Microsoft PowerPivot voor Excel 2010

risicobeperkingen in het werk van power users

Eerder (Macaw Magazine najaar 2009) vestigden wij de aandacht op een aantal voordelen en risico’s van self-service Business Intelligence. In dit artikel gaan we dieper in op specifieke risico’s van het ongecontroleerd gebruikmaken van Excel door power users en hoe organisaties deze risico’s kunnen verminderen via een gecontroleerde toepassing van een nieuwe selfservice BI tool.

In oktober 2003 maakte de Amerikaanse hypotheekbank Fannie Mae in een persbericht bekend dat hij een fout had ontdekt in eerder gepubliceerde cijfers. Het betrof een afwijking van 1,14 miljard dollar. Ondanks de omvang van het probleem kwam een zegsman van het bedrijf niet verder dan dat er “eerlijke fouten in een spreadsheet” waren gemaakt. Dit voorbeeld maakt een aantal zaken pijnlijk duidelijk. Ten eerste wordt duidelijk hoe afhankelijk ook grote organisaties zijn van handmatige processen. Ten tweede geeft het aan dat kennelijk niemand bij Fannie Mae op basis van gezond verstand en kennis van zaken deze fout had opgemerkt. Ten derde laat het de impact van het spreadsheetprogramma Excel zien.

Zwitsers zakmes

Als een soort Zwitsers zakmes van de moderne kenniswerker is Excel een ideale tool om snel een aantal gegevens op een rij te zetten, prachtige grafieken te maken voor presentaties en eenvoudige of complexe berekeningen te maken. Maar Excel wordt ook gebruikt om presentielijsten bij te houden, formulieren te maken of soms zelfs te tekenen. Excel is laagdrempelig, krachtig en erg flexibel. Het is juist die combinatie van eigenschappen van Excel die het een zeer aantrekkelijke tool maken, maar die tegelijkertijd ook risico’s met zich meebrengt.

De EuSpRIG – de European Spreadsheet Risk Interest Group – houdt een logboek bij van fouten in spreadsheets die veel geld hebben gekost of reputatieschade hebben veroorzaakt. In sommige gevallen gaat het daarbij om het verwisselen van plus- en mintekens of het verkeerd kopiëren en plakken van gegevens. Daarnaast kent het gebruik van spreadsheets problemen zoals het ontbreken van versiebeheer en het gebrek aan systematische controle.

Op een dieper niveau lijdt Excel vooral onder het gebrek aan uniformiteit. Het biedt geen versiebeheer, zodat verschillende versies van een spreadsheet en daarmee verschillende waarheden naast elkaar kunnen bestaan. Ook is het niet altijd mogelijk om vanuit Excel een directe koppeling te maken naar bronsystemen, of kan door de hoeveelheid gegevens alleen een voorbewerkte set worden gebruikt. Daardoor kan het spreadsheet oude, onvolledige of ronduit onjuiste gegevens bevatten.

De flexibiliteit, misschien wel het belangrijkste voordeel van Excel, kent ook een keerzijde. Waar een BI-systeem bewerkingen systematisch uitvoert over een vaste set data (één of meer kolommen in een tabel), heeft Excel meestal meerdere manieren om dezelfde oplossing te bereiken. Zeker de meer complexe bewerkingen zijn vaak een wirwar van gestapelde functies en celverwijzingen. Juist dit gebrek aan structuur maakt dat fouten sneller worden gemaakt of over het hoofd gezien.

PowerPivot in de Office ribbon

Blijvende behoefte

Sinds jaar en dag grijpen BI-leveranciers de ‘spreadsheet hell’ aan als case voor implementatie van meer robuuste Business Intelligence oplossingen en Macaw vormt hierop geen uitzondering. De afgelopen jaren hebben wij bij talloze klanten systemen ontwikkeld die een eind maakten aan eindeloos handwerk, rekenfouten, distributieproblemen en definitieverschillen in organisaties. Goede Business Intelligence is de manier om cijfermatige informatie te vergaren, bewerken, analyseren en distribueren. Al deze initiatieven ten spijt worden spreadsheets nog steeds zeer veel gebruikt. Volgens bovenstaande norm – vergaren, bewerken, analyseren en distribueren van cijfers – is Excel waarschijnlijk zelfs de meest voorkomende BI applicatie. Daar zijn ook goede redenen voor te bedenken. Bijna iedereen heeft Excel tot zijn of haar beschikking en er zijn –zoals hierboven beschreven- goede redenen om Excel te gebruiken. Maar belangrijker: kennelijk voorziet Excel in een behoefte waar andere tools niet in voorzien. Bijvoorbeeld om gegevens te verwerken die niet in het BI-systeem zitten. Of om eenmalige berekeningen uit te voeren, om gegevens met elkaar te combineren op een manier waarop het BI-systeem dat niet kan. Tot slot kan een reden zijn dat de gebruiker gewend is met Excel te werken en er niets nieuws voor hoeft te leren en direct aan de slag kan.

Het PowerPivot venster

Risico’s indammen

Excel is dus gewenst en nodig. De uitdaging is daarom niet zozeer het gebruik van Excel zoveel mogelijk te voorkomen, maar risico’s in te dammen. Om te beginnen is niet iedere gebruiker een risicogebruiker. Problemen zoals bij Fannie Mae worden niet veroorzaakt door willekeurige werknemers maar door power users, ervaren gebruikers die op centrale plekken in de organisatie krachtige analyses en berekeningen maken. Dit zijn bij uitstek de gebruikers die de mogelijkheden van Excel maximaal benutten en daarmee het grootste risico vormen. Om de power users hierin meer tegemoet te komen, komt Microsoft met PowerPivot voor Excel 2010, een product dat de eigenschappen van krachtige BI-tools met Excel combineert. Daarmee is het bij uitstek gepositioneerd voor de gebruikerswensen van juist de power users, maar heeft het ook een aantal eigenschappen die de risico’s van Excel-gebruik kunnen verminderen.

Allereerst kan PowerPivot gegevens laden uit meerdere databronnen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om gevalideerde gegevens direct uit het DataWarehouse van de organisatie te laden en deze te combineren met extra gegevens. Een belangrijk voordeel ten opzichte van Excel is dat altijd precies de gewenste set brondata kan worden gebruikt, en dat daarmee alle toegepaste logica in één document blijft. Daarmee is het opsporen van fouten al een stuk gemakkelijker. Bewerkingen kunnen in PowerPivot veelal direct worden uitgevoerd op de brondata in het PowerPivot venster. Dit gebeurt standaard over een hele kolom, in plaats van een enkele cel zoals in een spreadsheet. Formules hoeven dus niet te worden gekopieerd, met de kans dat er rijen worden overgeslagen of wegvallen, maar worden consequent toegepast. Er kunnen geen fouten ontstaan doordat er bijvoorbeeld rijen wegvallen en ook hier is foutopsporen gemakkelijker dan in Excel.

Omdat de gegevens in het PowerPivot venster zijn voorbewerkt, blijkt in de praktijk dat risicovolle zaken als stapelen van functies en handmatig kopiëren van gegevens vrijwel tot het verleden behoren. Ten slotte kan PowerPivot naadloos in SharePoint worden geïntegreerd. Daarmee kunnen de gegevens altijd up-to-date worden gehouden en werkt iedereen altijd met dezelfde versie van het document. Kortom, PowerPivot biedt meerdere mogelijkheden om de risico’s die kleven aan Excelgebruik te verminderen. Gezien de eerste - zeer enthousiaste - reacties in de markt, voorziet PowerPivot niet alleen in een duidelijke behoefte, maar doet het dat op overtuigende wijze. In dit artikel is de nadruk gelegd op één specifiek voordeel, namelijk de risicobeperking in het werk van power users. Wellicht is dit nog iets te abstract. Wij zien daarnaast echter nog veel meer mogelijkheden en voordelen van het product in een beheersbare self-service omgeving.