Het Nieuwe Werken bij Rabobank Nederland

Vaste plekken zijn er niet en de nadruk ligt heel sterk op samenwerken

Het detail is klein. Subtiel en eenvoudig over het hoofd te zien. Terwijl nog niet iedereen het zal zijn opgevallen, staat het toch symbool voor de ingrijpende verandering die zich voltrekt binnen  Rabobank Nederland. Wie namelijk zijn lunch afrekent in het Rabobank pand op de Beneluxstaete  in Utrecht, zal op de bon de volgende tekst kunnen lezen: ’U bent geholpen door: uzelf’.

Ook tegenwoordig roept Het Nieuwe Werken, de visie van Microsoft op de toekomst van het werken, nog veel vragen op. Toch wordt het steeds vaker ingezet als oplossing voor uitdagingen waar organisaties vandaag de dag mee geconfronteerd worden.

Mondiale ontwikkelingen op het gebied van werken zijn vaak drijfveren achter de keuze voor het implementeren van Het Nieuwe Werken. Te denken valt hierbij aan een groeiende beweging richting het herinrichten van organisaties op basis van procesgericht denken, of de toenemende behoefte van medewerkers om plaats- en tijdonafhankelijke werkzaamheden uit te voeren en zelfs de groeiende mobiliteitsproblematiek speelt in deze keuze een actieve rol. Maar ook de wens om attractief te zijn voor zowel klanten als de eigen medewerkers is een veelgehoorde motivatie.
Het kiezen voor de invoering van Het Nieuwe Werken in de organisatie brengt echter ook een groot risico met zich mee. Vaak door onduidelijkheid rondom de uitgangspunten en de doelstellingen van Het Nieuwe Werken en aanvullend de grote populariteit van het begrip zelf, wordt regelmatig Het Nieuwe Werken ingezet om maar vooral Het Nieuwe Werken in te zetten. Kortom, het middel wordt een doel op zich. Over het algemeen niet het meest gezonde uitgangspunt en in dergelijke situaties is het dan ook vaak niet mogelijk om aan de hooggespannen verwachtingen te voldoen. Pas wanneer het zorgvuldig wordt ingezet als middel om organisatiedoelstellingen te realiseren zal Het Nieuwe Werken zijn ware kracht laten zien.

Fysiek

Nadat er van binnen flink is verbouwd, is enkele maanden geleden het nieuwe pand in de Beneluxstaete in Utrecht door Rabobank Nederland in gebruik genomen. Het pand is volledig opnieuw ingericht volgens Het Nieuwe Werken, dat binnen Rabobank Nederland is vertaald naar het programma ’Rabo Unplugged’. Vaste werkplekken zijn er feitelijk niet, overal is draadloos netwerk beschikbaar en de ‘bewoners’ zijn allen voorzien van laptop of tablet, ongeacht functie.

Mogelijkheden om individueel te werken zijn er in de vorm van kantoortuinen met diverse invullingen en concentratieruimtes. Maar wie door het complex loopt, merkt al snel dat de nadruk heel sterk ligt op het samenwerken. Op elke verdieping treft men meerdere vergaderruimtes voorzien van plasma scherm of zelfs een RoundTable (geavanceerde videoconferentie-telefoon met 360-graden camera en ingebouwde microfoons). Ook zijn overal grotere tafels beschikbaar met of zonder vaste lcd-monitor om aan samen te kunnen werken.
Heel bijzonder is het restaurant, waar van zowel medewerkers als gasten wordt verwacht dat zij zelf hun lunch afrekenen. Via een touch-screen kan de gekozen lunch worden ingevoerd, betaald wordt met pin of chip. Cateringmedewerkers zijn aanwezig, maar wenden hun kennis en expertise heel gericht toe voor het aanbieden van een hoogwaardige lunch. Er zijn nog niet zo veel organisaties waar het vertrouwen in medewerkers zo openlijk wordt uitgedragen.

Virtueel

Met het introduceren van de dienst ‘Virtueel Samenwerken’ wordt een eerste stap gezet in ook een digitale ondersteuning voor Rabo Unplugged binnen Rabobank Nederland. Als basis dient hiervoor een centrale inrichting van Microsoft Office SharePoint Server 2007 waarbij de primaire focus ligt op het aanbieden van een collaboratief platform.

Werkruimte bij Rabobank Nederland

De eerste fase van de realisatie bestaat uit het aanbieden van generieke functionaliteiten die het mogelijk maken om de meest voorkomende vormen van samenwerking binnen Rabobank Nederland te ondersteunen. Hierbij moet vooral worden gedacht aan team sites ter ondersteuning van werkprocessen, projectsites voor ondersteuning van de projectorganisatie en werkruimtes ter ondersteuning van de diverse vergaderdoeleinden. Al met al is dit een begin om de twee hoofddoelstellingen van Rabo Unplugged te realiseren. Ten eerste is dat namelijk het vasthouden van bestaande klanten en het werven van nieuwe klanten door een effectieve en efficiënte dienstverlening. En ten tweede het boeien en binden van medewerkers door het leveren van een uitdagende, maar vooral flexibele werkomgeving waar medewerkers hun eigen ideale werkomstandigheden zoveel mogelijk kunnen inrichten.
Vanuit latere fases zullen vaak complexere applicaties worden aangeboden die ontwikkeld zijn ter ondersteuning van specifieke werkprocessen. Er is een bewuste keuze gemaakt om een brede doelgroep te bedienen en hierbij te kiezen voor een algemene functionele inrichting. Hierdoor wordt vanuit het volume in betrekkelijk korte tijd al rendement gegenereerd.

Op deze wijze stimuleert bijvoorbeeld het aanbieden van locatie onafhankelijke mogelijkheden tot samenwerking, het thuiswerken en de vermindering van reizen tussen de diverse Rabobank Nederland locaties. Als gevolg van deze ontwikkeling neemt de invloed van reistijden en toenemende fileproblematiek op de dagelijkse werkzaamheden aanzienlijk af.

Mentaal

Het begeleiden van de medewerkers bij de invoering van Rabo Unplugged krijgt uitgebreide aandacht. Naast het inrichten van de fysieke en virtuele omgeving en het verzorgen van trainingen over de werking van het platform, de applicaties en het pand, wordt ook aandacht geschonken aan de mentale omslag.
Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor de implementatie begeleiders. Zo wordt met medewerkers stilgestaan bij de gevolgen van het delen van kennis. Welke waarde heeft het delen van kennis voor de organisatie, op welke wijze wordt de beschikbare kennis deelbaar gemaakt en welke gevolgen heeft dit voor medewerkers? Verder worden gesprekken gevoerd over effectief vergaderen, welke middelen zijn er om te communiceren en wanneer worden deze het meest effectief ingezet? Verder wordt duidelijk gemaakt wat de mogelijkheden zijn van het thuiswerken en welke redenen er zijn om dit wel of juist niet te doen. De kernboodschap is het anticiperen op de eigen werkzaamheden en het bewust zijn van de beschikbare middelen om deze mee uit te voeren. Hierin ligt ook de kern van het succes van Rabo Unplugged.

Werkplek bij Rabobank Nederland

Het veranderingsproces binnen Rabobank Nederland bevindt zich nog in een opstartende fase, maar wordt ingezet vanuit een bewuste keuze. Niet alleen voor Rabo Unplugged als visie met daarin alle aspecten voldoende belicht, maar ook voor een strategische invoering op basis van een drietal elementen: fysiek, virtueel en mentaal. De inrichting van de Beneluxstaete dient als generale repetitie voor de oplevering van het nieuwe bestuurscentrum, dat momenteel verrijst aan de Croeselaan in Utrecht. De uiteindelijke afronding van Rabo Unplugged zal een feit zijn als op iedere locatie van Rabobank Nederland op deze nieuwe wijze wordt gewerkt.

Bij Rabobank Nederland was Macaw verantwoordelijk voor het adviseren en ondersteunen bij de realisatie en implementatie van de dienst ‘Virtueel Samenwerken’.