Het Management Informatie Portaal voor het onderwijs. Make or Buy IT?

Bij de aanschaf van software ontstaat vaak een discussie die bekend staat als de ‘Make or Buy’ discussie, oftewel: gaan we als organisatie een maatwerktraject in (Make) of kopen we een kant-en-klare oplossing (Buy).

De rol van geavanceerde ICT is niet meer weg te denken binnen het onderwijs. Software zorgt ervoor dat medewerkers, studenten, docenten en het bedrijfsleven effectiever en efficiënter gaan (samen)werken. Sterker nog: onderwijsinstellingen floreren als zij de juiste middelen hebben om de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Wetenschappers en IT goeroes stellen de rol van software niet eens meer ter discussie, de discussies richten zich vooral op de wijze waarop gebruikers een software applicatie kunnen benaderen. Deze discussies zorgen voor nieuwe trends en nieuwe namen en soms levert dit zelfs verschillende namen op voor dezelfde begrippen (bijvoorbeeld SaaS en cloud computing).

Veel interessanter is de software zelf en de wijze waarop software tegemoet komt aan de verwachtingen en werkwijze van gebruikers binnen het onderwijs. Hiermee moet al bij de aanschaf van software rekening worden gehouden, want met de aanschaf committeert een onderwijsinstelling zich voor meerdere jaren aan het gebruik ervan. Bij de aanschaf van software ontstaat vaak een discussie die bekend staat als de ‘Make or Buy’ discussie, oftewel: gaan we als organisatie een maatwerktraject in (Make) of kopen we een kant-en-klare oplossing (Buy).

Beide varianten hebben voor- en nadelen. Maatwerktrajecten komen voort uit de wens dat de software voor 100% moet aansluiten bij de wensen en eisen van de gebruikers. Daarentegen duren maatwerktrajecten langer en kosten meer geld. In vergelijking tot maatwerk hebben kant-en-klare oplossingen als voordeel dat de implementatietijd kort en de investering laag is. Een goeie kant-en-klare oplossing dekt grotendeels de gebruikerswensen af en biedt de flexibiliteit om achteraf nog verder aangepast te worden.

Beide vormen (Make en Buy) hebben zich in de praktijk bewezen en elke organisatie moet voor zichzelf de afweging maken welke aanpak het beste past bij de gebruikers, het bestaande ICT-landschap en het budget.

Om onze onderwijsklanten optimaal van dienst te kunnen zijn biedt Macaw zowel maatwerk als kant-en-klare oplossingen aan. Ter illustratie worden twee praktijk cases beschreven. Het betreft twee onderwijsinstellingen die in de basis vanuit een vergelijkbare informatiebehoefte op zoek waren naar een betrouwbaar Management Informatie Systeem.

Het Management Informatie Portaal: De poort tot het verhaal achter de cijfers

Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (Make):

De Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) wil hun organisatie beter kunnen sturen op basis van betrouwbare management informatie. Eind 2008 is Macaw gevraagd  om te helpen bij de implementatie van een Enterprise Datawarehouse. Hierbij heeft de HAN bewust gekozen voor maatwerk, mede vanwege het feit dat zij in de twee voorgaande jaren zelf al belangrijk voorwerk hadden verricht.

In dit voortraject is gekozen voor Microsoft BI-technologie nadat dit door middel van het inrichten van diverse proeftuinen is aangetoond. Dit is door de afdeling Informatie Management & Applicatie Ontwikkeling (IMAO) gerealiseerd. Daarna is gekeken welke management informatie eindgebruikers graag in hun rapportages willen zien. Op basis van de uitkomst hiervan zijn de Kritische Performance Indicatoren (KPI’s) en de bijbehorende definities geformuleerd.

Gedurende deze periode heeft de HAN zelf een centrale database, Operational Data Store, ontwikkeld. In de ODS worden de gegevens uit verschillende bronsystemen samengevoegd, geschoond en verrijkt. De database vervult de rol van databron voor vele applicaties die binnen de HAN worden gebruikt. Daarnaast vormt de ODS de basis voor management informatie, de accreditatie cijfers en meer.

In november 2008 is gestart met de implementatie van het Enterprise Datawarehouse waarbij Macaw en de HAN nauw hebben samengewerkt zodat er binnen de HAN voldoende kennis van deze omgeving opgebouwd is. Dit was belangrijk omdat de HAN uiteindelijk zelf in staat wil zijn om het Enterprise Datawarehouse te onderhouden en beheren.

Macaw heeft een belangrijke bijdrage geleverd met betrekking tot het vaststellen van de specifieke informatiebehoefte, het uitvoeren van bron-analyses en het bouwen van het Datawarehouse, de OLAP (online analytical processing) kubus en de rapporten. De data validatie is inmiddels afgerond en nu ligt de focus op kennisoverdracht aan de IMAO-afdeling van de HAN.

De implementatie is succesvol verlopen, mede dankzij de op Scrum (ontwikkelmethodiek) gebaseerde manier van werken. Scrum heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de prettige manier van samenwerken, heldere communicatie en de teamspirit.

In tegenstelling tot de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen was het Friesland College op zoek naar een kant-en-klare oplossing die snel geïmplementeerd kan worden en die aangepast kan worden aan de specifieke wensen van Friesland College. Al snel viel de keuze op het Management Informatie Portaal van Macaw. Deze beslissing is in belangrijke mate beïnvloed door het feit dat andere scholen al naar tevredenheid met dit Management Informatie Portaal werkten.

Het Friesland College (Buy):

Het Friesland College was op zoek naar een geschikte BI-oplossing voor hun management rapportages. Voorheen gebeurde dit nog in verschillende systemen en de informatie was vaak niet helemaal geactualiseerd. Eén van de belangrijkste factoren in een goed werkende BI-rapportage omgeving, en daarmee tegelijkertijd een tijdrovend traject, is grip krijgen op (definities van) rendement, trends en normen. En vervolgens om dit in een transparante presentatievorm toonbaar te maken. Tegen deze ontwikkelingen liep het Friesland College ook aan en daarnaast worden alle onderwijsinstellingen vanuit de overheid verplicht om actuele management informatie af te geven.
Het Friesland College had via Koning Willem 1 College vernomen dat zij met een goed werkend Management Informatie Portaal werkte en dat deze oplossing nu als een standaard template wordt aangeboden. Nadat zij een demo hadden gezien bij Koning Willem 1 College is er contact gezocht met Macaw.

Eén van de grote pluspunten van het Management Informatie Portaal is dat de KPI’s al zijn gedefinieerd en voldoen aan de eisen die de onderwijsinspectie daaraan stelt. Dit is ook gepresenteerd aan het College van Bestuur van het Friesland College en daarmee is de keuze snel gevallen op het Management Informatie Portaal.

In samenwerking met het Friesland College heeft Macaw het Management Informatie Portaal geïmplementeerd. Begonnen is met de ontsluiting van de bronsystemen. Hierbij is gebruik gemaakt van de standaard koppelingen waardoor het datawarehouse in korte tijd gevuld was met de juiste informatie. Met het Management Informatie Portaal kan het Friesland College intern nu beter aansturen op Rendement, de Deelnemers en Medewerkers. Daarnaast kunnen ze zich richting de onderwijsinspectie verantwoorden met actuele voortgangsresultaten.

Henk Kuiper, Informatiemanager van het Friesland College: “Met de implementatie van het Management Informatie Portaal konden we snel aan de slag. Binnen enkele weken hadden we een goed werkende BI-omgeving en hebben we nu zeer actueel inzicht in de voortgang van ons college waar we direct op kunnen sturen.”

MIP-community

Het aantal scholen dat inmiddels gebruik maakt van het Management Informatie Portaal (MIP) heeft ondertussen een niveau bereikt waarop een duidelijk WIJ-gevoel zichtbaar wordt. In de huidige MIP-community bestaat steeds meer behoefte aan eenduidige afspraken en aan een gezamenlijke doorontwikkeling van het Management Informatie Portaal in de toekomst. Daarom is in overleg met een aantal scholen (waaronder het Friesland College) een MIP-gebruikersgroep opgericht. De MIP-gebruikersgroep stelt de leden in staat om:

• Actief mee te denken over productverbeteringen en –aanpassingen
• Actief mee te denken over verbeteringen in de procedures rondom het MIP
• Met elkaar de kosten te delen die gemaakt worden teneinde de productverbeteringen door te voeren.

De term “Make or Buy” kan misleidend zijn. Het impliceert namelijk dat de ene variant beter of slechter is dan de andere. Niets is echter minder waar. Macaw heeft in de praktijk bewezen dat beide varianten succesvol kunnen zijn en is van mening dat elke organisatie voor zichzelf de afweging moet maken welke aanpak het beste past bij de gebruikers, het bestaande ICT-landschap en het budget. Macaw staat u graag terzijde als u voor de keuze komt te staan.

Het Management Informatie Portaal

Het Management Informatie Portaal is een standaard template die wordt aangeboden inclusief koppelingen naar de bronsystemen, een datawarehouse, een OLAP-kubus, scorecards, dashboards en rapportages. De KPI’s en definities worden onder de motorkap meegeleverd. Maatwerk en discussies over KPI’s en definities zijn hierdoor overbodig waardoor een snelle implementatie mogelijk is. De investering is overzichtelijk en aanzienlijk lager in vergelijking tot maatwerk.