Hogeschool Utrecht ontsluit managementinformatie met Business Scorecard Manager

Hogeschool Utrecht wil af van foutgevoelige en arbeidsintensieve Excel werkboeken voor managementrapportages. De implementatie van Microsoft Business Scorecard Manager binnen het reeds bestaande SharePoint intranet biedt de oplossing.

De Hogeschool Utrecht wil bijdragen aan een duurzame kennissamenleving waarin de mens het uitgangspunt is. In deze omgeving kunnen studenten en medewerkers zich ontplooien en thuis voelen. Tegelijkertijd moeten zowel de hogeschool als de studenten wel presteren. Op de Hogeschool Utrecht studeren bijna 30.000 personen en stromen jaarlijks 10.000 studenten in. Dat vereist een uitstekende organisatie en een management dat op de juiste cijfers kan sturen. Het hogeschoolbrede gebruik van informatiesystemen wordt gecoördineerd door de afdeling Informatiemanagement (IM). Martin Romijn is Senior Beleidsmedewerker op deze afdeling.

De case
De Hogeschool Utrecht heeft een zestal faculteiten: Communicatie & Journalistiek, Economie & Management, Gezondheidszorg, Educatie, Natuur & Techniek en Maatschappij & Recht. Met het College van Bestuur stellen de directies van deze faculteiten een aantal prestatie-indicatoren samen, op basis waarvan het presteren van de faculteiten wordt beoordeeld. Tot voor kort werden alle cijfermatige gegevens verwerkt in een aantal Excel werkboeken. Het invoeren en bijhouden van de gegevens was erg tijdrovend. Bovendien kunnen bij handmatig typewerk vergissingen gemaakt worden en bleken sommige bestanden foutgevoelig als gevolg van een verkeerd gebruik van formules. De Excel bestanden werden via e-mail of het netwerk verspreid en waren niet allemaal overzichtelijk op één plaats te vinden.

De oplossing: Business Scorecard Manager
“De hogeschool kent vier informatiedomeinen: onderwijskwaliteit, markt, personeel en financiën”, vertelt Martin Romijn. “Elk van deze domeinen gebruikt een aantal indicatoren voor kwaliteit en tevredenheid. Te denken valt aan studenttevredenheid, medewerkertevredenheid, studiepuntrendement, student/docentratio en omzet. Van alle indicatoren willen directie en management graag zien hoe het ervoor staat. De uitdaging was om de foutgevoelige en arbeidsintensieve Excel bestanden uit te faseren en een beter systeem te bedenken.”

Voor het gehele intranet maakt de Hogeschool Utrecht al gebruik van SharePoint. Toch was de keuze voor een business intelligence tool niet vanzelfsprekend. “Wij hebben een longlist en een shortlist opgesteld”, aldus Martin Romijn. “Hieraan zijn wegingscriteria toegevoegd en daarna zijn we gaan kijken welke pakketten er het beste uit kwamen. Eisen waren onder meer dat het systeem in onze architectuur moest passen en dat het voor onze IT supportafdeling mogelijk moest zijn om het systeem redelijk gemakkelijk te onderhouden. Daarnaast was de prijs een wegingsfactor.” Door de afspraken die Microsoft met het hoger onderwijs heeft, zijn de licentiekosten zeer interessant. Nadat alle criteria waren meegenomen in de besluitvorming werd gekozen voor Microsoft Business Scorecard Manager.

BSM zonder fratsen
Business Scorecard Manager biedt een platform voor het formuleren van doelstellingen, prioriteiten en strategieën, voor het meten van de prestaties, voor het detecteren en analyseren van kwesties en voor samenwerking en acties op basis van business intelligence. Het systeem maakt gebruik van een SharePoint intranet. Dat was voor de Hogeschool Utrecht een pré. Via een alleen voor bepaalde medewerkers toegankelijk deel van de intranet site wordt een performance management omgeving getoond. Deze kan worden ingericht met waarden en percentages. Visualisatie door middel van gekleurde iconen geeft aan of de waarden al dan niet voldoen aan de doelstellingen. Bij de Hogeschool Utrecht is ervoor gekozen de cijfers van het afgelopen jaar nog niet te visualiseren. “Aangezien 2005 al voorbij is zijn de trends niet meer van belang”, meent Martin Romijn. “Voor 2006 gaan we wel met de iconen en kleuren werken.”

Snel van start met een QuickStart
De implementatie van Business Scorecard Manager is uitgevoerd door Macaw, op basis van een zogenaamde QuickStart. Dit stelt een organisatie in staat in een korte tijd (10 dagen)  een begin te maken met BI in de eigen omgeving. Ook heeft Macaw geholpen bij het bouwen van de scorecards. De uiteindelijke scorecards - zeg maar de webpagina’s van Business Scorecard Manager - zijn door de hogeschool opgesteld. Martin Romijn: “Dat was heel nuttig. Bij het opzetten van de formules achter de webpagina’s kwamen we erachter dat de oude Excel bestanden enkele verkeerde formules bevatten. Dat komt nu niet meer voor, de omgeving van Business Scorecard Manager is veel overzichtelijker.”

‘We want more!’
Alle managementcijfers werden voorheen via Excel bestanden verspreid. Met Business Scorecard Manager maakt de hogeschool optimaal gebruik van het reeds aanwezige intranet. Het management ziet nu alle cijfers op één overzichtelijke locatie.
“Feitelijk hebben wij de huidige implementatie opgezet als proof of concept”, aldus de heer Romijn. “We wilden de mensen laten zien wat er mogelijk was. Daarom is ook afgezien van allerlei extra mogelijkheden. Het systeem is na de introductie enthousiast ontvangen.

De gebruikers ervaren het systeem als goed  toegankelijk en vinden veel indicatoren op één plaats. Het enige ‘probleem’ is dat gebruikers steeds méér willen.  Zo wil men nu van de cijfers op faculteitsniveau kunnen doorklikken naar de cijfers op opleidingsniveau.”

De toekomst
Zijn er nog wensen voor de toekomst? Martin Romijn: “Out of the box heeft Business Scorecard Manager zeer veel mogelijkheden. Bij de introductie hebben we afgezien van teveel toeters en bellen. Dit jaar willen we verder gaan en bijvoorbeeld de grafische onderdelen implementeren. Ook worden bepaalde indicatoren heroverwogen en wordt het systeem verder uitgebouwd. De gebruikte cijfers komen uit allerlei bronnen en worden nog grotendeels handmatig in de database ingevoerd. Wij bekijken uiteraard de mogelijkheden om gegevens te importeren uit andere systemen. Dat maakt de foutgevoeligheid kleiner en levert nog meer voordeel op ten opzichte van de oude situatie met Excel.”