TI Pharma verhoogt effectiviteit van farmaceutisch onderzoek met Microsoft CRM en SharePoint

Bij het Topinstituut Pharma (TI Pharma) werken onderzoekers uit academische wetenschapscentra en de farmaceutische industrie samen aan grensverleggend, multidisciplinair onderzoek dat gericht is op een verbeterde ontwikkeling van maatschappelijk waardevolle medicijnen. Dit Nederlandse instituut vormt een essentiële schakel bij het combineren van kennis uit academische en industriële wetenschapscentra. De samenwerking binnen onderzoeksprojecten biedt unieke mogelijkheden om de wetenschappelijke fundering van farmaceutisch onderzoek in Nederland te versterken.

De onderzoeksportefeuille van TI Pharma is gebaseerd op de ziektegebieden zoals gespecificeerd in Priority Medicines, een rapport van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO). De kennis die tijdens dergelijke projecten wordt vergaard, levert een belangrijke bijdrage aan het beter, sneller en goedkoper ontwikkelen van nieuwe geneesmiddelen. Sinds de oprichting in 2006 heeft de organisatie een snelle groei doorgemaakt. Tot dusver zijn er 49 onderzoekconsortia gevormd waaraan 28 universiteiten, medische centra en kennisinstituten en 46 industriële partners deelnemen. In totaal zijn ongeveer 600 onderzoekers van de verschillende academische instellingen en farmaceutische bedrijven bij TI Pharma betrokken.

Nieuwe werkomgeving

Denis Groot, Projectleider bij TI Pharma: “Om goed en vooral ook efficiënt te kunnen samenwerken met onze onderzoekers waren wij op zoek naar een meer gecentraliseerde werkomgeving. Eén plek waar onze onderzoekers hun informatie kunnen vinden en met elkaar delen. Daarnaast zochten we een manier om de projectadministratie te vereenvoudigen. Dit was voorheen een nogal tijdrovend proces. In Macaw vonden we een goede partner die een oplossing op maat heeft gemaakt.”

Om de ruim 600 onderzoekers te bereiken en ervoor te zorgen dat zij op een gebruikersvriendelijke manier informatie kunnen delen en kunnen samenwerken, is een Microsoft SharePoint omgeving opgezet. Voor elk onderzoek wordt nu een aparte teamsite aangemaakt waarop de onderzoek informatie centraal wordt opgeslagen en deze direct inzichtelijk is voor de mensen die toegang hebben verkregen tot deze site.

Omdat er ook een sterke wens was om het projectadministratieproces te vereenvoudigen is gekozen voor Microsoft Dynamics CRM. Dit is gekoppeld aan SharePoint waar het als een back office fungeert en als het ware SharePoint aanstuurt. Het doorvoeren van alle wijzigingen die op projecten plaatsvinden was in het oude systeem een nogal tijdrovend proces en dit kon vaak ook alleen door een ervaren gebruiker uitgevoerd worden.

Self service-portaal

Medewerkers van TI Pharma maken een project aan in CRM waarbij ze aangeven wordt welke onderzoekers erbij betrokken zijn. Omdat CRM is gekoppeld aan SharePoint wordt op hetzelfde moment in SharePoint een teamsite aangemaakt en ontvangen de betrokken onderzoekers per e-mail hun inloggegevens. De persoonsgebonden gegevens van de onderzoeker worden automatisch op de persoonlijke pagina van de onderzoeker gepubliceerd. De onderzoeker kan hier zelf wijzigingen doorvoeren.

Microsoft SharePoint omgeving TI Pharma

Groot:“Vroeger stuurden de onderzoekers hun wijzigingen per e-mail. Het was bijna een dagtaak om dit up-to-date te houden. Door SharePoint ook als een self service-portaal in te richten kunnen de onderzoekers hun persoonlijke gegevens zelf aanpassen en deze worden automatisch gesynchroniseerd met het CRM-systeem.” Eén centrale werkomgeving

De SharePoint teamsite wordt niet alleen ingezet voor het bijhouden van de persoonlijke gegevens, maar vooral voor het publiceren van alle informatie over het project, zoals team updates, ingediende patentaanvragen en voortgangsrapportages. Omdat alle administratieve informatie ontsloten wordt naar het CRM-systeem, kan de TI Pharma-medewerker gemakkelijk inzicht krijgen in de voortgang van het project en daar, indien noodzakelijk, direct op sturen. Groot: “Het prettige aan het CRM-systeem is dat het heel gebruikersvriendelijk is en al onze medewerkers ermee kunnen werken. Informatie is centraal gekoppeld en - in tegenstelling tot voorheen - hoeft men niet meer aan collega’s te vragen welke instanties er bijvoorbeeld betrokken zijn bij een project. Door het CRM-systeem zijn de administratieve zaken nu direct toegankelijk en inzichtelijk voor iedereen. In feite is SharePoint de centrale werkomgeving waarbinnen alles gedaan wordt en de administratie erachter wordt bijgehouden in CRM.”

In the cloud

TI Pharma ondersteunt een vijftigtal projecten, al deze projecten hebben een tijdsduur van ongeveer vier jaar. Groot: “Door deze constructie hebben we besloten zowel de SharePoint-omgeving als de CRM-omgeving gehost, via de cloud bij Macaw, af te nemen. Hierdoor lopen we minder risico door de investering te verspreiden. We betalen nu per maand, per gebruiker, waarbij het aantal gebruikers maandelijks kan worden aangepast. Aangezien we zelf niet de kennis in huis hebben om ondersteuning te kunnen geven op beide platformen is besloten ook het support bij Macaw onder te brengen.”

Doorontwikkeling

In 2010 is gewerkt aan nieuwe functionaliteit. Zoals een manier waarbij een projectconsortium afspraken kan inplannen met de onderzoekers, een soort ‘datumprikker’ binnen SharePoint. En een mailing tool dat ervoor zorgt dat je groepen binnen een project gemakkelijk kunt mailen.