gebracht en bewaakt.

Programma management is bij uitstek geschikt voor organisaties die zelf niet of onvoldoende in staat zijn bovenstaande veranderingen zelfstandig tot een goed eind te brengen. En waar tijdelijk extra aandacht en aansturing nodig is om de geformuleerde doelen en projecten te behalen. Programma management is anders dan project management, dat zich enkel richt op de juiste uitvoering van een project dat binnen een programma is samengesteld.

Programma management bij Macaw

Programma management bij Macaw wordt uitgevoerd door Programma Managers en Senior Project Managers. Op basis van de jarenlange ervaringen die Macaw heeft opgedaan bij verschillende klanten met een diversiteit aan complexe projecten zijn we in staat een programma neer te zetten die zorgt voor een juiste balans tussen de te realiseren ambities en doelstellingen en de inspanningen die de organisatie hiervoor moet leveren. Het programma is de zakelijke verdediging en rechtvaardigt de investeringen en projecten naar de organisatie toe gedurende het gehele veranderingsproces. Macaw hanteert daarbij de volgende richtlijnen.

Identificeren van het programma
Op basis van de gezamenlijke visie is het mogelijk om te identificeren welke inspanningen nodig zijn om deze te realiseren. Stakeholders benoemen welke waarde dient te worden toegevoegd, welke risico’s er zijn en welke projecten hiervoor noodzakelijk voor zijn.

Definiëren van het programma
In de definitie wordt de visie geconcretiseerd en vertaald naar een toekomstige situatie, waarbij naast technische aspecten voornamelijk aandacht wordt besteed aan de wijzigingen in de organisatie en projecten verder worden uitgewerkt.

Inrichten van het programma
Door de verschillende rollen te benoemen en te bemensen wordt het programma verder ingericht. Ondersteunende faciliteiten worden benoemd, zoals infrastructuur, overlegstructuren en de projecten worden gepland en uitgezet in de organisatie.

Managen van het projectportfolio
De resultaten van de projecten moeten leiden tot veranderingen / verbeteringen in de organisatie. Het is noodzakelijk om doorlopend te sturen op samenhang en wisselende omstandigheden in de organisatie (of zelfs daarbuiten).

Realiseren van de toegevoegde waarde
Tot slot zal het programma een bijdrage leveren aan het behalen van de ambities en doelstellingen zoals deze zijn benoemd in de gezamenlijke visie. Programma management moet doorlopend bewaken dat deze doelstellingen ook worden behaald.

Afsluiten van het programma
Om te voorkomen dat het programma onderdeel wordt van de eigenlijk bedrijfsprocessen, zal na het voltooien het programma worden afgesloten. Alle taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zullen worden ondergebracht in de organisatie en de gebruikte middelen zullen worden vrijgegeven.

Tot slot

Het vertalen van strategische doelstellingen naar programma’s blijkt in de praktijk vaak een lastig traject. Vaak heeft dit te maken met de spanning die ontstaat tussen de programma’s, de projecten en de organisatie. Het bieden van handvaten ter verbetering op dit vlak is nodig en vaak ook gewenst.

Macaw biedt experts die zich hard maken voor het realiseren van die verbeteringen. Dan doen we door het vinden van de juiste balans tussen vasthoudendheid en doelgerichtheid op de lange termijn en resultaatgerichtheid en flexibiliteit op de korte termijn. Programmamanagement van Macaw is goed inzetbaar voor een doelgerichte ontwikkeling en/of herstructurering van organisaties.

Interesse?

Bent u geïnteresseerd in wat Macaw voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.