Thuisweb: Het nieuwe intranet voor Havenbedrijf Rotterdam

Het Havenbedrijf Rotterdam N.V., met ca. 1.200 medewerkers, versterkt de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven als logistiek knooppunt én industriecomplex van wereldniveau. Niet alleen in omvang, maar ook in kwaliteit. De kerntaken van het Havenbedrijf zijn de duurzame ontwikkeling, beheer en exploitatie van de haven en het handhaven van de vlotte en veilige afhandeling van de scheepvaart. Zie ook www.portofrotterdam.com.

Nieuw Intranet

Thuisweb is de naam van het intranet van het Havenbedrijf Rotterdam (HbR). In augustus 2008 is Macaw begonnen met het bouwen van een nieuw Thuisweb. Het dateert uit 2000 en is ontwikkeld met de technische kennis en middelen die toen voorhanden waren. Deze middelen voldoen niet meer aan de eisen die nu gesteld worden bij de inrichting van een professioneel intranet. De Thuisweb pagina’s werden gemaakt met behulp van een verouderde versie van Dreamweaver. De nieuwsberichten bijvoorbeeld, werden opgerold door handmatig teksten her en der te verzamelen en op de homepage te kopiëren. Uit eigen onderzoek is gebleken dat de inhoud, structuur, navigatie en interactie niet meer voldeden aan de behoeften en wensen van de gebruikers. Voor het HbR werd het daarom tijd een nieuw intranet te bouwen en dat gebeurde op basis van SharePoint. SharePoint moet uiteindelijk binnen het HbR meerdere functies gaan krijgen.

Samenwerking

Macaw werkt nauw samen met de afdelingen Digitale Media en Informatie Voorziening. Digitale Media (DM) is verantwoordelijk voor de inzet van internet en intranet en heeft de dagelijkse projectleiding in handen. DM is onderdeel van de hoofdafdeling Corporate Communication Strategy (CCS), de afdeling die waakt over de identiteit en het imago van het Havenbedrijf. Daarnaast werkt Macaw samen met Getronics, dat de ICT werkzaamheden uitvoert in opdracht van Informatie Voorziening. Binnen het Thuisweb-project beheert Getronics namelijk de servers en verzorgt de uitrol van onze producten.

Thuisweb fase 1

In de eerste fase van het nieuwe Thuisweb is uitgegaan van het principe om eerst MOSS 2007 in een basisuitvoering te implementeren. Deze implementatie heeft op een dusdanige manier plaatsgevonden dat de geavanceerde doelen en functionaliteiten in een latere fase behaald kunnen worden.

In deze fase zijn de volgende zaken opgeleverd:

• Design van HbR;
• Site Structuur;
• Sitemap;
• Nieuws, inclusief aggregatie van nieuws uit onderliggende sites;
• Search;
• Basis oplossing voor veelgebruikte formulieren;
• Koppeling met E-directory van Novell voor “de telefoongids” in Thuisweb op basis van de standaard SharePoint-functionaliteit;
• Teamsites;
• Andere out-of-the-box SharePoint-functionaliteit.

Thuisweb fase 2

Kort op de eerste fase is fase 2 opgestart. In deze fase is een aantal zaken uitgebreid en toegevoegd aan Thuisweb. Deze zijn onder andere:

• Uitgebreidere templates voor teamsites voor verschillende doelgroepen;
• Integratie van Nintex Workflow en Nintex Reporting voor uitgebreide workflows en rapportages voor bijvoorbeeld gebruik van Thuisweb;
• Uitgebreidere formulieren (Forms server) die ook gebruik maken van Nintex Workflow.

Naast deze functionele uitbreidingen heeft Macaw ook een advies uitgebracht hoe verder te ontwikkelen op het SharePoint-platform. Zowel voor Intranet, Internet als een Extranet. Maar ook de organisatorische noodzakelijkheden daarom heen moeten worden vormgegeven.