Column Ruim baan voor de griep

Iedere vrijdagmiddag wordt op Radio 538 de Nederlandse Top 40 uitgezonden. De presentatie is al sinds jaar en dag in handen van Jeroen Nieuwenhuizen, die alleen niet te horen is bij vakantie en bij ziekte. Althans, dat was zo. Enige tijd terug werd hij geveld door de Mexicaanse griep en werd de presentatie overgenomen door een collega. Na een aantal dagen voelde Jeroen zich in principe goed genoeg om weer aan de slag te gaan, maar vanwege besmettingsgevaar werd besloten om nog een paar dagen thuis te blijven. Vervolgens gebeurde er iets dat op zichzelf misschien niet heel bijzonder is, maar wel een situatie weergeeft waar nog te weinig organisaties bij stil staan.

Jeroen presenteerde de Top 40 namelijk vanuit zijn thuisstudio. Moderne techniek maakte het mogelijk voor hem om live vanuit zijn huis uit te zenden en direct in contact te staan met collega’s in de studio in Hilversum. Zonder enige problemen of storingen werd de uitzending verzorgd en kon er gewoon gewerkt worden, zonder dat Jeroen fysiek aanwezig hoefde te zijn in Hilversum.

Voor de zomer werd voorspeld dat tussen de 20 en 30 procent van de werkende bevolking van Nederland in het najaar thuis zou komen te zitten als gevolg van de Mexicaanse griep. Uiteindelijk is dit cijfer bij lange na niet gehaald en gelukkig maar. Maar stel nou dat we dat cijfer wel zouden halen. In hoeverre zijn organisaties voorbereid om met 20 tot 30 procent minder capaciteit om te gaan? Betekent het dat projecten en of opdrachten niet meer kunnen worden uitgevoerd? Gaat dit uiteindelijk ten koste van klanten? Of zijn organisaties in staat de verwachte impact van de Mexicaanse griep op te vangen?

Het is natuurlijk slechts een voorbeeld, maar zo zijn er talloze. Het is belangrijk dat een organisatie in staat is zich zo goed mogelijk te wapenen tegen negatieve invloeden op de continuïteit. Met de hedendaagse techniek is het mogelijk om niet meer alleen een bepaalde situatie te voorkomen, maar juist flexibeler en adequater op te treden als een situatie zich wel voordoet. In het genoemde voorbeeld was het natuurlijk beter geweest als Jeroen niet ziek was geworden, maar toen de situatie zich voordeed is de impact hiervan duidelijk beperkt. Steeds meer organisaties zien deze mogelijkheden en zetten ze actief in.

Veel organisaties bieden namelijk al mogelijkheden voor externe toegang op het bedrijfsnetwerk via VPN, of extranet. Instant Messaging is snel opgezet binnen en soms ook buiten het bedrijfsnetwerk. En steeds meer intranetten zijn opgebouwd vanuit een centrale omgeving zoals bijvoorbeeld SharePoint en beschikken standaard over fora, blogs en wiki’s. Instrumenten die hier ook in deze context genoemd moeten worden.

Maar al deze mogelijkheden voor het uitwisselen van informatie en het delen van kennis geven een volledig nieuwe dimensie aan het gebied van kennismanagement. Een goede grip op de kennis-life cycle, van kenniscreatie tot kennisdestructie, is noodzakelijk om de instrumenten maximaal in te zetten en optimaal gebruik te kunnen maken van de expertise en kennis die aanwezig is in de organisatie. Zelfs ten tijde van een grieppandemie.