Staatsbosbeheer: intranet tot in het bos

Staatsbosbeheer roept direct beelden op van boswachters, bos en andere onvervalste Nederlandse natuur. Deze beelden zijn inderdaad van toepassing, maar daarnaast is het ook een organisatie als alle andere.

En is ook bij Staatsbosbeheer de behoefte efficiënter samen te werken en kennis te delen de motor achter het ontstaan van hun intranet geweest.

De case
Kees Groeneveld, ICT Manager, vertelt: “Een aantal jaren geleden ontstond op diverse plekken binnen Staatsbosbeheer de vraag informatie over regels op personeelsgebied, ICT-voorzieningen, adresgegevens, e.d. toegankelijk te maken voor alle medewerkers. Tegen de verdrukking in, er was geen budget, ontstond er toch iets dat leek op een intranet. De inhoud en vormgeving ervan was echter heel divers, sloot niet op elkaar aan en was zeer lastig te beheren. Toch was het overduidelijk dat er veel behoefte aan was.”

Staatsbosbeheer besloot daarom twee intranetplatformen te evalueren om zo een gefundeerde keuze te maken. Naast Microsoft’s SharePoint Portal Server werd ook IBM’s WebSphere meegenomen in deze laatste selectieronde. Helaas voor WebSphere vond Staatsbosbeheer de technische complexiteit van dit product te hoog. De verwachting was dat hiervoor in de toekomst veel specialistische consultancy nodig was, terwijl Staatsbosbeheer juist op zoek was naar een intranetplatform dat zij op termijn grotendeels zelf kunnen beheren en naadloos zou integreren in de bestaande Windows-omgeving. De keuze viel derhalve op SharePoint.

Op 1 mei wordt het intranet door Macaw formeel opgeleverd aan opdrachtgever Kees Groeneveld. Er is voor gekozen om eerst een portalomgeving op te zetten en in een later stadium teamsites toe te voegen. Met dit laatste is echter al wel een voorzichtige start gemaakt. Kees Groeneveld: “Voor een paar projecten hebben wij, bij wijze van testcase, een teamsite aangemaakt. Maar dit wordt zo goed ontvangen in de organisatie, dat de roep om teamsites steeds groter wordt. Dit deel van het project verloopt dan ook voorspoediger dan wij hadden ingeschat.”

De Digitalis Roadshow
Toch zijn niet alle 1000 medewerkers van Staatsbosbeheer in één keer ‘om’. Daarom is gestart met de Digitalis Roadshow. ‘Digitalis’ is de naam die het intranet op basis van een interne prijsvraag gekregen heeft. De verwijzing naar het begrip ‘digitaal’ laat zich makkelijk raden, maar ‘Digitalis’ is ook de officiële naam van een in Nederland in het wild voorkomende plant: vingerhoedskruid. Een zeer spitsvondige naam dus voor dit specifieke intranet. De roadshow gaat langs alle regiokantoren  en verschaft informatie, achtergronden en instructies met betrekking tot het intranet.

De strategie achter de promotie van het gebruik van Digitalis is dat het op termijn DE centrale informatiebron voor het hele bedrijf wordt. Door continu te refereren aan het intranet (‘Die informatie, dat document, die notulen? Die kan je op Digitalis vinden’) gaan medewerkers wennen aan het feit dat hier alle informatie gevonden, gedeeld en opgeslagen wordt die nodig is om het werk goed uit te voeren.

De oplossing: Specifieke vragen krijgen specifieke oplossingen
Een veel gezien startpunt bij een corporate intranet is het ‘smoelenboek’. Wie is wie en waar te vinden? Bij Staatsbosbeheer was dit niet anders. Of toch wel. In de Wegwijzer (zoals deze tool hier heet) vinden medewerkers niet alleen informatie over wie op welke locatie zit en wat voor functie deze persoon heeft, maar worden ook individuele vaardigheden en expertise getoond. Door de toevoeging van uitgebreide zoekmogelijkheden kan een medewerker nu in mum van tijd een collega vinden die bijvoorbeeld boswachter is’ in Gelderland, of een collega die alles weet over educatie of de vogelgriep.

Deze verrijking van de standaard bedrijfsgids is op maat gemaakt door het Macaw SharePoint Competence Center voor dit project. Datzelfde geldt voor de manier waarop men binnen Digitalis omgaat met het plaatsen van afbeeldingen. In een standaard SharePoint-omgeving is dit vrij omslachtig.

Dit vond men bij Staatsbosbeheer ook. Vandaar dat er een Beeldbank is gemaakt van waaruit plaatjes met één klik op de knop geselecteerd en in artikelen getoond kunnen worden.

Slim hergebruik van webparts
Het intranet van Staatsbosbeheer heeft alles in zich uit te groeien tot die ene centrale informatiebron, zoals Kees Groeneveld dit voor ogen heeft. Naast bovengenoemde functionaliteiten kunnen medewerkers ook allerhande externe applicaties (bedrijfskleding bestelsite, GIS applicaties) via het intranet benaderen. De uitbreiding van de teamsites en de persoonlijke intranetpaginas, de zogenaamde ‘My Site’, staat voor de komende maanden op de agenda terwijl volgend jaar een begin wordt gemaakt met de website, staatsbosbeheer.nl.

Om er nu voor te zorgen dat handige features als de Beeldbank en de Wegwijzer+ hergebruikt kunnen worden zijn deze generiek gemaakt en binnen het SCC centraal opgeslagen. Zo kunnen ook andere projecten hier hun voordeel mee doen.