Bewust bouwen aan een business case

Ieder jaar opnieuw worden miljoenen geïnvesteerd in grote en kleine IT-projecten. Om de kans op succes zo groot mogelijk te maken, is gedegen onderzoek naar haalbaarheid, te verwachten resultaat en opbrengst noodzakelijk. Toch kampen veel organisaties met het in kaart brengen van de kritieke succesfactoren, de benodigde oplossing en de bijbehorende investeringen. Laat staan dat er een duidelijk beeld is over de wijze waarop de investering zichzelf zal gaan terug-verdienen. Een belangrijk hulpmiddel bij het op voorhand beoordelen van IT-investeringen is de business case: een beschrijving van het nut, de investering en de opbrengst van een IT-project. Uit de praktijk blijkt echter dat veel organisaties moeite hebben met het opstellen van een business plan.

De meest voor de hand liggende reden om een business case op te stellen is inzage geven in de benodigde resources en investering om een project succesvol uit te voeren. Maar nog belangrijker is misschien wel het beargumenteren van het ‘waarom’ van een project, omdat men hierdoor gedwongen wordt kritisch naar de eigen organisatie te kijken en stil te staan bij de ambities en uitdagingen. Verder zal het ‘waarom’ een belangrijke rol spelen in de te kiezen oplossingsrichting.

In het kort komt het erop neer dat een goed geschreven business case antwoord geeft op de volgende vragen.

• Waarom is dit project noodzakelijk?
• Welke business-doelen helpt het projectresultaat te bereiken, of op welke wijze zal het projectresultaat bijdragen aan het beantwoorden van het onderliggende business-vraagstuk?
• Welke oplossing of oplossingsrichting wordt er voorgesteld?
• Welke consequenties heeft het niet uitvoeren van dit project voor de organisatie?
• Wanneer kan de organisatie beschikken over het projectresultaat?
• Welke resources zijn er nodig om niet alleen het projectresultaat te realiseren, maar ook de onderliggende bedrijfsdoelstellingen te behalen?

Het business-probleem

Een goed geschreven business case wordt gelezen als een verhaal, met een duidelijke en logische structuur, met een begin en een einde. Hierbij wordt als eerste een duidelijke beschrijving gegeven van het business-probleem waarvoor het project een oplossing gaat bieden. Als men niet in staat blijkt te zijn de probleemstelling op papier te krijgen is het onmogelijk een gedegen oplossing aan te dragen.

Het gaat bij deze beschrijving om de oorspronkelijke aanleiding, de argumentatie voor de noodzaak voor dit project. Omdat een business case in veel gevallen gebruikt zal worden voor het vergroten van draagvlak en het beargumenteren van de noodzaak van het project, is het raadzaam zoveel mogelijk de tekst toe te spitsen op de beslissende partij. Het gebruik van te veel jargon kan hierin een drempel opwerpen en dient dan ook te worden vermeden.

Projecten hebben als doel een van te voren bepaald resultaat op te leveren en een bijdrage te leveren aan het realiseren van doelstellingen en ambities van de organisatie. Dit kan zijn: het vergroten van de omzet met tien procent met twintig procent nieuwe klanten in een tijdsbestek van twee jaar. Het antwoord op een dergelijk vraagstuk is doorgaans niet te vinden in een

specifieke technische oplossing, maar in een organisatorische oplossing, waarin gebruik gemaakt kan worden van technische middelen. Een business case is immers een business case en geen inkoopopdracht.

Ter illustratie: het implementeren van Microsoft Business Intelligence, Microsoft SharePoint of Office 365 op zich, zal geen directe bijdrage leveren aan het behalen van de doelstelling. Er is namelijk geen causaal verband tussen de techniek en de beschreven omzetgroei.

De voorgestelde oplossing

Wel kan worden gesteld dat het optimaliseren van de sales-activiteiten, door inzage in actuele managementinformatie en het beschikbaar hebben van een transparante collaboratie-omgeving, ervoor kan zorgen dat de salesmedewerkers meer tijd overhouden en daardoor gerichter hun sales-activiteiten kunnen uitvoeren. Op die manier kan er meer tijd en geld worden geïnvesteerd in het aantrekken van nieuwe klanten. Met als gevolg verhoging van de omzet en terugdringen van de kosten.

Het moge duidelijk zijn dat voor het realiseren van de doelstelling, de juiste tools beschikbaar worden gesteld aan de sales en daarin kunnen bijvoorbeeld Microsoft Business Intelligence, Microsoft SharePoint of Office 365 een belangrijke rol spelen. Het uitgangspunt in de benadering is dat de technische middelen ook inderdaad de middelen zijn waarmee een doel bereikt moet worden. En dat de techniek niet het doel op zich is.

Tot slot is het voor de beschrijving van de voorgestelde oplossing belangrijk om reeds bekende afhankelijkheden met andere projecten te beschrijven. Hiermee kan niet alleen beter prioriteit worden gegeven. Dit overzicht biedt ook een houvast voor het ramen van de investeringen. Mogelijk hoeven niet alle kosten te worden gedragen door het in de business case beschreven project.

De gevolgen van het niet uitvoeren van het project

Naast het benoemen van het ‘waarom’ van een project is het belangrijk inzage te geven in de gevolgen van het niet uitvoeren van het project. De gevolgen van het niet uitvoeren en daarmee de verdere argumentatie van het nut van het project, zal niet alleen duidelijke onderbouwing geven van de noodzaak van het project, maar ook helpen bij het bepalen van de prioriteit ten opzichte van andere projecten.

Hoewel het niet uitvoeren van bepaalde projecten geen grote impact hoeft te hebben op de organisatie, is die kans natuurlijk wel aanwezig. Bijvoorbeeld: “Als er binnen twee jaar geen omzetgroei wordt gerealiseerd, dan zien wij ons genoodzaakt twee van de acht vestigingen te sluiten.” Uiteindelijk kan op basis van de beschreven consequenties ook worden besloten het project niet uit te voeren. Zeker als de gevolgen niet opwegen tegen de investering die nodig is om het project te realiseren.

Het kostenplaatje

In iedere business case wordt uiteengezet welke investering nodig is om de business-doelstelling te verwezenlijken. Het gaat hierbij niet alleen om de investering voor het realiseren van het project-resultaat, maar ook om de investering die verder nodig is om het projectresultaat op een goede wijze in te zetten en te handhaven.

Vanuit het voorbeeld betreft dit dus niet alleen de implementatie en inrichting van bijvoorbeeld Microsoft Business Intelligence, Microsoft SharePoint of Office 365, maar ook de kosten voor bij-voorbeeld communicatie rondom de introductie, trainingen en het beheer van het projectresultaat. Mogelijk is er met de technische implementatie ook een reorganisatie gemoeid of moet er geïnvesteerd worden in een ‘mentale’ verandering, bijvoorbeeld omdat de salesmedewerkers op een andere wijze moeten gaan werken.

Het berekenen van het terugverdienen van de investering kan op twee manieren, namelijk de welbekende ROI (Return On Investment)-methode, waarbij gekeken wordt naar het moment waarop de investering is terugverdiend. Of op basis van de CONI (Cost Of Not Implementing)-methode, waarbij er veel meer wordt gekeken vanuit de huidige operationele kosten. Belangrijk in deze context is ook de beschrijving van de wijze waarop de investering zichzelf terugverdient. Door het beschrijven van het terugverdienmodel, of exploitatiemodel, kunnen de kosten mogelijk worden verspreid over meerdere belanghebbenden en/of projecten en zal het draagvlak voor het project kunnen toenemen. Immers, niet alle investeringskosten ten aanzien van infrastructuur hoeven voor rekening te zijn van één enkel project, zeker niet als er meerdere projecten zullen volgen die gebruik maken van dezelfde infrastructuur.

Ongeacht de gekozen methode zal een business case een zo volledig mogelijk overzicht van de kosten en investering moeten bevatten. Waarbij ook niet-financiële voordelen kunnen worden meegenomen, bijvoorbeeld goodwill, betere samenwerking of het makkelijker toegankelijk maken van informatie. Het gaat op dit punt slechts om een high level kostenoverzicht en niet om een gedetailleerde projectbegroting.

De business case zal in veel gevallen een grote invloed hebben op het uit te voeren project en de te behalen resultaten voor de organisatie. Door het opstellen van een duidelijke probleemschets, de mogelijke oplossing, de risico’s van het niet uitvoeren van het project en de benodigde resources, kan niet alleen draagvlak en steun in de eigen organisatie worden vergroot. De eventuele externe leverancier is met een goede business case in staat een beter aansluitend advies of een beter passende oplossing te realiseren.