Plateauplanning binnen het onderwijs

De invoering of verdere ontwikkeling van een communicatie platform (portaal) is niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Om dit overzichtelijk te maken is het verstandig om plateauplanning als oriëntatie-instrument in te zetten.

Plateauplanning als oriëntatie-instrument bij de ontwikkeling van een communicatie platform binnen het onderwijs

Het huidige onderwijslandschap wordt meer en meer gekenmerkt door een duidelijke vraag naar transparantie in de informatievoorziening. Deze transparantie heeft dan voornamelijk betrekking op het delen van informatie met belanghebbenden; denk hierbij aan leerlingen, bedrijfsleven, onderwijsketen, ouders en uiteraard de eigen organisatie. Dit in het kader van communicatie, aanwezigheid, voortgangsrapportage en verantwoording.

Vanuit de context van transparantie, vooral van toepassing binnen het ROC domein, is een duidelijke behoefte ontstaan aan een uniforme en gebruikersvriendelijke communicatie methodiek richting de belanghebbenden. In de dagelijkse praktijk vindt er veelvuldig onderlinge communicatie plaats tussen de primaire doelgroepen binnen het ROC domein. Dit zowel in algemeen communicerende als specifiek actiegerichte zin. Om deze communicatie efficiënt te faciliteren, biedt een uniform communicatie platform de oplossing.

De invoering of verdere ontwikkeling van een communicatie platform (lees: portaal) is niet van vandaag op morgen gerealiseerd. De discrepantie tussen de ‘foto’ van de huidige situatie en de ‘schets’ van de gewenste kwaliteit is veelvuldig aanmerkelijk. Om deze discrepantie zo overzichtelijk mogelijk te maken is het verstandig om plateauplanning als oriëntatie-instrument in te zetten.

Stapsgewijze realisatie
De essentie van plateauplanning is te vergelijken met het beklimmen van een berg. De top van de berg wordt, aan de hand van basiskampen op verschillende plateaus, op een gestructureerde en gecontroleerde manier bereikt. Ieder plateau biedt in het klimtraject een mogelijkheid tot evaluatie en herdefinitie van de vervolgstap; u bent in staat om de route naar de top opnieuw vast te stellen aan de hand van de geldende omstandigheden en het eerst volgende plateau hernieuwd in detail uit te werken. In lijn met deze aanpak kan de portaalvisie van een onderwijsinstelling concreet gerealiseerd worden. Het is voor u belangrijk om bij het definiëren van de portaalvisie aan te sluiten op uw organisatiedoelstellingen en de uitdagingen zoals deze binnen uw eigen organisatie als het onderwijsveld gelden. Aan de hand van dit vergelijk wordt de portaalvisie vastgesteld en vanuit deze visie worden de verschillende plateaus gedefinieerd die achtereenvolgens één voor één dienen te worden gerealiseerd.

Als vertrekpunt voor de portaal ontwikkeldiscussie is het essentieel om het complete organisatorische landschap in kaart te brengen (zie figuur 1) Het inrichten van een communicatie platform behelst namelijk meer dan alleen een technisch aspect. Juist het duiden van de (werk)processen, mensen & rollen en organisatiestructuur zijn relevante elementen voor een succesvolle acceptatie van het platform.

Figuur 1 bron: Hsiao, R.L., R.J. Ormerod, 1998, A new perspective on the dynamics of information technology-enabled strategic change. Information Systems Journal, vol.8, p.21-52).

Organisatorische acceptatie
Per plateau moet u vier elementen van het organisatorische landschap invullen, namelijk processen, mensen, organisatiestructuur en technologie (zie figuur 2 als voorbeeld). Daarbij is ieder plateau een duurzame stap richting het einddoel, zijnde de gedefinieerde portaalvisie. Bij het realiseren van de vastgestelde plateaus worden door uw organisatie allerhande activiteiten uitgevoerd. Deze activiteiten zijn uitgezet in tijd in relatie tot de vier benoemde elementen. Zoals eerder aangegeven is het voor uw organisatie zinvol om per plateau een toetsing uit te voeren op de nog te af te leggen route. Dit om de voortgang juist af te stemmen op de gedefinieerde portaalvisie en bij te sturen waar nodig. Met als gevolg een maximale acceptatie van het eindresultaat. Hierdoor wordt op een gestructureerde en gecontroleerde manier invulling gegeven aan het communicatie platform.

Figuur 2.

Heldere details
Bij het formuleren van een portaalvisie incluis het uitwerken van een plateauplanning spelen een tweetal documenten een hoofdrol, zijnde het strategisch organisatieplan met als afgeleide de geformuleerde IT-strategie. Hierbij is het zinvol om voor de verdere invulling van het communicatieplatform een business case op te stellen. Aan de hand van allerhande uit te voeren activiteiten wordt vervolgens een concept advies geformuleerd. Dit concept advies wordt binnen uw organisatie getoetst en verwerkt tot een aantal concrete deliverables, variërend van portaalvisie incluis plateauplanning tot projectenkalender. Voor een schematische weergave van deze procesgang, zie figuur 3.

Belangrijk is om in detail stil te staan bij plateau 1. Het eerste plateau staat namelijk voor het eerste zichtbare resultaat op weg naar de realisatie van de gedefinieerde visie. Per organisatie element worden de relevante activiteiten uitgewerkt en gekoppeld aan tijd, geld en kwaliteit. Dit proces dient vanuit een kwartiermakerrol (lees: maakt de organisatie klaar richting going concern) te worden begeleid. Uw organisatie is bij voorkeur verantwoordelijk voor de projectoplevering en aanstelling van de kwartiermaker.

Figuur 3.

Conclusie
Plateauplanning is een oriëntatie-instrument waarmee portaal ontwikkeltrajecten afgewogen en concreet gepland worden. Het eerste plateau wordt altijd in detail uitgewerkt en de daarop volgende plateaus slechts op hoofdlijnen. Plateauplanning is namelijk bedoeld om stapsgewijs tot een resultaat te komen waarbij actieve evaluatie (lees: flexibiliteit) van essentieel belang is. Hiervoor dient eerst het complete organisatorische landschap als uniform vertrekpunt te zijn gedefinieerd. De individuele elementen binnen dit landschap, zijnde processen, mensen, organisatiestructuur en technologie, worden per plateau uitgevuld. Daarbij is het voor uw organisatie van belang om vooraf de logistiek juist uit te vullen. Op deze manier wordt voor uw organisatie vanuit een heldere marsroute voor de lange termijn gestructureerd toegewerkt naar de gedefinieerde portaalvisie.

Praktijkvoorbeeld Koning Willem I College
Voor Koning Willem I College heeft Macaw Business Consulting in opdracht van het College van Bestuur een plateauplanning traject uitgevoerd. Dit voor een vernieuwd communicatie portaal; uit analyse bleek namelijk dat de informatie-voorziening richting belanghebbenden niet meer compleet aan de wensen en behoeften voldeed. Vanuit het vertrekpunt van een geformuleerde business case is aan de hand van een compacte procesanalyse, diverse interviews met gedefinieerde stakeholders (variërend van afdelingsdirecteuren tot leerlingen) en een toetsingsworkshop een adviesrapportage opgeleverd. Deze adviesrapportage bevat naast de portaalvisie, bevindingen versus oplossingsrichting, ook een heldere plateauplanning. Door middel van een verkorte roadmap zijn voor het komende halfjaar de sleutelprojecten benoemd, gebaseerd op mijlpalen zoals vastgesteld door het College van Bestuur. Vervolgens kan nu invulling gegeven worden aan de realisatie van het vernieuwde communicatie portaal.