Het Portaal: Een dynamisch kennisplatform van het Koning Willem I College

Het Koning Willem I College communiceerde veel via verschillende kanalen naar diverse doelgroepen, zoals leerlingen, medewerkers, ouders, het bedrijfsleven en de onderwijsketen. Communicatie werd daardoor erg onoverzichtelijk. Er was behoefte aan één centrale plaats om daarvanuit hier de doelgroepen effectief te informeren, er optimaal mee te kunnen communiceren en efficiënt te kunnen samenwerken. Een portaal dat als een community fungeert en waar mensen samenkomen en samenwerken, kortweg Het Portaal.

De centrale vraag die hieraan vooraf ging is: “Met welk instrumentarium kan het Koning Willem I College op beheersbare wijze de doelstelling rondom informatievoorziening realiseren?” Aan het woord zijn drs. Coen Free, Algemeen Directeur en Voorzitter van het College van Bestuur van het Koning Willem I College en opdrachtgever van het project, Faraday van der Linden, Informatie Manager en verantwoordelijk voor het vertalen van de visie naar een strategie en de inrichting van het portaal en Peer Brouwers, Centraal Functioneel Beheerder van het project.

v.l.n.r. drs. Coen Free, Faraday van der Linden en Peer Brouwers

Centraal medium

Faraday van der Linden: “Het Koning Willem I College had niet de beschikking over een centraal medium om met alle doelgroepen te communiceren. Er was wel een soort studentenportaal en een medewerkersportaal maar die hadden bijvoorbeeld geen faciliteit voor nieuwsberichten. We bereikten onze mensen via e-mail, de website, via printjes die werden opgehangen in het College en andere media. Daarnaast werden leerlingen vanuit verschillende kanalen eenzijdig geïnformeerd. Allemaal vrij diffuus. We wilden dit heel graag samenbrengen op één plek om vanuit daar centraal onze informatievoorziening te faciliteren”.

Om goed en effectief te kunnen communiceren is het belangrijk te weten wie je doelgroep is. In samenwerking met een business consultant van Macaw heeft het Koning Willem I College gekeken aan welke communicatie de verschillende doelgroepen behoefte hebben en waar de knelpunten liggen. Gesproken is met gedefinieerde stakeholders variërend van afdelingsdirecteuren tot leerlingen, ouders, onderwijsketen en bedrijfsleven. Hieruit is een advies gekomen over hoe Het Portaal het best opgezet en ingericht kan worden. Deze adviesrapportage bevat naast de portaalvisie, bevindingen versus oplossingsrichting, ook een heldere plateauplanning. Door middel van een verkorte roadmap zijn voor een termijn van zes maanden de sleutelprojecten benoemd, gebaseerd op mijlpalen zoals vastgesteld door het College van Bestuur.

Bij het Koning Willem I College is kennis delen erg belangrijk en dit wordt ook gestimuleerd. Hier ligt echter ook meteen het knelpunt. Peer Brouwers: “Informatie delen en documenten delen vraagt om een andere manier van werken en dat zijn we niet gewend. We denken traditioneel dat is ‘mijn document’ in plaats van ‘we werken samen aan het document’. Daarmee realiseren we ons nog onvoldoende dat we uiteindelijk veel efficiënter kunnen werken. Het stroomlijnen van de onderwijslogistiek en de informatielogistiek speelt dus een belangrijke rol in Het Portaal”.

Papieren schijnwerkelijkheid

Maar hoe ga je als onderwijsinstellingen ervoor zorgen dat een initiatief als Het Portaal ook daadwerkelijk gaat landen en gebruikt wordt door de doelgroep? Coen Free: “Wat we absoluut wilden voorkomen is een papieren schijnwerkelijkheid. Hoe mooi het advies op papier ook is, het moet in de praktijk wel werken. En zoals Peer al aangaf vraagt het om een andere mindset, een andere cultuur en dat gaat niet van de ene op de andere dag.”
Brouwers: “Studenten en medewerkers moeten weten wat er van ze verwacht wordt en wat zij van ons kunnen verwachten. Wat plaats je bijvoorbeeld wel of niet op Het Portaal? We zijn een volwassen organisatie en zo moeten we ons ook gedragen”. Free: “Als je start met een communicatieportaal ben je heel kwetsbaar. Iedereen heeft straks toegang tot bepaalde informatie van ons College. Daarmee wordt beleid wel heel transparant en dat is precies waar we naartoe willen werken”.

Navigatie doelgroepgericht

De navigatie van Het Portaal is standaard aangepast aan de doelgroep die inlogt. Brouwers: “Een medewerker ziet bijvoorbeeld andere informatie dan een student of straks een ouder of contactpersoon bij het bedrijfsleven. Elk organisatieonderdeel, afdelingen, diensten, projectbureaus, heeft een eigen site waar het zelf verantwoordelijk voor is. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen een publiek gedeelte waar ze nieuws publiceren en een privaat gedeelte waar medewerkers samenwerken aan documenten en documenten van elkaar kunnen inzien”.

Het Portaal biedt toegang tot algemene informatie, nieuws, mededelingen en overzichten van persoonlijke gegevens zoals roosters, voortgang, scholing en andere belangrijke zaken. Daarnaast is informatie van onderwijs, afdelingen, centrale diensten en projectbureaus beschikbaar.

Koppelingen

Bepaalde informatie die voor Het Portaal gebruikt wordt, komt rechtstreeks uit bronsystemen waarmee gekoppeld is, zoals Icaris, VolgPlus, Eduflex en binnenkort EduArte. Daarnaast kunnen studenten via Het Portaal direct naar N@tschool. Brouwers: “Door bepaalde informatie te koppelen en/of te ontsluiten via Het Portaal en dit als één toegangspoort in te zetten zijn we als College nu wel 24 uur per dag bereikbaar”. “We hebben onze infrastructuur hier helemaal op ingericht”, vervolgt Van der Linden. “Er lag wel een uitdaging bij het in kaart brengen van de rollen en bijbehorende autorisatie, dit heeft best veel tijd gekost maar uiteindelijk hebben we daar nu alleen maar profijt van. Zeker ook als we straks de ouders en het bedrijfsleven toegang gaan geven”, aldus Van der Linden.

Knopen doorhakken

Free: “Een goede informatielogistiek is meer dan het simpelweg aanschaffen of bouwen van systemen. Er moet wel een duidelijke visie zijn waarop een strategie ontwikkeld kan worden. Er moet duidelijk zijn wat wel kan en wat niet kan. In korte tijd moet je de mensen van de juiste basiskennis en vaardigheden voorzien om het gebruik van Het Portaal te stimuleren. De reden dat Het Portaal bij ons College ook organisatiebreed geaccepteerd wordt, is dat het vanuit het hoger management, in dit geval het College van Bestuur, belegd is. Het vereist namelijk een optimale samenwerking tussen technologiemanagement en informatiemanagement. Daar moeten knopen doorgehakt worden en keuzes gemaakt worden. Door het hoog in de organisatie te beleggen voorkom je politieke valkuilen”.

Draagvlak

Om er uiteindelijk voor te zorgen dat Het Portaal ook daadwerkelijk gebruikt wordt, moet er wel draagvlak gecreëerd worden bij de eindgebruikers.
Brouwers: “In de aanloop naar de live-gang hebben we diverse bijeenkomsten gehad met alle contactpersonen die Het Portaal moeten voorzien van content. Je moet je realiseren dat Het Portaal nooit een af-product zal zijn, het is een voortdurend proces dat met de inzet van iedereen een werkend geheel wordt. Om die betrokkenheid te waarborgen is het ook mijn taak om te zorgen dat elke vraag die gesteld wordt over Het Portaal binnen een uur beantwoord wordt, anders raak je de gebruikers kwijt. Je moet ze proberen te helpen en zelfstandigheid aanmoedigen”.
Van der Linden: “Daarnaast wilden we spanning opbouwen tot aan de live-datum. Nieuwsgierigheid opwekken bij onze studenten en medewerkers zodat ze straks bijna niet kunnen wachten om met Het Portaal aan de slag te kunnen. Dat doen we onder andere door ontwerpwedstrijden uit te schrijven voor de promotieposters. We bedenken ludieke acties rondom de lanceringsdatum en zetten onze contactpersonen (key users) in leslokalen om alvast demo’s over Het Portaal te geven. Daarnaast hebben we een promotievideo laten maken die in ruimtes in het College wordt afgespeeld. We hebben een online helpdesk ‘Ask Peer’ voor alle vragen opgezet, besteden aandacht in het medewerkers-magazine, enzovoort. Daarmee trigger je mensen dat er iets komt waar zij straks profijt van gaan hebben”.

Tot slot

Het Portaal is op 1 april 2010 live gegaan. In eerste instantie richt het Koning Willem I College zich op medewerkers en studenten. In het nieuwe schooljaar (september 2010) wordt Het Portaal ook opengesteld voor ouders en het bedrijfsleven. Daarna wordt de focus gelegd op integratie met
externe systemen zoals EduArte en een intern systeem als Management Dashboard.
Free: “Binnen ons College hanteren we wel een zuiver gebruik van applicaties. Hier is ook strategisch voor gekozen. We pretenderen daarom ook niet alles in Het Portaal te kunnen bouwen, maar we kunnen het juist ook als centrale toegangspoort inzetten. Het voordeel hiervan is dat studenten en medewerkers maar één keer hoeven in te loggen en daarna, via Het Portaal, toegang hebben tot alle aangesloten systemen”.

Het Portaal is een op Microsoft SharePoint gebaseerde oplossing. Omdat het volledig out-of-the-box is opgezet, kan er straks moeiteloos naar SharePoint 2010 gemigreerd worden. Macaw biedt Het Portaal ook aan als een standaard template waarmee snel en eenvoudig een basis (communicatie)platform neergezet kan worden.