Spaarne Ziekenhuis: online protocollenbeheer

Het actueel houden en naleven van werk- en zorgprotocollen heeft hoge prioriteit in een ziekenhuis. Daarom is het protocollenbeheer geautomatiseerd met behulp van InfoPath Office 2007 en workflows in SharePoint. Medewerkers zien op hun eigen intranetpagina ‘Mijn werk’ nu direct de protocollen die voor hen van belang zijn.

Het Spaarne Ziekenhuis is een regionaal ziekenhuis met circa 2000 medewerkers. Het heeft vestigingen in Hoofddorp en Heemstede, en ‘buitenpoliklinieken’ in Hillegom, Lisse en Zandvoort. Jaarlijks worden 17.000 patiënten opgenomen en vinden 11.000 dagbehandelingen en ruim 300.000 polikliniekbezoeken plaats.

De situatie
Halverwege 2005 vroeg het Spaarne Ziekenhuis Macaw naar de mogelijkheden van SharePoint. Het ziekenhuis wil op ICT-gebied voorop lopen maar had nog geen ziekenhuisbreed intranet. Daarom is begonnen met een pilot van het ‘SpaarneNet’ in SharePoint 2003. Hiermee werd een informatiearchitectuur vastgesteld en werden afdelingen met de meest urgente informatiebehoeften snel geholpen. Zodra de Bèta-2 van SharePoint 2007 beschikbaar kwam, is daarop overgeschakeld.

De uitdaging
De meeste medewerkers van zorgafdelingen hebben geen vaste werkplek. Zij zijn bezig met de verzorging van patiënten en niet met kennisdeling via een intranet. Daarom is het huidige SpaarneNet vooral een ‘publicatiesite’, waarop medewerkers bijvoorbeeld nieuws en personeelsinformatie vinden. Zo went men aan SpaarneNet voordat geavanceerde functionaliteit toegevoegd wordt ter optimale ondersteuning in het dagelijkse werk.

De implementatie
Sinds de zomer werken steeds meer afdelingen met het SpaarneNet. Zo deelt de afdeling chirurgie er informatie en is de medische en verpleegkundige bibliotheek beschikbaar. Een belangrijke component is het protocollensysteem. De protocollen werden ontsloten via een verouderd systeem en veelal geprint en in mapjes bewaard. Het actueel houden en naleven van de protocollen heeft echter hoge prioriteit in het ziekenhuis. Daarom is het protocollenbeheer binnen SpaarneNet geautomatiseerd met behulp van InfoPath Office 2007 en workflows in SharePoint. Medewerkers zien op de SpaarneNet pagina ‘Mijn werk’ nu direct de protocollen die voor hen van belang zijn.

In november is SpaarneNet ziekenhuisbreed live gegaan. Eind 2006 wordt het omgezet naar de definitieve versie van SharePoint 2007 en kan het SpaarneNet doorgroeien naar een digitale werkplek voor alle medewerkers.