Collaborative portals

Productief samenwerken

In onze informatiemaatschappij bestaat een groot deel van de werknemers uit kenniswerkers. Die werken soms op verschillende werkplekken en tijdstippen, bijvoorbeeld omdat ze flexibel gebruik maken van Het Nieuwe Werken. Maar ze moeten wel productief samenwerken.

Een portal biedt de kenniswerkers een centrale, virtuele ontmoetingsplaats waar ze effectief en efficiënt kunnen samenwerken en kennisdelen, onafhankelijk van tijd en plaats. Binnen de organisatie is het een intranetsite die toegang geeft tot verschillende diensten en informatiebronnen; voor samenwerking met partners is dit een extranetsite.

De invulling van de omgeving hangt af van de organisatie. Willen de kenniswerkers informatie krijgen, samenwerken, brainstormen over nieuwe ontwikkelingen, volgen wat collega’s doen, of expertise vinden? Willen ze een complete virtuele werkplek op hun laptop, met een dependance op hun smartphone?

Groeipad

We zien dat portals vanuit een eenvoudig begin kunnen doorgroeien naar volledige virtuele werkomgevingen. We hanteren hiervoor een model met vier fasen:

Fase 1: Informatie - Communicatie

Doel is het verbeteren van informatievoorziening en communicatie. De medewerkers vinden informatie en nieuws over de organisatie, zonder tijd te verspillen of iets over het hoofd te zien. In deze fase wordt het intranet vaak onderhouden door een centraal team dat informatie publiceert.

Fase 2: Interactie - Samenwerking

Verbetering van persoonlijke efficiëntie is nu het doel. De gebruikersgroepen krijgen verantwoordelijkheid voor de informatie en de structuur van hun deel van het portaal. De kenniswerkers werken samen in teamsites. Ze schrijven samen documenten, zonder versies kwijt te raken. En ze houden samen de projecttaken bij, zonder steeds rond te bellen voor de stand van zaken. Door personalisatie zien ze meteen wat het meest relevant is, zoals lokaal nieuws en hun eigen taken.

Fase 3: Transactie - Intranet 2.0 als centrale werkplek

In deze fase is het doel de samenwerking te verbeteren door sneller informatie te creëren, delen en distribueren. De kenniswerkers doorlopen werkprocessen, zoals aanvragen, zonder dubbel werk te doen of stappen over te slaan. Ze delen kennis via social networking, zoals in wiki’s en blogs, zonder de bijdragen van verre collega’s mis te lopen. Bedrijfskritieke applicaties maken deel uit van het portaal. Nu gaat het portaal dus echt ingrijpen in de manier waarop mensen hun werk doen. Ook via mobiele apparaten.

Fase 4: Transformatie - Verbetering van kernprocessen

In dit stadium van de ontwikkeling staat de virtuele omgeving centraal in de organisatie. Gebruikmakend van de portaaltechnologie, worden de processen in de core business gereorganiseerd, om de winstgevendheid van de organisatie te verhogen.

Think big, start small

Voor Macaw staat voorop dat een samenwerkingsomgeving moet voldoen aan de wensen van de medewerkers en aansluiten bij de organisatie. Het heeft geen zin om functionaliteit te realiseren waar de gebruikers geen raad mee weten. We pakken de bouw van zo'n omgeving daarom stapsgewijs aan, in nauwe samenwerking met de klant. Ook helpen we om de invoering in de organisatie succesvol te maken, met bijvoorbeeld training en het opzetten van governance.

Iedere organisatie is anders, dus iedere samenwerkingsomgeving is uiteindelijk anders. Maar we zien wel vanuit onze kennis en ervaring ‘best practices’: handige oplossingen voor veelvoorkomende problemen. Macaw maakt immers al portals sinds de jaren ’90.

We gebruiken als platform SharePoint, al dan niet ‘in the cloud’. Dat is bij uitstek geschikt voor deze iteratieve aanpak, waarin het portaal groeit. Het is gemakkelijk om eenvoudige sites te maken en aan te passen. Site-eigenaren leren en werken vanaf het begin mee bij de inrichting, zodat het portaal goed verankerd wordt in de organisatie. Maar SharePoint maakt het ook mogelijk om grootschalige oplossingen systematisch op te zetten. En om maatwerk-functionaliteit toe te voegen waar het standaardpakket te kort schiet. Ook daar hebben we de benodigde expertise voor.

Interesse?

Bent u geïnteresseerd in wat Macaw voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.