Document & Records Management

door: Macaw - gepubliceerd op 3-1-2011

Document & Records Management (DM, RM) heeft betrekking op organisatorische en softwarematige oplossingen voor het beheren van, en samenwerken aan ongestructureerde informatie – content – gedurende haar gehele levenscyclus. Dat wil zeggen vanaf haar eerste ontstaan tot aan archivering en uiteindelijke verwijdering. Denk hierbij aan teksten in documenten, web pagina’s, wiki en blog posts, e-mails, maar ook aan audiovisuele informatie als foto’s, afbeeldingen, filmpjes en audio bestanden.

Typische content-gerelateerde vraagstukken waar veel organisaties tegenaan lopen, en die met document management zijn op te lossen:

"We willen binnen ons projectteam e-mails delen maar die blijven hangen in ieders inbox."
"Een collega is vertrokken, helaas kunnen wij niets meer terugvinden van zijn werk."
“Doordat documenten regelmatig op verschillende locaties of onder verschillende namen zijn opgeslagen zijn we steeds veel tijd kwijt aan het bepalen wat de laatste/juiste versie is van een document.”
“Onze netwerkschijven lopen over van ‘dode’ content, die door niemand meer gebruikt wordt.”

DM-oplossingen van Macaw leveren de volgende voordelen op voor organisaties:

Hogere productiviteit van medewerkers doordat er minder tijd verloren gaat bij het zoeken naar relevante informatie
Gestructureerde en eventueel geautomatiseerde werkprocessen
Gecontroleerde toegang tot vertrouwelijke informatie
Zekerheid over actualiteit, versie en status van content en kans om beruchte netwerkschijven voor documentopslag af te schaffen

Macaw is van mening dat een document of record management oplossing pas toegevoegde waarde heeft als zij goed aansluit bij cultuur, werkwijze en processen van een organisatie, en in het bijzonder bij de wijze waarop men in een organisatie informatie gebruikt en deelt.

Macaw beschikt op het terrein van Document Management en Records Management over instrumenten die ingezet worden bij projecten. Organisatie, informatie, technologie en beheer worden hierbij in samenhang geadresseerd. Onze aanpak is gebaseerd op bewezen raamwerken, methoden en standaarden zoals MIKE2, DIRKS en NEN 2082. De professionals van Macaw hebben de relevante AIIM en Microsoft certificeringen.