Help, mijn intranet wordt niet goed gebruikt

Om draagvlak voor een intranet te krijgen dient er goed nagedacht te worden over o.a. de visie, businessdoel, gebruikersacceptatie en communicatie.

We leven in de platina eeuw van de technologie. De gouden eeuw verbleekt bij de progressie en ontwikkeling die wij de afgelopen honderd plus jaar hebben meegemaakt. In relatief zeer korte tijd zijn er auto’s gekomen, radio, televisie en ook computers. Deze laatste bestaan nog het kortst maar hebben misschien wel de meeste impact, in ieder geval op het bedrijfsleven! En de ontwikkeling staat niet stil. Op alle gebieden, deelgebieden en daar weer deelgebieden van ontwikkelt men door. Alles wordt mooier, beter, sneller, knapper maar ook gecompliceerder.

Als iets in het teken staat van ontwikkeling dan is het wel webtechnologie, dit is een levende wetenschap en het springt continu met grote sprongen vooruit. Ook integreert deze technologie steeds meer in het dagelijks werk van mensen en verhoogt het de productiviteit en samenwerking, tenminste, dat is het doel. Bijna alle mensen met een kantoorbaan kennen van hun werk wel een intranet. Alleen de mate waarin dit hun werk ondersteunt varieert nogal.

We zien onderhand een overgang van traditionele portals, vaak gebouwd op een klein content management pakket of door een actieve beheerder in HTML en JavaScript. Portals die voornamelijk bedoeld waren om informatie te zenden, algemene nieuwsberichten, of om enkele documenten beschikbaar te stellen. We zien dit veranderen, ten eerste omdat deze kleinere portalen uit hun voegen groeien. Ten tweede omdat er behoefte bestaat binnen organisaties om breder en efficiënter samen te werken. En tenslotte omdat  nieuwe technologie dit nu mogelijk maakt.
Door de explosieve groei van datacreatie en de enorme groei in behoefte naar informatie, is de eerste generatie van digitale oplossingen niet meer toereikend. Bekend voorbeeld zijn de traditionele netwerkschijven. Wie kent niet de L-schijf of M-schijf op het werk; map na map, vol met documenten? Informatie is vaak onvindbaar of dubbel en er wordt inconsistent gebruik gemaakt van bedrijfssjablonen en formulieren. Versiebeheer is vaak niet of slecht toegepast, mapjes met de naam “laatste versie” en daarnaast “echt laatste versie” of “laatste versie van Jan” zijn niet ondenkbaar in dit soort scenario’s en wie toegang heeft tot welke map, is vaak volstrekt niet meer duidelijk.

Bedrijven verdrinken door de eerste vlaag van informatie technologie. Het was ineens zo eenvoudig om documenten te maken, door toepassingen zoals Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dat we dat met zijn allen ook zijn gaan doen. Echter hierdoor zijn ook deze nieuwe problemen ontstaan. Gelukkig stond de ontwikkeling ook niet stil en zijn er nieuwe en weer betere oplossingen beschikbaar gekomen, bijvoorbeeld Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 kan gezien worden als een uitgebreid platform met standaard een heleboel mogelijkheden aan boord. Het bevat bijvoorbeeld Microsoft Content Management Server, waarmee pagina’s en informatie gepubliceerd kunnen worden. Maar het bevat ook een integraal document management systeem, inclusief versiebeheer, in- en uitchecken, inhoudstypes en metadata voorzieningen die het zoeken naar de informatie weer kunnen vergemakkelijken en de traditionele ‘mappen’-issues kunnen oplossen.

Het venijn zit hem alleen in de staart van deze zin, bij het woord ‘kunnen’. Namelijk, ondanks dat het SharePoint platform verhoudingsgewijs eenvoudig uit te rollen is en alle out-of-the-box mogelijkheden snel en zonder relatieve zware IT-inspanningen gebruikt zouden moeten kunnen worden, constateren we dat SharePoint-projecten, eenmaal in productie, in het begin vaak goed gaan, maar dat na verloop van tijd de groei dusdanig explosief is, dat er problemen ontstaan. Dezelfde problemen die IT-afdelingen op dit moment hebben met netwerkschijven. Het platform is bijzonder groot en de mogelijkheden zijn eindeloos. Er moet daarom vooraf, maar ook tijdens het gebruik ervan goed worden nagedacht over de mogelijkheden en dienen er keuzes gemaakt te worden waar men zich ook aan houdt. Of die in ieder geval niet zonder meer gewijzigd kunnen worden, maar bijvoorbeeld volgens een van te voren uitgedacht en opgezet organisatiemodel met bijbehorende procedures.

Het blijkt dat bij SharePoint-projecten deze organisatorische invloed vaak niet goed wordt ingeschat en er te licht wordt gedacht over technisch en functioneel beheer en regelgeving. Eindgebruikers worden vaak te laat of te plotseling geconfronteerd met de vernieuwingen, waardoor ze het niet willen accepteren of niet weten hoe ze het kunnen gebruiken. Er wordt dan een potentieel hele krachtige portal neergezet, maar deze wordt in de praktijk niet, niet genoeg of niet goed gebruikt. En dat is zonde van de investering. Zonder duidelijke richtlijnen en uitleg ontstaat er wederom een ongeorganiseerde groei van gegevens en informatie, waar moeilijk op gezocht kan worden en waarvan het beheer onduidelijk is.

Om dit soort problemen het hoofd te bieden dient er vanaf de start goed nagedacht te worden over een visie, een business doel, over gebruikersacceptatie en over communicatie en hoe je de organisatie het beste kan inrichten en klaarstomen. Met andere woorden: zorg dat je als bedrijf een ‘governance plan’ opstelt en dat dit bekend is bij iedereen en dat dit nageleefd wordt.

SharePoint Beleidsplan (Governance Plan)

Wat behelst dan zo’n beleids- of governance plan eigenlijk? Het is in principe een gids die een set van regels en grenzen schetst met betrekking tot administratie en onderhoud plus support voor de SharePoint-bedrijfsomgeving. Het plan identificeert wie eigenaar is van onderdelen van het platform op zowel technisch als zakelijk functioneel(!) gebied.
Onderwerpen die in dit plan een belangrijk onderdeel vormen zijn:

• Informatie Architectuur
• Taxonomie
• Project en Operationeel Management
• Ontwikkeling en Configuratie
• Infrastructuur
• Autorisatiebeleid
• Policies en Regelgeving
• Beheerplan
• Educatie en Training
• Communicatieplan
• Enterprise Search
  

Het algemene doel is om de omgeving beheerbaar te houden op zowel zakelijk als technisch gebied. En er op die manier voor te zorgen dat het intranet één wordt met de organisatie. Met als doel het bedrijf werkelijk te gaan ondersteunen en de efficiëntie en het gebruikersgemak te verhogen. Zodat de implementatie dus uiteindelijk geld gaat opleveren, wat het oorspronkelijke doel is (ROI).

Dit plan dient actief gecommuniceerd, nageleefd en bijgestuurd te worden en voor een ieder inzichtelijk te zijn. Een goed plan helpt bij het voorkomen van wildgroei van sites en inhoud en voorkomt dat oude en niet meer relevante informatie in de weg zit. Het zorgt ervoor dat taxonomie- en metadata-standaarden juist worden toegepast en dat het beheer goed belegd is. Zodat er aan het eind een goed onderhouden en bedrijfsbreed veel gebruikte en geaccepteerde portalomgeving is die de zakelijke doelen ondersteunt.

Er is ondertussen veel te lezen over dit onderwerp, voor wie meer informatie wil over het maken van een beleidsplan om SharePoint-projecten te ondersteunen, is er bijvoorbeeld uitgebreide informatie (in het Engels / Amerikaans) te vinden op de Microsoft Governance site: http://technet.microsoft.com/en-us/office/sharepointserver/bb507202.aspx

Macaw zelf heeft ruime ervaring met langlopende intranettrajecten en een sterke focus op beleidsplanning. Met advies op maat, analyses en workshops om tot oplossingen te komen voor eventuele huidige problemen en advies om toekomstige problemen te voorkomen.