Het zoeken voorbij: echt gebruik maken van de waarde van zakelijke informatie

Als zoeken zo simpel is, waarom zijn we dan zoveel van onze werktijd kwijt aan het zoeken naar de informatie die we nodig hebben?

Zoeken lijkt zo’n simpel idee: je typt een paar woorden in een browser en je bent vrijwel meteen verbonden met een gigantisch universum van websites en documenten. Het is een krachtig concept dat een omwenteling heeft teweeggebracht in de manier waarop we informatie gebruiken en zaken doen. Maar als zoeken zo simpel is, waarom zijn we dan zoveel van onze werktijd kwijt aan het zoeken naar de informatie die we nodig hebben? Gemiddeld kost ons dat 9,5 uur per week, volgens een recente studie. Erger nog, waarom vinden we in 60 tot 80 procent van de gevallen de gezochte documenten helemaal niet?

Het probleem zit in de wijze waarop zakelijke informatie wordt verzameld en opgeslagen. Veel van de informatie die we op ons werk nodig hebben, zit verborgen op plaatsen waar een conventionele internetzoekmachine nooit komt: in e-mailberichten, op de harde schijf van een collega of in bedrijfsdatabases. En dat is alleen nog maar de informatie die in digitale vorm bestaat. Daaraan kan nog de informatie worden toegevoegd die mensen in hun hoofd hebben opgeslagen. Volgens sommige schattingen vormt deze ‘stille knowhow’ misschien wel 80 procent van de echt bruikbare informatie en kennis in de gemiddelde organisatie.

Het is eigenlijk een tweeledig probleem, dat door Microsoft-topman Bill Gates wordt gekenschetst als ‘een teveel én een tekort aan informatie’. Enerzijds worden we overspoeld door zoveel informatie dat de stroom bijna onmogelijk bij te houden is. Toch is dat nog maar het begin van het probleem. In het bedrijfsleven is het simpelweg vinden van informatie niet genoeg. Gegevens worden pas echt waardevol wanneer ze zijn omgezet in inzicht dat vervolgens tot concurrentievoordeel leidt. Dat is het probleem van het informatietekort: hebben we niet alleen de juiste informatie maar ook de juiste hulpmiddelen om die informatie effectief te kunnen gebruiken?

De oplossing van deze problemen vergt iets veelzijdigers dan wat de huidige zoekmachines te bieden hebben. En terwijl veel mensen hebben zitten wachten op een antwoord van Google of Yahoo, is het Microsoft dat op het punt staat om technologische innovaties te introduceren. Daarmee zullen informatiewerkers niet alleen effectiever op internet zoeken maar ook iets nog krachtigers en waardevollers realiseren: zij zullen de informatie vinden die zij nodig hebben, ongeacht waar deze is opgeslagen, en die informatie kunnen delen met collega’s om weloverwogen besluitvorming mogelijk te maken.

Met de introductie van Windows Vista, Microsoft Office 2007 en Microsoft Exchange Server 2007 helpt Microsoft bedrijven de kloof tussen mensen en informatie te overbruggen door zoekmogelijkheden te integreren in ieder aspect van de creatie, het beheer en het gebruik van informatie. In plaats van alleen een extra werkbalk of webpagina aan te bieden, zorgt Microsoft ervoor dat de zoekmogelijkheden volledig zijn verweven in het fundament van de zakelijke infrastructuur.

Het uitgangspunt is software die beter is afgestemd op de manier waarop bedrijven informatie creëren en bewaren. Microsoft Office SharePoint Server 2007 voorziet in één centrale locatie voor opslag en beheer van documenten, waardoor het vele malen eenvoudiger wordt om bedrijfskritische informatie te vinden en te gebruiken. Om de relevantie van zoekresultaten te verhogen, is de zoekfunctie van Windows Vista overal in het besturingssysteem geïntegreerd en voorzien van krachtige nieuwe indextechnieken en -algoritmen. Hiermee is de basis gelegd voor oplossingen waarmee kan worden gezocht in alle soorten gestructureerde en ongestructureerde zakelijke informatie, van e-mailberichten tot informatie in branchespecifieke applicaties en gegevens die zijn opgeslagen in bedrijfsdatabases.

Een van de grootste belemmeringen voor toegang tot informatie in ondernemingen is de grote verscheidenheid aan locaties waar gegevens worden bewaard, in gestructureerde oplossingen zoals ERP-systemen maar ook in minder gestructureerde bronnen zoals gedeelde harde schijven en interne portals. Dit leidt tot processen die pijnlijk inefficiënt kunnen zijn en mensen bijvoorbeeld dwingen de ene applicatie te verlaten, zich aan te melden bij een andere, één stukje informatie te zoeken, dit op papier te noteren en vervolgens terug te gaan naar hun oorspronkelijke applicatie, alleen maar om een simpele taak te verrichten als het verzenden van een e-mailbericht aan een klant. Microsoft Office 2007 biedt een kader voor informatiebeheersystemen waarin deze complexiteit is vervangen door één uniforme manier om bij informatie te komen, waar deze zich ook bevindt. Daarbij beperken de mogelijkheden zich niet tot het bureaublad maar worden ook mobiele media meegenomen: met Exchange Server 2007 kunnen mobiele gebruikers zelfs in hun e-mail zoeken naar dat ene belangrijke item dat zij nodig hebben, waar zij ook zijn.

Voor veel bedrijven zal Microsoft Office SharePoint Server 2007 het hart vormen van nieuwe end-to-end informatiebeheersystemen. Office SharePoint Server 2007 maakt centrale opslag mogelijk van alle zakelijke documenten, waardoor bedrijven processen kunnen stroomlijnen, de naleving van beleidsregels kunnen verbeteren en bedrijfsinformatie beter kunnen beveiligen.

Het is specifiek ontworpen om de toegankelijkheid van informatie te vergroten en biedt mensen niet alleen toegang tot bedrijfsgegevens in gewone branchespecifieke applicaties maar ook zoekmogelijkheden in een breed scala van veelgebruikte informatiebronnen zoals gedeelde harde schijven, websites, portals, openbare mappen en zelfs Notes-databases. Hierdoor is Office SharePoint Server 2007 het ideale uitgangspunt voor een alomvattend bedrijfszoeksysteem.

Office SharePoint Server 2007 helpt ook bij het oplossen van een van de lastigste en belangrijkste informatie-uitdagingen in het bedrijfsleven: optimaal gebruik maken van de kennis en ervaring die medewerkers bezitten. Office SharePoint Server 2007 biedt de mogelijkheid om deskundigheid en sociale netwerken in een organisatie in kaart te brengen, zodat medewerkers snel contact kunnen opnemen met mensen die beschikken over de juiste vaardigheden, kennis en relaties.

Het lijdt geen twijfel dat de evolutie van de zoekmogelijkheden de laatste tien jaar grote gevolgen heeft gehad. Maar het is evenzeer duidelijk dat traditionele zoekbenaderingen op basis van geïndexeerde webpagina’s niet langer voldoen aan de eisen die het bedrijfsleven stelt. Met de introductie van Windows Vista, Microsoft Office 2007 en Exchange Server 2007 helpt Microsoft bedrijven een grote stap te zetten op weg naar een nieuw tijdperk waarin het begrip ‘zoeken’ zal plaatsmaken voor de notie van naadloze toegang tot kennis. In dit nieuwe tijdperk zullen bepaalde terugkerende oninteressante werkzaamheden verdwijnen, zoals het blind doorbladeren van websites op zoek naar dat ene informatie-item, of het handmatig verplaatsen van gegevens van het ene naar het andere systeem. In plaats daarvan zullen medewerkers hun tijd en hun creatieve energie kunnen richten op werk waarmee echte waarde en groei wordt gegenereerd.

De dienstverlening rondom Enterprise Search is binnen Macaw belegd bij het Information Worker Solution Center