Het Management Informatie Portaal bij Partou Kinderopvang

Partou_logoDe kinderopvangmarkt staat momenteel onder druk. De huidige bezuinigingen laten hun sporen na in de sector nu ouders steeds vaker hun kinderen thuishouden of opvang regelen met familie of vrienden. Kinderopvangorganisaties worden gedwongen maatregelen te nemen en strakker te sturen op hun huidige beleid. Deze veranderende marktbewerking was voor Partou Kinderopvang één van de redenen om direct inzicht te krijgen in rendement en te sturen op resultaat. Deze oplossing werd gevonden in een Management Informatie Portaal waar direct al tienduizenden euro’s mee bespaard worden.

Partou Kinderopvang is samen met skon kinderopvang, Allio kinderopvang en Gastouderopvang Nederland onderdeel van Kinderopvang Nederland dat in Nederland zo’n 7 procent marktaandeel bezit. Partou heeft meer dan honderd vestigingen in diverse gemeentes en duizend medewerkers in dienst. Het hoofdkantoor van Partou staat in Amsterdam. De ICT is sinds kort ondergebracht in het Shared Service Center ‘Stip’ van Kinderopvang Nederland in Vianen. Karin Koedooder is de informatiemanager en initiator van het Management Informatie Portaal project en vanuit Partou ook de projectleider.

Veel hand- en rekenwerk

Karin Koedooder: “Informatie en cijfers over de voortgang van de verschillende locaties werden voorheen per maand of kwartaal gepresenteerd en deze informatie was gebaseerd op de resultaten achteraf. Daar kon weinig meer op gestuurd worden en deze werd meer ter kennisgeving aangenomen. Om op basis hiervan te voorspellen hoe Partou er over een half jaar of volgende maand voor staat was omslachtig en kostte vaak veel tijd. Informatie was wel aanwezig maar zat ‘verstopt’ in systemen en er was veel hand- en rekenwerk nodig om die op te leveren. In sommige gevallen waren zelfs specialisten nodig om de rapportages op te stellen. Met de huidige marktontwikkelingen hadden de directie, regiomanagers en locatiemanagers van Partou steeds meer behoefte aan realtime managementrapportages waar ze direct mee kunnen sturen.”

Tijdens het schrijven van het businessplan kwam Partou er achter dat skon kinderopvang tegen dezelfde behoefte aanliep. Er is toen besloten de processen samen te voegen en gezamenlijk naar een oplossing te zoeken. Die oplossing werd gevonden bij Macaw. Omdat Partou al een Microsoft referentiearchitectuur heeft waar onder andere het Microsoft SharePoint samenwerkings-platform een onderdeel van is, sloot het Management Informatie Portaal hier goed op aan. Juist omdat het een Microsoft Business Intelligence-oplossing is.

Besparing

De grootste uitdaging in het realiseren van het Management Informatie Portaal was het stroomlijnen van de processen tussen werkmaatschappijen skon en Partou. Het team van Macaw heeft zich snel de denkwijze van kinderopvang in het algemeen en de bedrijfslogica van Partou in het bijzonder eigen gemaakt. Tijdens het ontwikkelproces zijn er ook nieuwe inzichten verkregen die afweken van de bestaande. Partou is begin december 2011 live gegaan met het portaal, skon moet nog wat aanpassingen in haar bronsystemen doorvoeren en gaat naar verwachting binnenkort live.

“Het Management Informatie Portaal, bij ons simpelweg ‘Dashboard’ gedoopt, levert ons nu al heel veel op. Zo wordt er op jaarbasis tot wel € 65.000,- bespaard aan administratieve handelingen en het opmaken van rapportages. Het prettige aan het Management Informatie Portaal is namelijk dat het heel visueel is. Door middel van grafieken en dashboards kunnen de getoonde resultaten direct verantwoord en onderbouwd worden. Daarbij zijn de resultaten op afroep beschikbaar en kan er gelijk actie ondernomen worden als er ergens iets mis dreigt te gaan,” vervolgt Koedooder.

Domeinen

Voor het Management Informatie Portaal zijn drie domeinen bepaald waarbinnen rapportages worden opgeleverd. Deze domeinen zijn klant-markt, financieel en personeel.

Het ‘klant-markt-domein’ geeft inzicht in de klantbezetting van de locaties, hoeveel kinderen er zijn, waar ze vandaan komen, hun presentie, wat de reden is dat kinderen weer vertrekken en hoe lang de wachtlijsten zijn. Deze informatie is met name erg belangrijk voor de locatiemanagers van de kinderdagverblijven en buitenschoolse opvanglocaties en geeft hun inzicht in de operationele voortgang van hun locatie.

“De eerste successen zijn ook hier geboekt. Door het Management Informatie Portaal kwamen we erachter dat een aantal potentiële klanten niet in het planningsoverzicht stond. Door hier direct actie op te ondernemen konden we deze klanten nog meenemen in het proces. In de oude situatie waren we hen waarschijnlijk misgelopen,”
vertelt Koedooder.

Het ‘personeeldomein’ geeft inzicht in de personeelsbezetting en het verzuim. Qua bezetting kunnen er rapportages gemaakt worden op aantal medewerkers, aantal fte’s, type contracten, leeftijdsopbouw, etcetera. Bij verzuim kunnen de redenen van het verzuim worden bekeken, maar er kunnen ook verbanden gelegd worden tussen bijvoorbeeld type contracten en verzuim. Dit levert interessante beelden op waar de bedrijfsvoering op aangepast kan worden.

Het ‘financieel domein’ geeft inzicht in de financiële voortgang. Er kan zelfs ingezoomd worden tot op de factuurregel. Groot voordeel hiervan is onder andere dat de locatiemanager nu zelf facturen kan bekijken in plaats van eerst langs de financiële administratie te moeten gaan. Op alle domeinen kan benchmarking gedaan worden van de verschillende locaties per regio en regio’s onderling.

Partou Dashboard Verzuim

Het dashboard ‘Verzuim’

 

Cockpit

Het Management Informatie Portaal is de cockpit van de managers van Partou Kinderopvang. Zij beschikken nu altijd over actuele informatie en kunnen prestaties verbinden aan normen. Er is direct inzicht in de gevolgen als zij be-
staande processen willen veranderen. Het is de poort tot het verhaal achter de cijfers. Door de visuele weergave van de resultaten zien zij direct wat de successen zijn en waar de aandachtspunten liggen.

Partou is volgens de nieuwste normen van HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) gecertificeerd. Dat staat voor duurzame kwaliteitsverbetering in de zorg waarbij kwaliteits- en veiligheidsnormen worden opgesteld voor ruim dertig branches in Zorg en Welzijn. Het HKZ-keurmerk geeft aan dat een organisatie – in dit geval dus Partou – de zaken intern goed op orde heeft, de klant principieel centraal stelt en voortdurend werkt aan verbetering van de zorg- en dienstverlening. De onafhankelijke auditoren waren erg onder de indruk van het Management Informatie Portaal. Het is voor hen een aantoonbaar teken dat het risicomanagement van Partou goed is ingericht.

Toekomst

De komende periode staat in het teken van verder uitbouwen, verbeteren en stroomlijnen. Om het Management Informatie Portaal succesvol te laten zijn moet het wel frequent gebruikt worden. Er is zo’n enorme schat aan informatie te vinden dat het soms even zoeken is waar precies. Daarom is er een klankbordgroep met onder anderen locatiemanagers samengesteld. Zeker omdat de IT-vaardigheden van de locatiemanagers zeer uiteenlopen, is gebruikerservaring van essentieel belang. Op basis van hun ervaringen worden vervolgsessies ingepland om het Management Informatie Portaal nog beter en gebruiksvriendelijker te maken.

“Het Management Informatie Portaal is in eerste instantie voornamelijk voor de locatiemanagers gebouwd, maar ook regiomanagers en directie maken er dankbaar gebruik van. Gekeken wordt naar de mogelijkheid om Kinderopvang Nederland toegang te geven tot de rapportages. Deze worden nu nog in Excel-bestanden aangeleverd. Stafafdelingen, zoals planning, HRM en financiën willen ook graag toegang tot hun domeinen in het portaal omdat het makkelijker praat vanuit een dashboard view dan vanuit informatie uit de bronsystemen,” vertelt Koedooder.

Op de langere termijn wil Partou in het portaal ook informatie verwerken van de inspecties door de GGD. Deze inspecties zijn vooral toegespitst op de pedagogische zaken en hier worden punten aan verbonden. Als deze niet op orde zijn, heeft dat vergaande consequenties. Probleem met de rapportages van de inspecties is dat deze in pdf-formaat worden aangeleverd en dat is geen geschikt bronsysteem. Partou is van plan met de GGD te bespreken of de rapportages op een andere manier aangeleverd kunnen worden.

Ook wordt er gekeken naar de mogelijkheden van Microsoft Dynamics CRM Online voor meer workflow-ondersteuning die gekoppeld kan worden aan het dashboard en worden de mogelijkheden van andere cloud-technologieën onderzocht.

blog comments powered by Disqus