Customs Support – Grotere mailbox, lagere kosten dankzij Exchange Online

Customs Support regelt douanedocumentatie voor haven- en vervoersbedrijven. Om haar mensen grotere mailboxen te geven, zocht Customs Support een nieuwe, online mailoplossing. Het werd uiteindelijk Exchange Online in Microsoft BPOS.

SITUATIE

Customs Support is specialist in het afhandelen van douanedocumentatie. Het bedrijf uit Rotterdam bestaat sinds 1999 en regelt voor haven- en vervoersbedrijven hun import-, export- en doorvoerdocumenten. Customs Support heeft kantoren in Nederland en Duitsland en werkt samen met partners door heel Europa. Bij Customs Support werken ongeveer 80 mensen.

IT uitbesteed

Leen Thans is bij Customs Support verantwoordelijk voor HR en IT. Die dubbelfunctie zegt al iets. “Het IT-deel is vooral eerstelijns”, zegt Thans. “Onze IT is verder helemaal uitbesteed.” Sinds 2006 heeft Customs Support geen eigen servers meer. “We hebben toen besloten al onze IT te outsourcen. Dat is toch weer een zorg minder.”

De medewerkers van Customs Support maken op kantoor via een VPN-verbinding contact met de gehoste omgeving, en bedienen vanaf een extern bureaublad hun applicaties. De applicaties die ze het meest gebruiken zijn het aangiftesysteem van Customs Support en e-mail. “Als één van die twee core business applicaties niet goed werkt, hebben we meteen een probleem”.

E-mail zonder gedoe

Thans kreeg steeds vaker discussies met de hosting partner over de e-mailoplossing die Customs Support afnam.
“E-mail is zo cruciaal voor ons, we krijgen onze opdrachten ermee binnen, mailen heen en weer met instanties –alles moet goed werken. We willen geen gedoe met archiveren of volle inboxen.”

OPLOSSING

Omdat de e-mail “er wel eens uit klapte” en de mailboxen overvol begonnen te raken, ging Customs Support zoek naar een nieuwe e-mailoplossing: grotere mailboxen voor minder geld. Thans bekeek meerdere oplossingen, en testte onder meer een volledige web-based oplossing.

Het e-mailen met die oplossing ging prima, maar: “Omdat we veel met bijlagen werken, moesten we elk document eerst saven op de lokale schijf en dan weer uploaden”, zegt Thans. In Outlook konden we gewoon draggen en droppen. Vooral onze operationele mensen begonnen te klagen over de extra tijd die de nieuwe oplossing zo koste.” Het experiment werd afgeblazen.

Op de radio hoorde Thans een commercial over Business Productivity Online Suite (BPOS), een pakket diensten uit de cloud van Microsoft, waaronder Exchange Online. Hij kwam in contact met Microsoft partner Macaw en toen ging het opeen heel snel. “Op 4 augustus zijn we overgegaan”, zegt Thans. Dankzij de voorbereidende werkzaamheden van Macaw, kon Thans zelf in de dagen erna de mailboxen van Customs Support migreren naar Microsoft BPOS.

VOORDELEN

Wanneer medewerkers van Customs Support nu inloggen op hun werkomgeving, beschikken ze over de laatste versie van Outlook en een mailbox van 25 gig. Ze hebben dus een grotere mailbox die altijd en overal bereikbaar is met Outlook Web Access. “Als er een storing is in het systeem, kunnen we gewoon onze mail blijven gebruiken”, zegt Thans. Extra, onverwacht voordeel van BPOS: “We hebben veel minder last van spam dan vroeger.”

5000 euro per jaar bespaard

Behalve de grotere mailbox hebben de medewerkers weinig van de overstap gemerkt. “Outlook bleef Outlook, we zijn alleen van de 2003 naar 2007 versie gegaan.” Maar bijna ongemerkt heeft Customs Support met Microsoft BPOS flink op haar IT-kosten bespaard. “Exchange Online kost nog maar 4,26 euro per maand, per gebruiker. Dat scheelt ons meer dan vijfduizend euro per jaar.”

TOEKOMST

De andere producten in Microsoft BPOS – SharePoint Online, Office Live Meeting, Office Communications Online - gebruikt Customs Support nog niet. “Macaw heeft ons een demo van SharePoint Online gegeven”, zegt Thans. “Daar waren we zeer enthousiast over. Onze documenten staan nu keurig op onze gehoste fileservers, maar SharePoint Online is weer een stap verder in het gemakkelijk delen en doorzoeken van documenten. “

Reis naar de cloud

Maar bij Customs Support willen ze niet alles tegelijk. De reis naar de cloud zal stapsgewijs verlopen. “Uiteindelijk zullen we onze hele IT afnemen als online dienst”, zegt Thans. “Maar dat gaan we per applicatie bekijken – de kosten, de voordelen, de nadelen. Onze mail had de hoogste prioriteit en dat hebben we met Microsoft BPOS nu prima geregeld.”