Wat is mijn intranet waard?

Wat zijn de financiële voordelen van de intranetomgeving en hoe kan dit juist worden onderbouwd?

Door de positieve signalen vanuit het economische landschap behoren investeringen in IT weer tot de mogelijkheden. Er is aldus ruimte aanwezig om te investeren in nieuwe technologie in samenhang met procesgang (zowel primair als secundair). De kosten van een intranetomgeving worden in dit investeringskader steeds vaker gekoppeld aan een duidelijke business case.
Het vaststellen van toegevoegde waarde van een corporate intranet en investeringen hieromtrent wordt daardoor opportuun. Wat zijn de financiële voordelen van de intranetomgeving en hoe kan dit juist worden onderbouwd?

Een praktijkcase

Een internationale klant met een SharePoint 2003 intranetomgeving stelde de vraag: “Hoe berekenen wij het financiële voordeel dat ons corporate intranet ons oplevert?”
Bijvoorbeeld: er wordt een teamsite aangemaakt om een internationaal projectteam te faciliteren dat de opening van een nieuwe fabriek moet onderzoeken. Hoeveel kostenbesparing wordt gerealiseerd door actief gebruik te maken van de intranetomgeving?

Vanuit Macaw is een calculatiemodel opgesteld om dit te berekenen. Elk initiatief om het intranet-platform te gebruiken bij ondersteuning van de bedrijfsprocessen dient te worden voorzien van een verkorte business case inclusief “benefitsformulier”.

Uiteraard wordt hierbij het intranet zelf (Microsoft SharePoint Portal platform in combinatie met Microsoft InfoPath) ten volle benut. Middels het InfoPath formulier wordt de business case samengevat en wordt deze rechtstreeks aan de intranet projectenlijst toegevoegd. Hierdoor wordt direct inzichtelijk, uitgezet naar totaal score, welke casussen uitstaan. Aanvullend wordt de informatie op snelle en effectieve manier beschikbaar gesteld voor validatie. Dit om een gewogen afweging te kunnen maken aangaande het nut en de kostenbesparingen (benefits) ten aanzien van de aangedragen initiatieven.

Het calculatiemodel

Om een gedegen calculatiemodel neer te zetten zijn twee scenario’s relevant:

1. De waardering van de bestaande intranetomgeving
2. De appreciatie van toekomstige investeringen

Een intranetomgeving bestaat over het algemeen uit een zeer divers applicatielandschap. Hierdoor is het vaak lastig om op een gefundeerde en eenduidige manier de toegevoegde financiële waarde van een intranetomgeving te berekenen. Door dit applicatielandschap onder te verdelen in een drietal categorieën wordt het mogelijk om op gestructureerde wijze een toegevoegde waarde bepaling door te voeren. De relevante applicatie categorieën in deze zijn in onderstaande figuur weergegeven.

Met Utility worden applicaties bedoeld die primair geïnstalleerd zijn om de operationele kosten te verlagen. Business enhancement applicaties zijn er juist op gericht om de bedrijfsprestaties en het concurrentie voordeel waar mogelijk te verbeteren.
De derde categorie, Frontier, bevat applicaties gericht op innovatie en business ontwikkeling.

Aan de hand van deze onderverdeling wordt het mogelijk om de huidige intranetomgeving te voorzien van een gedragen waardeberekening. Daarvoor is een aantal stappen relevant. Allereerst is een inventarisatie van de huidige applicatieomgeving vereist waarna een en ander qua gebruik naar de toekomst toe geanalyseerd dient te worden. Vervolgens wordt de financiële validatie uitgevoerd. Deze stappen zijn gebaseerd op de prioriteitstelling van het corporate intranet: ondersteuning bij de operatie, actieve proceskoppeling met bedrijfsprocessen en/of support bij innovatie.

De Business case

Een corporate intranet is een levend platform. Dat wil zeggen dat uitbreidingen, op basis van een afgestemd fundament, op regelmatige basis voorkomen. Naast een waardecalculatie betreffende het bestaande platform geldt dan ook een continue behoefte aan afstemming tussen kosten en opbrengsten. Deze moeten worden afgezet tegen de bestaande bedrijfsprocessen om per casus een verkorte business case samen te stellen. Door het opzetten van een verkorte business case wordt de organisatie gedwongen om een vertaling te maken vanuit de huidige situatie naar de gewenste situatie waarbinnen het intranet een primaire rol vervult (zie figuur 2).

Het primaire knelpunt moet worden aangeduid om vervolgens de uitdaging in te vullen door gebruik te maken van de beschikbare intranettechnologie. Ook hierin is het van belang om een uniform model te creëren waarop de business case gebaseerd dient te worden. Elementen die in de business case dienen te worden meegenomen zijn: analyse huidige situatie (o.a. SWOT en stakeholders), overzicht applicatie omgeving, toekomstige situatie (o.a. processen, capaciteiten) en een financiële paragraaf. Dit levert een ontwikkelingsdiscrepantie op bestaande uit concrete eisen, welke dienen te worden weergegeven in een ontwikkelingsprogramma.

De calculatie factoren

De continue stroom aan ‘demand’ vanuit de organisatie leidt tot een omvangrijke projectenkalender aan de ‘supply’ (intranet) kant. Door te werken met uniforme calculatie factoren aangaande de business cases wordt het mogelijk om de vraag vanuit de organisatie op een juiste manier te kanaliseren. Uit ervaring blijkt dat een uniform calculatie model het mogelijk maakt om lijn aan te brengen in het projectenoverzicht. Bij de samenstelling van dit model zijn de volgende factoren van belang:
• Toegevoegde waarde
• Hergebruik
• Realisatietijd
• Strategische impact

Elk van deze factoren dient van een wegingscriterium te worden voorzien dat afhankelijk is van de situatie binnen de organisatie en het belang van de individuele factor. Op basis van een verrekening tussen weging en factor wordt een totaalscore behaald. Deze score bepaalt vervolgens het projectbelang: laag, medium of hoog. Het gebruik van uniforme calculatie factoren biedt aldus een gestructureerd model resulterend in een organisatiebrede prioriteitstelling en acceptatie.

Conclusie

Het organisatiebreed introduceren van een gefundeerd model voor intranetwaardebepaling heeft vele voordelen. Door investeringen in het corporate intranet te beschouwen als een business case wordt het mogelijk de toegevoegde waarde van intranettoepassingen nauwkeurig te bepalen. Zowel vanuit de ‘demand’ (Business) als vanuit de ‘supply’ (IT) komt er dan consensus over de gehanteerde prioritering, methodiek en uitkomst.