Het groeipad van een intranet

Macaw Portal Dimension Model verschaft inzicht in ontwikkeling van een intranetportal

Bij de bouw van een corporate intranet, zien we een beperkt aantal doelstellingen steeds terugkomen. Toch verschillen intranetten behoorlijk in uitvoering. Hoe komt dit? Een organisatie kiest natuurlijk uit de verzameling doelstellingen de voor hen belangrijkste en geeft prioriteit aan alles wat bijdraagt tot de realisatie hiervan. Andere doelstellingen komen pas in een volgend stadium aan de orde.

Door de soms grote verschillen tussen verschillende corporate intranetten is een heldere vergelijking tussen diverse intranetten en hun realisatietraject moeilijk. De gekozen doelstelling en de gefaseerde aanpak brengen immers uiteenlopende technische en organisatorische gevolgen met zich mee. Het door Macaw gehanteerde Macaw Portal Dimension Model (MPDM) is een goede hulp bij het kijken naar en denken over een intranet.

Eisen en Impact
Het Macaw Portal Dimension Model wordt gebruikt om meer inzicht te krijgen in de ontwikkeling van de fenomenen ‘intranet’ en 'portal' in het algemeen en de ontwikkeling van een intranet voor een specifieke organisatie in het bijzonder. Door te bepalen in welke fase(n) het te realiseren intranet zich bevindt, krijgen betrokkenen inzicht in de impact die de realisatie op de organisatie zal hebben en welke organisatieonderdelen daarbij betrokken moeten zijn.

Binnen dit model onderscheiden we de volgende vier fasen:

Eerste fase: Organisatie (Informatie)
Doel is het verbeteren van informatievoorziening en communicatie door middel van het publiceren van informatie. In deze fase zal het intranet centraal in de organisatie worden gerealiseerd en onderhouden. Omdat het verstrekken van informatie over de eigen organisatie essentieel is, zal de structuur van de portalsite vaak overeenkomen met de organisatiestructuur.

Tweede fase: Gebruiker (Interactie)
Verbetering van de persoonlijke efficiëntie van gebruikers is in deze fase de belangrijkste doelstelling. Er wordt dieper ingegaan op de behoeften van de doelgroepen van het intranet. Deze doelgroepen krijgen verantwoordelijkheid voor de informatie en de structuur van hun deel van de intranet portal. De portal homepage kan in meer of mindere mate worden gepersonaliseerd om zo goed mogelijk aan de behoeften van de gebruikers tegemoet te komen.

Derde fase: Activiteit (Transactie)
In deze fase moet het intranet de samenwerking tussen personen of groepen met een gedeeld belang verbeteren door sneller informatie te creëren, delen en distribueren. In deze fase gaat een intranet echt ingrijpen in de manier waarop mensen hun werk doen. Workflowsystemen en andere bedrijfskritische applicaties zullen deel gaan uitmaken van het intranet portal.

Vierde fase: Proces (Transformatie)
In dit stadium van de ontwikkeling is het intranet volkomen gericht op het verbeteren van processen binnen de core business van de organisatie. Gebruikmakend van de portal technologie worden de processen gereorganiseerd om de winstgevendheid van de organisatie te verhogen.