Dynamische visualiteit met Visio 2010 & Visio Services

Elk bedrijf heeft honderden processen. Sommige bedrijven leggen deze vast door beschrijvend te documenteren en andere door te visualiseren. Waar worden procesbeschrijvingen uiteindelijk voor gebruikt? Waarom worden processen niet vaker inzichtelijker gemaakt door te visualiseren? Een stap verder dan visualiseren is het koppelen van bestaande (live-)gegevens aan de visualisaties. Dit is nu mogelijk met Visio 2010 en Visio Services.

Met behulp van Visio 2010 is het eenvoudig om complexe processen inzichtelijk te maken. Visio 2010 helpt processen te visualiseren aan de hand van (proces)diagrammen, deze te delen met andere personen in de organisatie en deze processen om te toveren in business intelligence. Met de komst van Visio 2010 is het product op te delen in een client en server product. De client wordt geïnstalleerd op de desktop van de informatiewerker en voorziet in de tooling voor het maken en bekijken van diagrammen. Visio Services is een server applicatie die integreert met SharePoint Server 2010 en maakt het mogelijk om via het web diagrammen te bekijken.

Visio 2010 kent drie verschillende edities: Standard, Professional en Premium. De Standard editie voorziet in de basis, met een beperkt aantal features, en richt zich op View Only-functionaliteiten. De Professional editie heeft vrijwel alle features. Deze editie zal in de praktijk meer aansluiten bij de behoefte van de gebruiker dan de Standard, omdat deze een ruim aantal templates ondersteunt die meer aansluiting vinden bij bedrijfsprocessen. Hierbij kan gedacht worden aan templates voor een gebouwplattegrond ter ondersteuning van een evacuatieplan, een pivot-diagram ter ondersteuning van hiërarchische diagrammen voor het in kaart brengen van een organisatie en netwerk diagrammen die een netwerk topografie inzichtelijk maken. De Premium editie onderscheidt zich door de ondersteuning van Business Process Modelling Notation (BPMN), SharePoint workflow integratie en Six Sigma templates.

Visio Services is onderdeel van de SharePoint Server 2010 Enterprise editie. Visio Services maakt het mogelijk de diagrammen, gemaakt in Visio 2010, via SharePoint Server 2010 te delen met anderen. De diagrammen worden in de browser getoond, waardoor de noodzaak voor het installeren van Visio 2010 op elke desktop verdwijnt. Enkel de ‘power users’ hebben Visio 2010 op de desktop nodig voor het maken van diagrammen, waarna deze eenvoudig met de gehele organisatie gedeeld worden.

Eenvoudig

Het is onze natuur om visueel te communiceren. Dit doen we door gebarentaal, gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal. Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden, is een veel gebruikte uitdrukking. Maar waarom benaderen we processen niet op eenzelfde manier? Door het tekstuele proces uit te werken in een diagram, is in één oogopslag voor een ieder het proces duidelijk. Dit is een stuk eenvoudiger en duidelijker dan het moeten doorlezen van de tekstuele versie.

Een voorbeeld van een proces waar elk bedrijf mee te maken heeft, is recruitment. Het aantrekken van nieuwe mensen moet snel en soepel verlopen, want daarmee maak je een goede indruk op je toekomstige werknemer. Wanneer het recruitment proces vanuit een tekstuele beschrijving omgezet wordt naar een diagram is in één oogopslag te zien wat de procesflow is. Wanneer dit proces in Visio 2010 wordt uitgewerkt op basis van een workflow template dan resulteert dit in figuur 1. Het diagram is opgedeeld in drie horizontale swimlanes genaamd ‘Kandidaat’, ‘Recruitment’ en ‘Manager’. Elke swimlane vertegenwoordigt een rol. Binnen de swimlane zijn shapes opgenomen in de vorm van processtappen.

Figuur 1: Recruitment-proces

Actueel

Nu het proces gevisualiseerd is, willen we meer inzicht krijgen in het proces op basis van actuele gegevens. Bedrijven bezitten verschillende databronnen en dat betekent niet direct grote databases en warehouses, maar ook Excelbestanden en SharePoint-lijsten. Vooral deze kleinere databronnen bevatten veel platte informatie zonder context terwijl ze veelvuldig gebruikt worden. Met deze bestaande gegevens kunnen we de diagrammen transformeren naar inzichtelijke dashboards.

Laten we het voorbeeld van recruitment erbij pakken. De recruitment-afdeling houdt per sollicitant bij in welke processtap hij/zij zich bevindt. De historie wordt per kandidaat per processtap opgeslagen in een Excel sheet. De data wordt geaggregeerd en dat resulteert in onderstaande tabel.

Tabel 1: Procesdata

In Visio 2010 kan de Excel sheet gekoppeld worden door middel van de Link Data to Shapes feature. De data uit de tabel wordt geïmporteerd in het diagram. De data wordt onderdeel van het diagram, maar behoudt zijn connectie met de Excel sheet. Wanneer de data in de Excel sheet bijgewerkt (refresh) wordt, dan wordt ook de data in het diagram bijgewerkt. De koppeling wordt in een apart venster External Data Window weergegeven. De laatste stap is het relateren van een rij uit de data tabel aan een shape. Door middel van het slepen van een rij, uit de data tabel, over een shape wordt de relatie vastgelegd.

Nadat de data gekoppeld is aan de shapes passen we de visualisatie van de processtappen met Data Graphics aan. Data Graphics wordt gebruikt voor het weergeven van (gekoppelde) shape data. Visio 2010 geeft de gebruiker de mogelijkheid een shape/processtap te verrijken met tekst, data bar, icon set of color by value. De processtap verandert van een simpele shape naar een rijke shape met op onderliggende data gebaseerde visuele elementen. Deze verandering wordt weergegeven in de verschillen tussen figuur 2 en figuur 3.

Figuur 2: Simpele shape

Figuur 3: Rijke shape met visuele elementen

Figuur 3 geeft de gegevens uit de kolommen ‘Stap’, ‘Naam’ en ‘Doorlooptijd (dg)’ tekstueel weer. Voor de kolom ‘Aantal sollicitanten’ wordt gebruik gemaakt van een data bar en ‘Status (trend)’ wordt aan de hand van een icon set weergegeven.

Figuur 4: Visio 2010 recruitment diagram met gekoppelde brondata

Delen

De laatste stap is het delen van het proces met de gehele organisatie. Een eenvoudige manier van informatie delen met collega’s is via het intranet. Door het diagram op het intranet te publiceren heeft het één centrale locatie, waar het voor iedereen zichtbaar is. Een groot voordeel van het publiceren van het diagram in SharePoint 2010 is de onafhankelijkheid van een installatie van Visio 2010 op de desktop. Elke gebruiker bekijkt het diagram in de browser en ziet de status real-time.

Vanuit Visio 2010 kan het diagram met één druk op de knop gepubliceerd worden op een SharePoint 2010-site. Hierbij blijven de gemaakte koppelingen met databronnen behouden. Binnen SharePoint 2010 kan het diagram direct vanuit een documentbibliotheek geopend worden in de browser in Visio Web Access (figuur 5). Daarnaast kan het als integraal onderdeel van een pagina worden weergegeven in het Visio Web Access web part. Het web part voorziet in geavanceerde scenario’s op basis van web part connecties. De out-of-the-box mogelijkheden bestaan uit het omlijnen (highlight) van shapes op basis van filters in SharePoint-lijsten. Deze scenario’s worden in dit artikel verder niet besproken.

Figuur 5: Visio Web Access

Samenvatting

Met de komst van Visio 2010 zijn de mogelijkheden in de client uitgebreid en is het visualiseren van een (bedrijfs)-proces nog eenvoudiger geworden. De visuele beschrijving sluit aan bij onze natuur, waardoor processen in één opslag inzichtelijk worden. Het verrijken van het diagram met data graphics transformeert de statische procesbeschrijving in een dashboard. De al inzichtelijke processen worden uitgebreid met operationele en/of strategische real-time informatie. Door middel van het delen van het diagram via SharePoint Server 2010 kijkt de gehele organisatie en/of kijken alle bevoegde personen naar één realiteit.

Kijk eens in uw organisatie! Hoe zijn de (bedrijfs)processen beschreven? Zijn dat vele A4-kantjes vol met tekstuele beschrijvingen? Projecteer bovenstaand voorbeeld van het transformeren van een tekstueel proces naar een visueel proces eens op uw eigen bedrijfsprocessen en denk aan de voordelen zoals inzichtelijkheid, duidelijkheid en eenvoud. Dat is stap één, maar gaan we een stap verder dan koppelen we uw Excelsheet aan het diagram.