Epona versnelt salescyclus in internationale markt met live meetings

Softwareontwikkelaar Epona levert wereldwijd een brancheoplossing voor de legal industry. Epona koos voor Microsoft technologie uit de cloud om te videovergaderen met buitenlandse klanten en zo snel mogelijk zaken te doen.

SITUATIE

“DMS4Legal doet het waanzinnig goed bij advocatenkantoren”, zegt Bart van Wanroij, directeur van Epona. “We need to deliver.”

Het gaat allemaal sneller dan verwacht. Dertien jaar lang leverde Epona vooral software aan banken. “Maar alle banken gebruiken onderhand onze oplossingen, daar zijn we wel klaar mee. Drie jaar geleden zijn we ons daarom gaan richten op de legal industry. “ Nu levert Epona haar branchesoftware aan zestig van de top 100 advocatenkantoren in Nederland.”

24/7 bereikbaar

Steeds meer advocatenkantoren uit het buitenland tonen belangstelling voor de software van Epona. “De wereld is onze markt geworden”, zegt Van Wanroij. “Plotseling moeten we op meerdere plekken tegelijk aanwezig zijn. Klanten verwachten van ons 24/7 bereikbaarheid. Om aan dergelijke hoge eisen van de markt te voldoen, heb je technologie nodig.”

De eerste stap naar nieuwe technologie zette Epona in 2009, met een VoIP oplossing voor al het internationale telefoonverkeer, en een helpdesk in Frankfurt dat 24 uur per dag bereikbaar is. Lagere kosten, efficiëntere verdeling van call load - “Gewoon geld verdienen”, zegt Van Wanroij. Microsoft partner Macaw hielp Epona hierbij en werd meteen ingeschakeld voor de vólgende stap.

OPLOSSING

“Als klanten ons benaderen willen ze meteen onze software zien en een salesgesprek”, zegt Van Wanroij. “De enige manier waarop wij dit kunnen doen, is met online meetings. Epona werkt voor haar eigen oplossingen alleen met Microsoft technologie, dus lag een keuze voor Microsoft Office Live Meeting voor de hand.”

Office Live Meeting is voor Epona een goede oplossing voor een eenvoudig probleem, maar ook een eerste stap op weg naar nieuwe mogelijkheden. “We zien hoe verschillende ontwikkelingen steeds mooier bij elkaar komen”, zegt Van Wanroij. “E-mailen, chatten, telefoneren, vergaderen, oplossingen uit de cloud en on premise – langzaam maar zeker wordt alles geïntegreerd.”

Eén venster, één druk op de knop

“Uiteindelijk willen we dat onze mensen in één venster, met één druk op de knop, met elkaar kunnen samenwerken en communiceren. Microsoft werkt daar steeds meer naar toe en is voor ons een toekomstzekere stap. Maar die stap gaat niet in één keer.”

Samen met Macaw besloot Epona om Live Meeting en Live Communications Server als online dienst bij Microsoft af te nemen en hun lokale SharePoint Server en Exchange Server te updaten naar de 2010-versies. “Binnen week was een consultant van Macaw hier en die was binnen een dag klaar met alle installaties. Het was echt zó gepiept.”

VOORDELEN

De verkopers van Epona geven nu met een Microsoft RoundTable en Live Meeting maandelijks honderden uren aan presentaties. “Iedere avond hebben we zeker twee meetings met buitenlandse advocatenkantoren. Als nu een Amerikaans kantoor belt, kunnen we ze vanavond al een presentatie geven. We hebben onze salescyclus enorm versneld. En het scheelt natuurlijk flink in reiskosten.”

De Microsoft RoundTable werkt goed, medewerkers kunnen bellen, mailen, chatten en vergaderingen opzetten vanuit één venster - Office Communicator – ze kunnen live samenwerken aan documenten, maar tóch: “Het moet écht nog beter”, zegt Van Wanroij. “Je kunt bijvoorbeeld niet zomaar aanschuiven in een meeting, dan moet je die eerst opnieuw opstarten, en dat kost weer tijd.”

Daadkrachtiger

De volgende versie van Microsoft Live Meeting zal veel kleine problemen gaan oplossen. Bovendien zullen alle mogelijkheden weer wat beter met elkaar zijn geïntegreerd. “We kunnen niet wachten. Het zal ons helpen nog daadkrachtiger te worden. De commerciële klok tikt steeds sneller. We hebben geen tijd voor planningsoverleg: alles moet nú!”

TOEKOMST

Van Wanroij voorziet een hele leuke toekomst, zowel zakelijk als privé. “Binnen een paar jaar kun je moeiteloos met iedereen communiceren op de manier die je wilt. Je belt op via internet, begint ergens in het gesprek een videoconference, deelt foto’, video’s en documenten - dát is de toekomst, en met Communicator, Live Meeting en SharePoint zijn wij nu goed op weg.”

Maar er zijn nog wel een paar hobbels te nemen voordat het zover is. “De technologie zelf staat nog vaak in de weg.” Onlangs had Van Wanroij een sollicitatiegesprek met ontwikkelaars in de Oekraïne. “Die hadden alleen Skype, maar dat werkt niet samen met onze internettelefonie. De leveranciers houden dat tegen. Kinderachtig gedoe. Wees een held, gooi het open. ”