Tijd voor een IO-pener

Bijna iedereen kent Microsoft van Windows, Office en MSN Messenger, ook al heet dat tegenwoordig Windows Live Messenger. Een wat kleinere groep mensen kent Microsoft van hun server producten, zoals SharePoint, SQL Server en Exchange. Slechts een nog kleinere groep mensen kent Microsoft inmiddels ook vanwege enkele niet-technische zaken, zoals Het Nieuwe Werken, Impact 2.0 en Microsoft Infrastructuur Optimalisatie. Dat is jammer, want vooral laatstgenoemde biedt organisaties juist een goed startpunt voor het oplossen van complexe business vraagstukken.

Net zoals met eigenlijk alle IT vraagstukken is ook het optimaliseren van de IT infrastructuur geen doel op zich. Het is een strategisch middel om te komen tot een betere IT dienstverlening aan de business. Door het zo goed mogelijk op elkaar afstemmen van de geboden IT faciliteiten en de vraag van de business wordt de afstand tussen beide verkleind. Twee partijen die niet zonder
elkaar kunnen, maar ook regelmatig moeite hebben om effectief met elkaar samen te werken. Door deze samenwerking kan IT zich overigens ook meer als interne partner positioneren en structureel bijdragen aan het behalen van de ambities en doelstellingen van de organisatie.

Verder betekent optimalisatie meer inzicht in de informatiestromen en uiteindelijk meer grip op de informatie voorziening. Wat uiteindelijk resulteert in meer wendbaarheid, de mogelijkheid om sneller en effectiever in te spelen op veranderingen in de eigen organisatie, maar ook in de markt.

De kern
De IT infrastructuur is voor de gemiddelde eindgebruiker vaak een onzichtbare vanzelfsprekendheid. Hij of zij maakt zich niet druk om bijvoorbeeld servers, storage oplossingen en applicatiebeheer, het moet gewoon werken. Hierin ligt ook de kern van de activiteiten van IT; het leveren van faciliteiten en/of middelen voor organisaties om zaken te doen over de hele wereld, hun ambities en doelstellingen waar te maken en hun creativiteit om te zetten in realiteit. Maar ook voor IT lijkt de eindgebruiker soms ver weg. Bovenal zal duidelijk moeten zijn dat IT een facilitator is, een interne dienstverlener. Pas dan heeft optimalisatie ook potentiële meerwaarde, vanwege de directe koppeling met de business en dus met het resultaat van de organisatie.

In de eerste plaats zal de organisatie met een duidelijke visie betreffende ambities en doelstellingen richting moeten geven. Voor het daadwerkelijk invullen hiervan is een optimale informatie voorziening noodzakelijk. Het is de taak van ICT om in gezamenlijk overleg met de business te bepalen aan welke voorwaarden deze informatievoorziening of –infrastructuur zou moeten voldoen. Vanuit deze dialoog is er ruimte voor de ontwikkelingen in de organisatie, maar ook voor ontwikkelingen op technisch vlak. Bovendien kan er worden onderzocht welke kansen en mogelijkheden er zijn voor beide aandachtsgebieden.

Vraag en aanbod
Uiteindelijk draait het om mensen, het kloppende hart in elke organisatie. Zoals al eerder is gesteld, zijn zij de reden dat er datacenters worden ingericht, netwerken worden opgebouwd en dat er informatiesystemen worden ontwikkeld. Het aanbod aan IT diensten en producten is er op gericht dat zij hun werkzaamheden zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Het is belangrijk om dat niet te vergeten. Natuurlijk is er de wisselwerking, nieuwe technologische mogelijkheden bieden nieuwe inzichten in hoe dingen beter kunnen, of veiliger, of sneller, of goedkoper. De keuze begint echter altijd weer bij de mensen die de oplossing daadwerkelijk gebruiken.

De meerwaarde
Volgens de laatste cijfers van de Standish Group faalt 24% van de ICT projecten. Hoewel hier een redelijk groot aantal verschillende oorzaken voor wordt aangewezen, zijn eigenlijk alle oorzaken terug te leiden tot twee hoofdaspecten. Ten eerste blijkt dat implementaties vaak te beperkt worden uitgevoerd. Er wordt veelal geconcentreerd op het technisch implementeren van slechts dat ene project, waarbij het niet technische gedeelte vaak wordt onderbelicht en er onvoldoende draagvlak of toegevoegde waarde wordt bereikt. Ten tweede is er te weinig doorlopende aandacht voor de business requirements, voornamelijk wanneer deze gedurende het project wijzigen wordt er te weinig rekening gehouden met de invloed hiervan op het op te leveren projectresultaat.

Een goede afstemming tussen technische mogelijkheden en organisatorische behoefte leidt tot een aantal mogelijke scenario’s waarin mensen via processen, ondersteund door techniek, doelen proberen te bereiken. Deze scenario’s staan centraal in het Infrastructuur Optimalisatie denken.

Uiteindelijk leidt een geoptimaliseerde infrastructuur tot een lagere TCO (Total Cost of Ownership) doordat IT (diensten) effectiever en goedkoper kunnen worden aangeboden. Daarnaast zal er door verhoogd inzicht kunnen worden gestuurd op samenhangende projecten en op een middellange termijnplanning, waardoor er ruimte ontstaat om tijdig bij te sturen. Tot slot zal het voornamelijk een grote rol spelen in het verhogen van de dynamiek en slagkracht van de business.

Microsoft Infrastructure Optimization
Microsoft IO is een uitgebreid model dat op basis van volwassenheid van de IT-infrastructuur, organisaties in staat stelt om de gehele IT investeringen te evalueren, toekomstige investeringen van prioriteit te voorzien en een lange termijn strategie vast te leggen. Uitgangspunt hierbij is de klantvraag, ook wel de business behoefte. Op basis hiervan kan een gewenste toekomstige situatie worden bepaald. Welke zakelijke functionaliteiten heeft een organisatie nodig om te voorzien in de voorziene behoefte. Logische volgende vraag is welke infrastructuur hiervoor nodig is.
Het primaire uitgangspunt voor dit model is het hebben van een instrument om vast te stellen in hoeverre organisaties in staat zijn om IT te gebruiken om bedrijfsdoelen te ondersteunen en realiseren. In de praktijk komt het neer op een verdeling in drie gebieden:

• Application Platform Infrastructure Optimization (APIO) geeft inzicht in de IT investeringen voor bedrijfstoepassingen.
• Business Productivity Infrastructure Optimization (BPIO) geeft inzicht in de IT investeringen voor medewerker productiviteit op gebied van: Unified Communications, Collaboration, Enterprise Content Management, Enterprise Search en Business Intelligence.
• Core Infrastructure Optimization (Core IO) geeft inzicht in de kern van de IT investeringen in een organisatie op het gebied van: Identity and Access management, Desktop, Device and Server management, Security and networking en Data protection.

Elk gebied kent daarnaast, nog een eigen onderverdeling in vier of vijf onderwerpen, die specifiek bij dit gebied horen. Ook al zijn er scheidingen aangebracht is het onvermijdelijk dat de onderwerpen in sommige situaties direct met elkaar in verband staan, of zelfs elkaar gedeeltelijk overlappen.

Op basis van de inschatting voor de toekomstige behoefte en functionele wensen (‘to-be’) wordt bepaald welke infrastructuur hiervoor wenselijk is. Door middel van een aantal assesments wordt tevens bepaald op welk volwassenheidsniveau (Basic, Standardized, Rationalized of Dynamic) een organisatie zich momenteel bevindt op het gebied van IT-infrastructuur, dit wordt ook wel de ‘as-is’ situatie genoemd.

Door middel van een ‘gap-analyse’ (de inventarisatie van het verschil tussen de situatie nu en de toekomstige situatie) wordt de delta (verschil tussen beide situaties) inzichtelijk gemaakt en vertaald naar een groeitraject en een routekaart met daarin de benodigde projecten om tot de gewenste situatie te komen. Dit wordt ook wel de projectportfolio genoemd, oftewel het programma. Voor veelvoorkomende groeitrajecten zijn algemene scenario’s beschikbaar, welke kunnen dienen als raamwerk bij het invullen van de ontwikkelingen in de eigen organisatie.
Belangrijk is hierbij om niet alleen naar de technische projecten te kijken, maar ook te inventariseren welke niet-technische projecten hierbij horen. Dit kan bijvoorbeeld zijn het motiveren van gebruikers voor kennisdeling, het opleiden van content managers of het aantonen van het belang van document management.

Natuurlijk zijn er verschillende manieren waarop de technische invulling tot stand kan komen. De link tussen business doelstellingen en IT is een continu proces, een dialoog waarin er wordt gekeken naar de veranderende behoefte en de tooling die nodig is om in deze behoefte te kunnen blijven voorzien.
Macaw

Als Microsoft partner onderschrijft Macaw het Microsoft Infrastructuur Optimalisatie model en biedt oplossingen op een schaalbaar platform dat is gebouwd om samenwerking tussen voorzieningen zo goed mogelijk te ondersteunen. Macaw levert oplossingen die organisaties helpen hun ambities en doelstellingen te behalen. Hierdoor is Macaw in staat om oplossingen te realiseren die niet alleen individuele behoefte invullen, maar ook verregaande integratie van processen ondersteunen en een grote mate van herbruikbaarheid kennen en daardoor een hoger rendement genereren op de investering. Macaw is echter ook in staat om organisaties te ondersteunen bij het inventariseren van het huidige volwassenheidsstadium, een overzicht te maken van de benodigde IT infrastructuur en het adviseren rondom de overbrugging van het verschil tussen deze twee. Dit alles op basis van het Microsoft IO model, aangevuld met kennis en ervaring op het snijvlak van business en ICT.