Global Forward en Microsoft BPOS een natuurlijk match

Global Forward helpt ondernemingen die zich in Europa willen vestigen met hun financiële processen en rapportages. Voor een Spaanse multinational zette Global Forward een samenwerkingsomgeving op in de cloud, gebaseerd op SharePoint Online. Hiermee werd een boekhouder overbodig en is Global Forward kláár voor de toekomst.

Global Forward helpt ondernemingen die zich in Europa willen vestigen met hun financiële processen en rapportages. Het bedrijf uit Waalre begon in 1999 – nog vóór de Sarbanes-Oxley Act en Code-Tabaksblat – met haar compliance diensten voor internationale bedrijven en is uitgegroeid tot een organisatie met twintig medewerkers en een uitgebreid netwerk van partners door heel Europa.

Ondernemen is communiceren

“Wij geloven dat ondernemen begint met communiceren”, zegt Fred Stroeken, eigenaar en directeur van Global Forward. “Zo pakken we ons werk ook aan: we zijn geen boekhouder, maar een procesbegeleider. We werken in een driehoek met onze klant en Big4 accountancy partner, in dit geval PWC, waarin wij de dingen doen die de accountant niet wil of mag doen, bijvoorbeeld de productie van Kamer van Koophandel stukken voor internationale bedrijven.”

In 2010 kreeg Global Forward het verzoek van een Spaanse multinational in de bouw- en installatie-branche om de boekhouding, rapportage en loonverwerking te verzorgen voor een project met een doorlooptijd van 18 maanden, een financiële omvang van 30 miljoen euro en de betrokkenheid van ongeveer 250 medewerkers.

Werkvloer in de cloud

Stroeken zag met deze opdracht meteen “een grote kast vol met mappen en papieren” voor zich- precies wat Global Forward niét wil. Hij wist dat Microsoft partner Macaw bij KPMG bezig was met een compliance portal en nam contact met ze op. Kunnen we de werkvloer voor deze Spaanse multinational niet digitaal in de lucht zetten?

Macaw wist een prima oplossing: Microsoft SharePoint Online, onderdeel van de Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS).

“SharePoint wordt meestal gezien als een document management systeem”, zegt Stroeken. “Maar wij denken graag out-of-the-box en zagen meteen de match met ons project, zoals de geavanceerde workflows en de mogelijkheid om onze klanten en partners waar ook ter wereld toegang te geven tot dezelfde werkomgeving.”

Global Forward zocht niet verder naar alternatieven. “Zowel de Spaanse multinational als wij zien in Microsoft een betrouwbare partner voor cloud oplossingen. Het is hun kernactiviteit, kwaliteit en continuïteit zijn met Microsoft gewaarborgd.”

Gebruiken van bestaande processen

De SharePoint oplossing die Macaw voorstelde, gaf Global Forward de gelegenheid om tegen de client te zeggen: wat hebben jullie, dan sluiten we onze oplossing daarop aan. “We hebben aansluiting gezocht met de bestaande workflows van de client”, zegt Stroeken. “De acceptatiedrempel van de oplossing is daardoor laag, want voor de klant verandert er niet zoveel. We maken optimaal gebruik van de processen die er al zijn.”

Het bouwen van de online samenwerkingsomgeving in SharePoint Online duurde van idee tot oplevering drie weken. De werkflows stonden in een Excel sheet die Macaw heeft ingeladen in SharePoint. Facturen, lonen, de accordering van mensen in Spanje – alles gaat via één systeem. “Een koppeling naar een financieel boekhoudsysteem is dan nog een fluitje van een cent”, zegt Stroeken. En we hebben hiermee een boekhouder overbodig gemaakt.”

Audit proof

De financiële stromen zijn nu gedigitaliseerd, er is uitgebreide documentatie voor de 250 medewerkers, het systeem werkt met verschillende talen, en de uniformiteit van gegevens is gewaarborgd. “Iedereen weet wat van hem wordt verwacht. Door die transparantie zijn we audit proof en kan een externe accountant zó met de financiën aan de slag.”

“Zonder SharePoint Online hadden we deze opdracht niet kunnen aannemen”, zegt Stroeken.” Nu opent technologie voor Global Forward de deur naar nieuwe kansen. “We kunnen grotere projecten aan, maar ook nieuwe markten op. We ontwikkelen bijvoorbeeld een boekhoudsysteem voor het MKB dat een kind van 7 kan bedienen. Invoeren zonder boekhouden – daar verwachten we in de toekomst heel veel mee te kunnen doen.”

De kracht van communiceren

Omdat Global Forward vooral bezig is wat met SharePoint Online kan, is er nog weinig aandacht besteed aan de andere producten in Microsoft BPOS, zoals e-mail met Exchange Server of instant messaging met Office Communications Server. Daar gaan we nu naar kijken”, zegt Stroeken. “BPOS is een compleet product dat haar kracht haalt uit de mogelijkheden voor communicatie. Dat past precies bij ons.”