De StAB kiest voor Microsoft SharePoint 2010 en Macaw

Mogelijkheden nieuwe versie passen bij veranderende organisatie

De Stichting Advisering Bestuursrechtspraak voor Milieu en Ruimtelijke Ordening, kortweg StAB, is een onpartijdige deskundige, die de bestuursrechter desgevraagd adviseert over geschillen op het gebied van het fysieke leefmilieu. De organisatie moet inspelen op veranderende wetgeving, toegenomen tijdsdruk en complexere juridische procedures die meer kennis vragen. De organisatie ging op zoek naar een nieuw IT-systeem om deze veranderingen te ondersteunen en kwam uit bij Microsoft SharePoint 2010.

Voor de implementatie van Microsoft SharePoint 2010 heeft de StAB gekozen voor Microsoft-specialist en IT-dienstverlener Macaw. Roel Booden, Hoofd Stafbureau van de StAB: “Een jaar geleden hebben we een aantal softwarehuizen gevraagd om een voorstel te doen voor een nieuw systeem. Bijna allemaal hadden ze hun voorstel gebaseerd op Microsoft SharePoint. In 2001 hadden we al eens gekeken naar SharePoint en die software voldeed toen niet aan onze wensen, met name op het gebied van document beheer. Het voorstel van Macaw sloot het beste aan bij onze wensen en gaf ons het vertrouwen dat het met SharePoint 2010 nu wél gaat lukken. Dit en de eerdere ervaringen die we hadden met Macaw, heeft ons doen besluiten met hen verder te gaan.”

De StAB geeft onpartijdig en onafhankelijk advies aan bestuursrechters en de Raad van State over omgevingsrecht (milieu en ruimtelijke ordening). De adviseurs van de StAB verrichten onderzoek en stellen op grond hiervan de verslagen op. Het onderzoek beslaat dossieronderzoek, locatieonderzoek en gesprekken met alle partijen die bij het geschil zijn betrokken. De adviesorganisatie bestrijkt zo een breed scala aan onderwerpen, die veel diverse kennis vergen. De organisatie werkt met vijf adviesteams, ingedeeld op basis van kennisgebieden.

Booden: “De omgeving van de StAB verandert. Nieuwe wetgeving zorgt ervoor dat de Rechtbanken zich gaan buigen over bestuurlijke geschillen op het gebied van het omgevingsrecht. De StAB heeft de organisatie daarop aangepast. Verder is het zo dat de zaken steeds groter worden en dat partijen ook mondiger zijn geworden waardoor de zaken moeilijker zijn geworden. Hierdoor is de druk om de adviezen binnen de gestelde tijd met hoge kwaliteit bij de opdrachtgever te hebben groot. De StAB verwacht dat SharePoint 2010 hierbij een belangrijk hulpmiddel kan zijn om zo kennisbeheer optimaal te combineren met de bedrijfsvoering.”

Dirk Zekveld, Solution Center Manager van Macaw: “Wij kenden de StAB organisatie al langer en toen wij kennis maakten met SharePoint 2010, zagen we dat de mogelijkheden die deze nieuwe versie te bieden heeft zeer goed aansluiten op de manier waarop de StAB organisatie nu wil gaan werken en dat hebben we direct laten weten. Met name het dossiermatige karakter van de processen binnen de StAB vindt een directe match met de nieuwe Enterprise Content Management (ECM) functies van SharePoint 2010. Zo gaat Macaw bijvoorbeeld één omgeving maken waarin zowel de dynamische (nu actieve) als de statische (gearchiveerde) dossiers een plek hebben. Met de bètaversie die nu beschikbaar is, hebben we deze mogelijkheden ook kunnen demonstreren bij de StAB.”

Macaw kijkt nu naar manieren om SharePoint 2010 optimaal te laten aansluiten bij de dagelijkse werkzaamheden van de StAB medewerkers. Daarna gaat Macaw samen met de StAB een proof of concept ontwikkelen. In de tweede helft van dit jaar volgt de uiteindelijke implementatie met definitieve versie van SharePoint. Daarbij hanteert Macaw ook een nieuwe vorm van implementeren - Impact 2.0 - die niet product georiënteerd is, maar helemaal uitgaat van de invoering van het nieuwe werken.