Het Haagse Socrates II project helpt ambtenaren bij het toekennen van bijstandsuitkeringen

Eén van de weinige projecten van deze omvang die de eindstreep haalt, aldus Microsoft.

Bij de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (dSZW) van de gemeente Den Haag gebruiken ongeveer 900 medewerkers in 12 wijkkantoren de Socrates applicatie ter ondersteuning van hun werkzaamheden. Het gaat hierbij om het verstrekken van bijstand, WVG voorzieningen (Wet Voorziening Gehandicapten) en Minimafondsen.

De case
Socrates is een acroniem dat staat voor SOciale dienst Client Registratie Afhandeling Toekenning Expertise Systeem. Kort gezegd helpt dit systeem Haagse ambtenaren bij het toekennen van bijstandsuitkeringen, van voorzieningen voor minima en voor gehandicapten. Middels het systeem keren ambtenaren maandelijks een zeer aanzienlijk bedrag uit aan bovengenoemde doelgroepen. De eerste versie van Socrates stam uit 1997. In 2003 liep deze applicatie tegen het einde van zijn levensduur aan; de techniek was verouderd en het was moeilijk om veranderingen in organisatie en wetgeving vlot door te voeren in de Socrates-applicatie. Terwijl met name de wetgeving nogal aan verandering onderhevig is en aanpassingen vaak vereist zijn. Om deze redenen is het project Socrates II opgestart met als doel een compleet nieuwe versie te maken uitgaande van bestaande functionaliteit maar wel met nieuwe technologie én een nieuwe architectuur.
Omdat kennis en ervaring met Visual Studio .NET 2003 en het .NET Framework eind 2003 nog niet erg breed gezaaid was, kwam de gemeente Den Haag al snel bij Macaw terecht. De eigen IT-afdeling had in 2002 al wel een gedegen framework opgezet, op basis waarvan Socrates gebouwd kon worden. Voor de daadwerkelijke herbouw van Socrates in .NET 1.1 was echter externe expertise nodig.

De oplossing
In het totaal bestond het projectteam op het hoogtepunt uit ongeveer 35 mensen. Een deel hiervan waren Macawers, maar ook LogicaCMG en de IT-afdeling van de gemeente Den Haag zijn bij de totstandkoming van Socrates II betrokken geweest.  Tijdens het ontwikkelen werd veel tijd besteed aan de kwaliteit. Dit was een absolute vereiste, aangezien er vanaf de oplevering, in juni 2005,  zeer veel inwoners van Den Haag in financiële problemen konden komen als het mis zou gaan met Socrates.  Elke use case (een beschrijving van één afzonderlijke handeling die een gebruiker binnen de applicatie kan uitvoeren) werd vergezeld van een testcase die vervolgens ook werd uitgevoerd. Tevens werd elk opgeleverd stuk code door andere ontwikkelaars gereviewed op consistentie en fouten. Dit hele proces liep strak volgens de voorschriften van de door Macaw en de gemeente Den Haag ontworpen Ontwikkelstraat. Een project van deze omvang kan alleen slagen met een duidelijke en werkbare projectmethodiek. Socrates gebruikte de RUP methodiek, wat ook de basis vormt voor onze eigen projectmethodiek De Macaw Aanpak (DMA).

De techniek
Socrates is ontwikkeld in .NET 1.1 en draait als WinForms applicatie op Windows XP PC’s. De server draait op Windows Server 2003 en communiceert met de client via .NET remoting. Verder is er nog een aantal losse systemen die door Socrates worden aangesproken, de Regels en Wetten Service (voor het berekenen van uitkeringen),  ITP (documenten generatie vanuit de database) en een koppeling via een externe webservice met de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA).

De succesfactoren van Socrates

• Ondersteuning bedrijfsprocessen
  De primaire processen van de sector Bijstand en het proces Voorzieningen Gehandicapten worden nu efficiënter ondersteund. 
• Gebruikersvriendelijk
  Er zijn nu beduidend minder schermen nodig om één handeling uit te voeren en er is een duidelijke navigatiestructuur.
• Beheer en onderhoud
  De benodigde tijd voor onderhoud is afgenomen en de functionaliteit voor applicatiebeheer is verbeterd.
• Flexibiliteit
  Socrates II gaat flexibel om met wijzigingen in de organisatie en de wetgeving. Dankzij de nieuwe, uitbreidbare, architectuur kunnen in de toekomst meerdere sectoren van de applicatie profiteren.

De toekomst
Nu Socrates een half jaar live is, wordt druk gewerkt aan nieuwe toepassingen en upgrades. Door middel van webservices worden verschillende applicaties binnen dSZW geïntegreerd. Daarnaast wordt Socrates ontsloten naar andere gemeentelijke diensten. Ook wordt de applicatie binnenkort gemigreerd naar .NET 2.0 met Visual Studio 2005 Team System.