Microsoft CRM en SharePoint geeft inzicht in voortgang praktijkopdrachten bij Hogeschool Utrecht

Tussen Hogeschool Utrecht en haar 'klanten', de studenten, vindt op veel manieren communicatie plaats. Dit contact verloopt nu voornamelijk via fysieke loketten. Behalve bij het Praktijkbureau waar een proef loopt om van een fysiek loket een digitaal loket te maken.

De case

Een student gaat in zijn loopbaan bij Hogeschool Utrecht (HU) een aantal keren op praktijkopdracht. En, zeker aan het eind van de opleiding, wordt deze praktijkopdracht meestal uitgevoerd bij een bedrijf. Voor al deze praktijkopdrachten zijn bedrijven nodig die een stage of afstudeerplek hebben voor één of meerdere studenten. Omdat je deze bedrijven met hun contactpersonen als klanten kunt zien, is ervoor gekozen deze bedrijfsgegevens vast te leggen met Microsoft Dynamics CRM.

Aan de andere kant zijn de studenten natuurlijk ook klanten van de HU. Aangezien de studentgegevens al in andere systemen vastliggen, is er een koppeling gebouwd zodat de studentgegevens ’s nachts bijgewerkt worden in CRM en daarmee zowel klant- als studentgegevens in één en hetzelfde systeem bekeken en bewerkt kunnen worden.

De oplossing

Een mogelijke praktijkopdracht bij een bedrijf heet een Lead binnen CRM. Als deze praktijkopdracht een vastere vorm aan gaat nemen, wordt de lead geconverteerd naar de entiteit Praktijkopdracht. Binnen deze entiteit kunnen via het opnemen van relaties verschillende personen gekoppeld worden. Zo kunnen één of meerdere studenten, de praktijkbegeleider vanuit de HU, een begeleidende docent en de begeleider vanuit het bedrijf, als relaties worden toegevoegd. Deze acties vallen alle binnen de standaardwerking van CRM en worden uitgevoerd door het Praktijkbureau van de HU.

Op het moment dat de praktijkopdracht is getekend, eigenlijk de opdrachtverstrekking vanuit het bedrijf naar de HU en de student, wordt er in CRM automatisch een SharePoint-site aangemaakt. Deze SharePoint-site wordt het communicatiemedium tussen het bedrijf waar de praktijkopdracht plaatsvindt, de HU en de student.

Buitenlandse stages vragen om meertaligheid

Bij het creëren van de SharePoint site worden aan de hand van de relaties die zich in CRM bij de praktijkopdracht bevinden, de autorisaties voor de site aangemaakt. Alle relaties krijgen schrijfrechten op de site. Voor de contactpersonen van het bedrijf wordt gecheckt of deze een account heeft bij de HU. Zo niet, dan wordt deze automatisch aangemaakt. Een account is namelijk nodig om op de SharePoint site te kunnen inloggen. Alle betrokken personen die rechten krijgen op de site, ontvangen hierover een e-mail met de URL van de bewuste site.

De site wordt ingericht op basis van een standaard sjabloon. Afhankelijk van de opleiding wordt ook direct een aantal standaard documenten op de site geplaatst. Zo wordt er een voortgangsrapportagesjabloon geplaatst dat het bedrijf moet invullen. Aangezien steeds meer studenten hun stages en afstudeeropdrachten in het buitenland doen, kan er gekozen worden voor vijf verschillende talen voor de SharePoint site. Op basis van de taal die ingegeven wordt in CRM, wordt de site aangemaakt in het Engels, Duits, Spaans, Frans of Nederlands. Ook de standaard documenten worden dan in de gekozen taal op de site geplaatst.

Nooit meer te laat een opdracht inleveren

De student, docent en bedrijfsbegeleider plaatsen documenten voor elkaar op de SharePoint-site. De student hoeft dus niet meer fysiek naar de HU om verslagen in te leveren. In de tweede fase van dit traject worden binnen CRM een aantal activiteiten aangemaakt die gekoppeld worden aan een workflow. Zo krijgt de praktijkbegeleider een seintje als er voor de desbetreffende praktijkopdracht bijvoorbeeld een verslag moet worden ingeleverd. Deze tweede fase wordt naar verwachting in 2007 gerealiseerd.

Per jaar worden bij de HU ongeveer 30.000 praktijkopdrachten uitgevoerd. Als de hele HU voorzien wordt van de combinatie CRM en SharePoint, worden er dus 30.000 SharePoint-sites aangemaakt en na een bepaalde periode ook weer verwijderd. In een vervolgtraject wordt, net als het aanmaken van sites, ook het verwijderen van de sites geautomatiseerd. Voor nu is HU in ieder geval alweer een goede stap verder op het gebied van digitale communicatie met de studenten.