Gemeente Deventer introduceert ‘Mijn Loket’: inloggen met DigiD

In de maand mei is Mijn Loket live gegaan; het online loket waar burgers van de gemeente Deventer op dit moment hun verhuizing kunnen doorgeven en een visvergunning of een uittreksel uit de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) kunnen aanvragen. Bijzonder aan dit project is dat burgers inloggen middels DigiD.

DigiD is hét middel om je online te kunnen identificeren. Iedereen die online belastingaangifte doet, heeft voor 1 april een DigiD-inlogcode moeten aanvragen. Met name overheidsinstellingen passen DigiD steeds meer toe om burgers veilig en met één overkoepelend account in te  laten loggen. Dit was voor de gemeente Deventer ook de reden om DigiD in te zetten om zo de inwoners van Deventer toegang te geven tot de Mijn Loket applicatie. Deze is door Macaw gerealiseerd op basis van SharePoint, Windows Workflow Foundation en InfoPath 2007.

Het grote voordeel van InfoPath 2007 is dat het nu via de webbrowser functioneert. Met andere woorden: een burger heeft zelf geen InfoPath nodig om het formulier te kunnen invullen. Dit was bij de vorige versie, InfoPath 2003, wel het geval.

Om toegang te krijgen tot Mijn Loket gaat de burger naar de website van de gemeente Deventer waar hij op de homepage een DigiD button aantreft met de link naar Mijn Loket. Door daar op te klikken verschijnt eerst een algemene toelichting over DigiD. Burgers die nog geen actieve DigiD-inlogcode hebben, kunnen die hier alsnog activeren. Nadat er is ingelogd verschijnt een basisscherm waarin de NAW-gegevens van de burger staan weergegeven en een statusoverzicht van de aanvragen die eventueel eerder door hem zijn gedaan.

Workflows

Op het moment dat de burger via Mijn Loket bijvoorbeeld zijn verhuizing doorgeeft, is daar een aantal stappen aan verbonden. Allereerst vult de burger het InfoPath formulier in op de site. Dan klikt hij op verzenden en ziet in het overzicht dat zijn aanvraag is ontvangen bij de gemeente. Hij ontvangt hier ook per mail een bevestiging van. De ambtenaar die de aanvraag in behandeling gaat nemen, ziet in zijn SharePoint applicatie dat de aanvraag in de controle kolom binnenkomt. Hij opent de aanvraag en controleert of alles in orde is. Als dat het geval is, geeft de ambtenaar aan dat de aanvraag in behandeling wordt genomen en komt deze in de kolom van verwerking terecht. Als er gegevens ontbreken, wordt de aanvraag geannuleerd en wordt de reden aangegeven waarom het geannuleerd is (bijvoorbeeld omdat er kopieën ontbreken). De burger ontvangt hiervan weer per e-mail een bericht waarbij wordt aangegeven wat hij moet doen om de aanvraag alsnog geaccordeerd te krijgen. Als alles in orde is komt de aanvraag uiteindelijk in een laatste controle kolom terecht en wordt deze door een andere ambtenaar voor de laatste keer gecontroleerd en goedgekeurd.

Elke stap die achter de schermen (oftewel in het mid-office systeem) wordt genomen ziet de burger in het statusoverzicht op Mijn Loket. Daarnaast ontvangt hij van elke verandering een e-mailbericht. Dit is allemaal via workflows geregeld.

De verhuisaanvraag is de meest ingewikkelde aanvraag vanwege de stappen die de aanvraag moet doorlopen. De visvergunningaanvraag en het uittreksel uit de basisadministratie zijn relatief eenvoudiger. Echter, dit zijn wel aanvragen waar de burger voor moet betalen. Ook dit ziet hij terug in zijn statusoverzicht. Voor het online betalen van deze aanvragen wordt gebruik gemaakt van Ogone. Afhankelijk van de contracten die zijn afgesloten kan er o.a. betaald worden met Visa of iDEAL. Ook hier geldt weer dat de burger zowel per e-mail als in zijn statusoverzicht op de hoogte wordt gehouden van de status van zijn aanvraag.

Krachtig concept

Het krachtigste aan bovenstaand concept is de combinatie tussen DigiD en SharePoint 2007. Daarnaast dienen standaard producten als SharePoint en InfoPath als basis zodat de gemeente zelf een workflowproces kan starten of formulieren kan maken. Want daar waar de meeste formulieren vaak maatwerk zijn, staat InfoPath het toe om dit zelf te doen zonder dat daar een heel implementatietraject aan vooraf hoeft te gaan.

De koppeling met DigiD kan niet zomaar opgezet worden; hieraan gaat een rigoreus goedkeuringsproces vooraf. De gemeente Deventer moest aan een aantal criteria voldoen die gevalideerd moeten worden  door de overheid voordat zij een activeringscode kregen toegewezen. Deze code is nodig om de productieomgeving klaar te maken. En heb je als gemeente eenmaal een DigiD-inlogservice dan dien je er wel voor te zorgen dat aan de criteria voldaan blijft worden anders word de DigiD-inlogservice weer gedeactiveerd.

Showcase

Dat waar de gemeente Deventer mee bezig is bijzonder is, blijkt uit de interesse die vanuit Microsoft getoond wordt. Microsoft wil de case namelijk graag inzetten als standaardoplossing richting de gehele gemeentemarkt. Om te visualiseren wat deze oplossing inhoudt en wat de voordelen ervan zijn, is onlangs een promotie video opgenomen die binnenkort online te zien zal zijn.

Nieuwe manier van werken

Net als bij de papieren verwerking van formulieren speelt ook bij online formulieren verwerking archivering een belangrijke rol. De gemeente Deventer heeft aangegeven hiervoor gebruik te willen maken van Meridio (te implementeren door Getronics PinkRoccade). De koppeling tussen Meridio en SharePoint is daarmee voor Macaw een volgende stap in dit traject.

Procesmatig werken met DigiD, SharePoint en InfoPath is nieuw voor de gemeente Deventer. Zij worden hier in het begin nog bij begeleid. De doelstelling van zowel Macaw als de gemeente Deventer is echter dat zij dit straks grotendeels zelf kunnen doen. Met de nu al uitgesproken wens Mijn Loket uit te breiden tot ruim 200 formulieren, is er voorlopig genoeg werk voorhanden voor de gemeente.