Heerema: SharePoint op open zee

Heerema staat aan de beginfase van het implementeren van een corporate intranet.

Bij de Heerema Group, een concern dat wereldwijd offshore productiefaciliteiten ontwerpt, fabriceert, transporteert, installeert en verwijdert voor de olie en gas industrie, zijn complexe projecten aan de orde van de dag. Het gaat hierbij vaak om risicovolle, kostbare en unieke projecten. Maar, net als bij andersoortige projecten, is ook hier veel documentatie gemoeid die door meerdere partijen moet kunnen worden ingezien, goedgekeurd, gedeeld en opgeslagen.

Wim Korndoffer, CIO, licht toe: “De Heerema Group bestaat uit verschillende projectgedreven organisaties. En is daarom continu bezig het proces van projectmatig werken te optimaliseren. Dit gebeurt zowel op corporate niveau (Heerema Group Services) als binnen onze drie divisies: Heerema Marine Contractors, INTEC Engineering en de Heerema Fabrication Group. En juist omdat er op veel plekken binnen de organisatie diverse initiatieven ontstonden omtrent de toepassing van SharePoint rondom zowel projectmatig werken als kennismanagement ontstond bij ons de behoefte aan overzicht, aan een strategie. En sinds enige tijd zijn we samen met Macaw bezig om deze behoefte te vervullen.”

Onder begeleiding van een business consultant van Macaw is gewerkt aan een intranet blauwdruk voor de gehele Heerema Group. Een blauwdruk waarin rekening is gehouden met de specifieke wensen vanuit de Group en de projectmatige en multidisciplinaire werkwijze binnen de divisies.

De relatie met Macaw was al aanwezig vanwege de eerder door Macaw opgeleverde en in beheer genomen corporate website van de Heerema Group. Zo was de stap van beheer naar consulting eenvoudig gemaakt. De eerste gesprekken tussen de business consultant van Macaw en de Heerema Group waren nodig om een gezamenlijke visie te bereiken. De insteek die Macaw kiest bij het implementeren van een intranet in een organisatie is namelijk dat dit veel meer is dan alleen maar het Microsoft SharePoint pakket. Elementen als organisatie, proces en mensen zijn van essentieel belang om draagvlak te creëren en een succesvolle implementatie te bewerkstelligen. Op basis van deze elementen is de blauwdruk samengesteld. Zo ontstaat in samenhang met strategie en techniek een vijf componenten plan. Elk van deze componenten is in drie plateaus uitgewerkt. Organisaties appreciëren deze gedegen aanpak omdat het geen enkel aspect van een succesvolle intranet implementatie onderbelicht laat.

SharePoint in de praktijk

Bij Heerema Marine Contractors (HMC) wordt momenteel concreet gewerkt aan de inzet van SharePoint technologie voor Document Control op Engineering documenten in het kader van EPCI (Engineering, Procurement, Construction, Implementation) projecten. Daarnaast wordt gewerkt aan het opzetten van een template voor toekomstige projecten. Tot slot is er ook een extranet gerealiseerd voor één van de EPCI projecten waarbij informatie wordt gedeeld tussen de externe opdrachtgever en Heerema Marine Contractors.

“Bij al deze deelprojecten”, vertelt Joost Janmaat, manager Information Systems bij HMC, “gaan we uit van standaard SharePoint; dit levert ons inziens het meest robuuste platform naar de toekomst toe. De standaard technologie van het SharePoint platform biedt ons namelijk al een groot deel van wat wij graag willen terugzien in een organisatie-breed intranet. Op het gebied van infrastructuur zullen echter wel wat uitstapjes gemaakt moeten worden. Heerema werknemers bevinden zich namelijk niet allemaal in een keurig kantoorpand waar alle moderne faciliteiten als vanzelfsprekend aanwezig zijn”.

Een groot deel van de medewerkers bevindt zich op boorplatformen of schepen op volle zee. Toch moeten ook zij informatie kunnen benaderen en delen. Dit verloopt via satelliet communicatie en dat vergt toch net even een andere aanpak dan een vaste internetverbinding tussen twee kantoorpanden. Al was het maar om de kosten die ermee gemoeid gaan beheersbaar wilt houden.
Op dit moment wordt gewerkt aan de technische vertaling van de blauwdruk. Daarnaast blijft Macaw ook bij Heerema betrokken vanuit zowel beheer- als hosting oogpunt.