Document Management voor gemeenten

Gemeentelijk document management met Microsoft Office SharePoint Server 2007

In de gemeente branche wordt het digitaliseren van documenten en bedrijfsprocessen in toenemende mate belangrijk. Bovendien wordt het vanuit de wetgeving steeds meer een vereiste. Dat vraagt om een innovatieve oplossing op het gebied van gemeentelijk proces- en informatiemanagement waarbij digitale dossiervorming een centrale rol speelt.

Binnen gemeenten is het vaak de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) die zich bezighoudt met document management. Maar door een veranderende manier van werken zien we steeds meer de wens ontstaan dat de gehele organisatie betrokken wordt bij het beheer van de documenten(stroom). Macaw heeft op basis van haar ervaringen bij gemeenten (maar ook woningcorporaties) geconstateerd dat er behoefte is aan een standaardoplossing voor een Document Management Systeem (DMS) op basis van Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007).

Een oplossing die leidt tot succes

Een belangrijk voordeel van MOSS 2007 als DMS is dat er geen volledig vaste structuur aan de (nieuwe) gebruikers wordt aangeboden. MOSS 2007 redeneert vanuit de gebruiker. Deze kan in samenspraak met de afdeling DIV zijn proces laten ondersteunen en eventueel ook verbeteren door de inzet van de diverse standaard-functionaliteiten van MOSS 2007. Hiermee wordt het mogelijk de gebruiker vanaf het begin van het DMS-project nauw te betrekken waardoor er een degelijk draagvlak ontstaat en de acceptatie van de nieuwe manier van werken (vaak zaak-gericht maar in ieder geval altijd proces-gericht) soepeler verloopt.

Vliegende start met het Macaw SharePoint Basis-DMS

Op basis van de ervaringen binnen gemeenten heeft Macaw de basis Document Management functionaliteiten in SharePoint gezet. Hiermee is een standaard template “het Macaw SharePoint Basis-DMS’ ontstaan en wordt aan gemeenten aangeboden.

Het Macaw SharePoint Basis-DMS is zoveel mogelijk gebouwd op basis van standaardfunctionaliteit. Maatwerk binnen het MOSS-platform zal veelal bestaan uit het configureren van modules in plaats van het daadwerkelijk opnieuw schrijven van code. MOSS 2007 is echter flexibel genoeg om ook een eigen gezicht te geven aan de processen maar ook aan meta-data of sjablonen.

Met het Macaw SharePoint Basis-DMS starten gemeenten met een platform dat gebaseerd is op de gemeentelijke praktijk, dat voldoet aan de eisen voor kwalitatief informatiemanagement en optimaal gebruik maakt van de mogelijkheden van SharePoint.

Het gebruik van de basis-DMS functionaliteit van MOSS 2007 geeft gemeenten een vliegende start en het bespaart veel tijd die anders gebruikt zou worden met vergaderen over de minimale wensen en eisen van het nieuwe DMS.

Het Macaw SharePoint Basis-DMS is gebaseerd op de volgende standaard functionaliteiten:

Basis DMS functionaliteit

• Ondersteuning zaakgericht werken d.m.v. zaken en dossiers
• Document types (sjablonen)
• Standaardisatie van metagegevens
• Check-In en Check-Uit
• Versie historie
• Audit Trail
• Werkstromen
• Archivering
• Koppeling naar gerelateerde dossiers
• Koppeling naar gemeentelijk GBA
  

SharePoint DSP

Het SharePoint DSP stelt u in staat om centraal proces-sjablonen vast te leggen (document bibliotheken) die voor een proces alle vereiste document typen in zich hebben. Bij het aanmaken van een nieuwe zaak wordt het proces-sjabloon gebruikt om een nieuw dossier te maken. Ander functionaliteiten zijn:

• Vastleggen van sjablonen voor (dossier) processen
• Centraal beheer van document typen
• Centraal beheer van bewaartermijnen
• Centraal beheer van sjablonen
• Centraal beheer van werkstromen op basis van Nintex Workflow
  

Postregistratie

• Centrale verwerking van binnengekomen poststukken via e-mail, web formulieren en gescande documenten
• Automatisch aanmaken van een zaak bij registratie van een poststuk
• Automatische distributie van poststukken naar bestaande zaken
• Verdeling van post kan plaatsvinden door afdeling DIV of door individuele afdelingen

Contractregistratie

• Centrale plaats voor Contract administratie; contracten blijven in dossiers, beheer en rappellering vindt plaats vanuit de centrale contractadministratie
• Gestandaardiseerde metagegevens
• Versiehistorie
• Rappellering via gestandaardiseerde werkstromen
• Overzichten op contract, afdeling, behandelaar niveau
• Beveiliging op individuele contracten of op afdeling

Beeldbank

• Centrale opslag van afbeeldingen
• Gestandaardiseerde metagegevens
• Zoekmogelijkheden op metagegevens
• Integratie met Microsoft Office Picture Manager (indien geïnstalleerd op de client-PC)

Fractie Sites

Fractie sites geven de verschillende fracties binnen de gemeente de mogelijkheid om samen te werken in een centrale beveiligde omgeving. Documenten worden verspreid door de griffier en kunnen indien gewenst overgehaald worden naar de fractie sites voor verdere discussie binnen de fractie.

Centrale griffie site

• Mogelijkheid voor griffier om documenten centraal te plaatsen
• Individuele fracties kunnen documenten overbrengen naar eigen fractie site

Samenwerkingsomgeving voor fracties

• Delen van documenten met versiebeheer, check-in/check-uit
• Centrale kalender
• Discussie fora
• Links
• Contactpersonen

Toekomstgerichte oplossing

Macaw inventariseert de behoeften van de markt voortdurend en in de toekomst bestaat de mogelijkheid dat ook andere modules worden bijgebouwd. Bijvoorbeeld:

• Projectensites
• Beleidsites
• Centrale vergadersites
• Klachtenregistratie
• Bestuurlijke besluitvorming voor B&W
• Koppeling met intranet gebaseerd op het MOSS2007 platform

Bij elke module wordt gezorgd voor:

• Standaard training voor eindgebruikers
• Standaard documentatie voor eindgebruikers
• Trainingsmateriaal bestaande uit
  - Quick Reference Cards voor een snel overzicht van de functionaliteit en een snelle start;
  - Eventueel ondersteunend video materiaal voor uitgebreide referentie.

Klaar voor de stap

Enthousiast geworden? Neem dan contact op met Macaw. Wij zijn u graag van dienst met advies, aanschaf en implementatie.