Migreren naar SharePoint 2010

door: Ronald Laan - gepubliceerd op 17-3-2010

De omgeving in één keer overzetten of gefaseerd?

Met de komst van het nieuwe Microsoft SharePoint 2010 platform ontstaan bij organisaties discussies over het wel of niet migreren naar het nieuwe platform. Wordt er in één keer gemigreerd of gaat dat gefaseerd plaatsvinden? En als er dan gekozen wordt om te migreren, wat wordt dan de beste aanpak hierin? In dit artikel gaan we dieper in op de verschillende migratiemogelijkheden.

Microsoft SharePoint biedt standaard een tweetal opties waarmee gemigreerd kan worden naar een nieuwere versie. Hierbij geldt wel dat de omgeving in één keer overgezet moet worden, gefaseerd migreren is met de Microsoft tools niet mogelijk. Daarnaast kan er alleen gemigreerd worden naar een opvolgende versie, dus een SharePoint 2003 omgeving naar een SharePoint 2007 omgeving of een SharePoint 2007 omgeving naar een SharePoint 2010 omgeving. Het is niet mogelijk om een 2003 omgeving te migreren naar SharePoint 2010. Daarvoor zijn andere, third party, tools op de markt. Organisaties die gebruik maken van de migratiemogelijkheden die Microsoft biedt, hebben wel de zekerheid dat ze volledige ondersteuning krijgen vanuit Microsoft. Deze ondersteuning vervalt indien er gekozen wordt voor een third party tool, dan is een organisatie meer afhankelijk van de IT-dienstverlener.

De migratie of upgrade-mogelijkheden die Microsoft standaard biedt zijn:

Software upgrade
Content database upgrade

Software upgrade (in place upgrade)

Microsoft biedt voor bijna alle producten aan organisaties een ‘in place upgrade’. Deze vorm van upgrade vervangt de oude versie, bijvoorbeeld SharePoint 2007, door de nieuwe versie, in dit geval SharePoint 2010. Het voordeel hiervan is dat organisaties vrijwel direct van de nieuwe installatie gebruik kunnen maken en dat een uitgebreid migratietraject niet echt noodzakelijk is. Dat komt doordat de datastructuur intact blijft. In feite verandert alleen de versie van het platform. Het nadeel hiervan is dat de huidige SharePoint omgeving van de organisatie wel in één keer overgezet moet worden, wat een tijdrovend project kan worden. Het vergt namelijk wel wat voorzorgsmaatregelen. Content database upgrade Vanaf SharePoint 2003 is het mogelijk om een ‘database upgrade’ uit te voeren. Hierbij wordt een nieuwe installatie van de nieuwe versie van SharePoint uitgevoerd. Vervolgens wordt de nieuwe content-database via een script overschreven door een back-up van de oude omgeving. Dit kost iets meer werk en tijd dan de ‘in place upgrade’ maar zorgt wel voor een verse installatie van de nieuwe SharePoint omgeving. Microsoft biedt verschillende faciliteiten aan die dit soort upgrades mogelijk maken en ondersteuning bieden bij de voorbereidingen. Denk bijvoorbeeld aan een per-scan, die controleert of de omgeving klaar is voor een upgrade. Het nadeel van een content database upgrade is dat deze veel opslagcapaciteit vereist.

Gefaseerd migreren

Organisaties die de voorkeur geven aan een gefaseerde migratie, stap voor stap overgaan naar een nieuwe versie van SharePoint, hebben niets aan de standaard Microsoft tools en zullen dus op zoek moeten naar een andere oplossing. Een goed voorbeeld hiervan zijn de migratietools van Metalogix. Metalogix is gespecialiseerd in migratie- en archiveringsoplossingen op het SharePoint platform. Macaw is preferred partner van Metalogix in Nederland en kan organisaties adviseren over en begeleiden bij de toepasbaarheid van Metalogix-producten. De twee belangrijkste migratieproducten waarmee wij op dit moment ervaring hebben en die wij toepassen bij onze klanten zijn:
• SharePoint Site Migration Manager
• Website Migration Manager

De console van de SharePoint Site Migration Manager waarbij de oude omgeving (linkerkolom) via ‘copy’ ‘paste’ in de nieuwe omgeving (rechterkolom) wordt gezet.

SharePoint Site Migration Manager (SSMM)

Deze tool is puur bedoeld voor de migratie van SharePoint naar SharePoint. Groot verschil ten opzichte van de Microsoft-oplossingen is dat er met de SharePoint Site Migration Manager niet per definitie naar een opvolgende versie gemigreerd hoeft te worden. Er kan nu bijvoorbeeld wel een SharePoint 2003-omgeving gemigreerd worden naar een SharePoint 2010-omgeving. Daarnaast kan er ook naar de cloud (SharePoint online) gemigreerd worden. Wanneer SharePoint Site Migration Manager op de client-computer geïnstalleerd is, kan de migratie volledig op afstand
uitgevoerd worden. Met SharePoint Site Migration Manager kan verbinding gemaakt worden naar de gewenste SharePoint server(s) of naar ongebruikte content-databases. Vervolgens kan de content letterlijk van A naar B gekopieerd worden. Content is alles wat in de contentdatabase staat. Dus van items tot sitecollecties, contenttypes, webparts en rechten. Organisaties zijn niet gebonden aan de vaste migratie-opties die SharePoint Site Migration Manager biedt. Het is mogelijk om met behulp van Powershell scripts te schrijven en deze door SharePoint Site Migration Manager uit te laten voeren. Op deze manier kunnen organisaties de migratie gedeeltelijk automatiseren.

Website Migration Manager (WMM)

Met Website Migration Manager is het mogelijk om de content van iedere website, ongeacht welk platform, te migreren naar SharePoint. Dit kan zowel naar SharePoint 2007, SharePoint 2010 als naar Business Productivity Online Suite (BPOS), waarin SharePoint als service wordt aangeboden. Dit soort migraties zijn nooit één op één migraties. Op de ‘oude’ webserver dient eerst een exportbestand van de gewenste content gemaakt te worden. Deze export wordt in een zogenaamde metabase opgeslagen. Vervolgens kan vanaf de client de geëxporteerde data naar wens aangepast, gemapt en gemigreerd worden naar een SharePoint 2007, SharePoint 2010 of BPOS-omgeving. Ook hier geldt dat de Website Migration Manager puur gericht is op contentmigratie. Het is niet mogelijk om het eventuele maatwerk te migreren. Zowel third party tools als de upgrade tools van Microsoft bieden een grafische user interface, die de migratie vereenvoudigt. Het migreren van configuratiesettings, zoals search, user profile properties en audiences, is met third party tools niet mogelijk. De ervaring leert dat het beter is om dit soort omgevingafhankelijke configuraties opnieuw uit te voeren. Dit bevordert de kwaliteit en prestaties van de omgeving.

Maatwerk

Voor organisaties die toch maatwerk willen migreren, is het van belang dit eerst op de nieuwe omgeving te installeren voordat dit succesvol gemigreerd kan worden. Deze installatie zorgt ervoor dat de benodigde bronbestanden op de nieuwe omgeving komen. Dit geldt zowel voor de door Microsoft aangeboden methoden als voor het gebruik van third party tools. Houd er rekening mee dat maatwerk op SharePoint 2003 en SharePoint 2007 mogelijk niet werkt binnen SharePoint 2010 of dat het maatwerk helemaal niet meer nodig is.

Conclusie

Afhankelijk van de behoeften van organisaties kan er voor verschillende oplossingen gekozen worden. Wij adviseren organisaties die overwegen een migratie traject naar SharePoint 2010 uit te voeren, goed te bekijken welke migratiemethoden er zijn om vanuit daar te beoordelen welke methode het best past bij de gewenste situatie. Microsoft biedt een volledige upgrade als migratiemethode, voorwaarde is dan wel dat de gehele omgeving in één keer wordt overgezet. Dit betekent dat alle content na een installatieprocedure in de nieuwe omgeving staat. Het voordeel van deze methode is dat deze volledig door Microsoft ondersteund wordt en dat de aanschaf van extra (migratie)software niet nodig is. Dit in tegenstelling tot het gebruik van third party tools waarop Microsoft geen
ondersteuning biedt.

De volledige upgrade van Microsoft is een goede keuze voor organisaties die in één keer willen overstappen naar het nieuwe platform. Het voordeel van het gebruik van third party tools is dat er gefaseerd gemigreerd kan worden of ze bieden net die functionaliteit of flexibiliteit waar een organisatie op dat moment om vraagt of die juist de meerwaarde oplevert. Het nadeel van third party tools is dat er wel geïnvesteerd moet worden in migratiesoftware. In alle gevallen geldt dat goede voorzorgsmaatregelen nemen het belangrijkste is. Macaw heeft al jaren ervaring in migratietrajecten en kan organisaties hierin adviseren en begeleiden.