Cloud computing in de praktijk

Cloud computing: hype of niet?

Software niet meer installeren op fysieke hardware maar de functionaliteit van deze software gebruiken via het internet, is iets wat veel organisaties al vele jaren toejuichen. Tot een jaar geleden waren de randvoorwaarden om deze verschuiving echt waar te maken niet voldoende stabiel.

Nu aanbieders van cloud computing als Amazon, Google en ook Microsoft zich vol overgave op deze trend richten, gaan organisaties van groot tot klein dit thema serieus op de IT-agenda zetten. Cloud computing bevindt zich daarmee niet meer in de hype-fase maar in de zogenaamde incubatiefase. Steeds meer organisaties durven de stap te nemen en daarmee groeit het vertrouwen in de markt.

Microsoft gaat zich de komende jaren zeer intensief richten op het verstevigen van de positie in de cloud computing markt. Door middel van het inzetten van de drie verschillende lagen (Office 365, CRM Online en Windows Azure) op het cloud computing platform, is het voor bedrijven mogelijk een eerste stap te zetten naar deze nieuwe manier van software gebruik.

Op de eerste plaats heeft Microsoft de eigen productiviteitssoftware beschikbaar gesteld in een aantal online-versies. De diensten die op dit moment worden aangeboden zijn de volgende.

  • Microsoft Exchange Online, verleent medewerkers vanaf elke denkbare locatie toegang tot e-mail en agenda.
  • Microsoft SharePoint Online voorziet in één geïntegreerde locatie waar medewerkers efficiënt in teamverband kunnen werken.
  • Microsoft Office Live Meeting biedt een webconferentie-oplossing voor het houden van online evenementen.
  • Microsoft Office Communications Online biedt direct inzicht in aanwezigheid en beschikbaarheid van medewerkers met chatfunctionaliteit voor nog kortere communicatielijnen.

MS Online Services

Deze op cloud computing gebaseerde diensten kunnen via de webbrowser benaderd worden. Het is snel, gemakkelijk en zonder implementatiekosten in te zetten. Er is geen software-investering vooraf, het kost een maandelijks bedrag per gebruiker.

Naast deze productiviteitssoftware is ook Microsoft Dynamics CRM vanaf eind 2010 beschikbaar in een online variant.

Ten slotte komt met Windows Azure een compleet applicatieplatform online waarbij producten als Windows Server, SQL Server en het .NET-ontwikkelplatform op uurbasis te gebruiken zijn. Hierdoor kunnen applicaties met bijvoorbeeld een grote piek in het gebruik (denk aan een webshop rond de kerstdagen) eenvoudig opgeschaald en teruggeschaald worden op basis van de vraag uit de markt.

De praktijk
Hoe werkt het gebruik van de online productiviteitssoftware in de praktijk? Als gezegd
durven steeds meer bedrijven de eerste kleine stap te nemen. Wij geven het woord aan drie klanten.

Customs Support is een organisatie waarbij 40 medewerkers zich bezighouden met het verzorgen van de douanedocumentatie voor diverse grote en kleine klanten. Customs Support ziet het onderhouden van de IT-omgeving niet als core-business en heeft dit dan ook voor bijna 100% uitbesteed aan een externe hosting-partij.

“Daar zijn anderen veel beter in dan wij,” aldus Oscar Driessen, CEO van Customs Support. “Eén van onze belangrijkste, bedrijfskritische applicaties is onze e-mail. Onze medewerkers vertrouwen volledig op de beschikbaarheid en snelheid hiervan. Een e-mail missen of te laat beantwoorden kost ons direct geld. Onze huidige leverancier van de gehoste
Exchange Server had steeds meer moeite om de grote hoeveelheden e-mails die wij (moeten) bewaren op hun servers op te slaan. De grootte van onze mailboxen was volgens hen de belangrijkste oorzaak. Via Microsoft zijn we doorverwezen naar Macaw die ons heeft gewezen op de mogelijkheden van Microsoft Exchange Online. Een mailbox met een maximale grootte van 25GB per mailbox voor een zeer laag bedrag per maand klonk ons goed in de oren. Maar belangrijk was ook het feit dat de leverancier, in dit geval Microsoft, van de software zelf de hosting-partij is. Na een korte test zijn we snel gemigreerd. Geen zorgen meer over spam, virussen of back-up omdat Microsoft deze activiteiten in hun datacenter verzorgt. Voor ons betekent dit lage kosten per maand en een veilig gevoel met zo’n organisatie erachter. Volgend jaar is ook SharePoint Online voor ons een serieus onderwerp op de agenda.”

--------------------------------------------------------------

Global Forward is een accountantskantoor in het zuiden van het land dat buitenlandse bedrijven adviseert over de compliancy-wetgeving in ons land. Eén van de klanten van Global Forward is een Spaans bouwbedrijf dat op dit moment een energiecentrale bouwt. Global Forward communiceert op verschillende manieren met deze Spaanse klant, bijvoorbeeld door het versturen van diverse e-mails met grote attachments zoals contracten en rapportages in Microsoft Excel.

Macaw adviseerde Global Forward deze manier van communiceren los te laten en via SharePoint Online informatie via een digitaal archief te delen. Dit heeft mede als voordeel dat informatie altijd up-to-date is en er niet in e-mails gezocht hoeft te worden naar bijvoorbeeld de laatste actuele versie. Dit draagt bij aan een betere productiviteit. Ook Global Forward geeft de voorkeur aan het uitbesteden van basis functionaliteiten van IT. De IT-kennis in het bedrijf wordt gebruikt voor onderhoud en support op de meest kritische systemen, zoals het boekhoudpakket. SharePoint Online zorgt, naast het eenvoudig delen van informatie, ervoor dat er locatie onafhankelijk gewerkt kan worden. De urenrapportages worden nu niet meer in Excel gezet en gemaild, maar via SharePoint ook direct in het boekhoudpakket geladen. Een tijdsbesparing van meer dan 60%.

“Deze tijdsbesparing zorgt ervoor dat we meer aandacht kunnen besteden aan de adviezen aan onze klant,” aldus Fred Stroeken, directeur en oprichter van Global Forward. “Een kleine investering die ons veel werk uit handen neemt. Binnenkort nemen we e-mail onder de loep en overwegen we SharePoint Online voor ons intranet in te gaan zetten om onze interne samenwerking nog efficiënter te maken.”

-------------------------------------------------------
Epona, leverancier van onder andere archiveringssoftware voor e-mail maar ook marktleider met het product DMS4Legal, besloot een ruimte in hun pand in te richten voor de communicatie met collega’s in buitenlandse vestigingen en met buitenlandse klanten.

Ook voor Epona geldt dat IT een middel is en geen doel. Het verkrijgen van functionaliteit zonder complexe installaties en infrastructuur-kosten was een belangrijke reden om de communicatie en samenwerking met medewerkers van de buitenlandse kantoren efficiënter en effectiever te maken via Office Communicator Online en Live Meeting. Dit resulteerde onder andere in een forse besparing op de reiskosten aangezien veel overleggen, demonstraties en communicatie nu via online vergadermogelijkheden plaatsvinden. Hiermee werd de aanschaf van een duur conference call-systeem voorkomen.

“Een groot IT-project zou ons te veel tijd en geld kosten. Met deze oplossing waren we binnen een paar dagen up and running,” aldus Bart van Wanrooij, CFO van Epona Medical B.V.

-------------------------------------------------------

Kleine stappen
Bedrijven maken kleine stappen als het gaat om de inzet van online productiviteitssoftware. Maar als veel bedrijven succesvolle stapjes maken, is de overgang naar grotere stappen snel gemaakt. Het uitbesteden van bijvoorbeeld e-mailfunctionaliteit om de eigen beheerders te ontlasten en meer tijd te geven voor de echt belangrijke IT-onderwerpen, is voor veel bedrijven een belangrijke reden om te beginnen met cloud computing. Wie weet wordt over een aantal jaar niet meer gevraagd naar de DVD met de software, maar naar het wachtwoord voor de inlogwebsite. Als partner van Microsoft ondersteunen en adviseren wij organisaties in het nemen van de juiste keuze als het gaat om online services.

MS-Online-Services-sign-in

blog comments powered by Disqus
Fabienne van Tol
Karin van Oostrom
Maarten Sikkema
Frédérique Harmsze
Dirk Zekveld
Ronald Laan
Antoni Dol
Maarten Wiese
Rachelle Tunk
Vincent Hoogendoorn
Victor Vogelpoel
Peter Roling
Floor Verheul
Annemarie Hendrikx
Eric Kwerreveld