Het Nieuwe Werken

een ontwikkeling die uw organisatie bewust wil vormgeven?

Is het een modewoord? Een slim marketing concept van Microsoft? De kapstok voor het inrichten van een hierop gerichte ICT-oplossing? Een mensgerichte visie die in iedere organisatie een eigen vorm moet krijgen? Of betreft het een bundeling van ontwikkelingen, die in veel organisaties al op een minder gestructureerde manier aan de orde zijn?

Wat zijn de oorsprong en kerngedachte achter Het Nieuwe Werken als begrip?

Het Nieuwe Werken is zoals de inleiding al doet vermoeden een concept dat Microsoft heeft geïntroduceerd. Het fundament hiervoor is gelegd door een ‘goeroe’ op dit vlak, Dan Rasmus. Deze heeft in samenwerking met Microsoft (Bill Gates) een visie ontwikkeld rondom de toekomst van het verwerken van informatie in organisaties. Deze visie, die als white paper is gepubliceerd, is gebaseerd op een aantal maatschappelijke trends, die een sterke invloed hebben op de tegenwoordige manier van werken:

Het streven is daarbij dat organisaties ‘people ready’ zijn en daarmee met hun cultuur steeds beter aansluiten op de veranderende behoeften van de mensen die zij willen aantrekken en behouden als werknemers.

Op wat voor wijze kan HNW worden ondersteund?

Aan de ene kant kan een relatie worden gelegd tussen een (nieuwe) manier van werken in een organisatie en de cultuur in die organisatie, die weer beïnvloed wordt door maatschappelijke trends, zoals die aangehaald worden in de bovengenoemde Microsoft visie. Aan de andere kant kan een nieuwe manier van werken worden gefaciliteerd en gestimuleerd door het bieden en op een bepaalde manier inrichten van allerhande ICT-middelen, zoals SharePoint (als breed platform, met bepaalde nader op uw organisatie af te stemmen standaard faciliteiten), Exchange/Outlook, Office, RoundTable (een faciliteit voor vergaderen op afstand). Als u het nieuwe werken bewuster en gerichter wilt ondersteunen en daarmee vormgeven, zullen dergelijke middelen moeten worden vertaald naar concrete functies. Dergelijke functies kunnen gekoppeld worden aan mogelijkheden om Het Nieuwe Werken in uw organisatie in te vullen, zoals:

• thuiswerken en vergaderen vanuit verschillende locaties
• intensief samenwerken en delen van documenten
• werkstroom besturing
• verkrijgen van transparantie en controle op management niveau
• eenvoudig zoeken naar informatie binnen de organisatie en gerichte kennisdeling.

Wat zijn de typische uitdagingen bij het invoeren van HNW in een organisatie?

• inzicht en overzicht krijgen in de behoeften in relatie tot de technologische mogelijkheden en vice versa
• bepalen van een doelarchitectuur van functies en technische middelen
• het bepalen van een portalstructuur / taxonomie
• draagvlak verkrijgen en sturen van verwachtingen op directie- en managementniveau
• adoptie door gebruikers / implementatie strategie
• planning en organisatie van een ontwikkelprogramma
• gouvernementstructuur voor beheer en onderhoud

Hoe kunt u de ontwikkeling van HNW aanpakken?

Met een visie die inhaakt op de maatschappelijke trends bent u er natuurlijk nog niet. Aan de ene kant zullen deze trends meer of minder gericht doorwerken in de cultuur van uw organisatie en daarmee aspecten meebrengen die HNW-kenmerken. Aan de andere kant zal de ontwikkeling in ondersteunende ICT-middelen ook een bepaald effect hebben op de manier van werken, bijvoorbeeld bepaalde nieuwe functies in een nieuwe Outlook-versie of de introductie van thuiswerk voorzieningen. Dit gebeurt ook als u niet bewust Het Nieuwe Werken vormgeeft in uw organisatie.

Hoe kan Macaw u helpen Het Nieuwe Werken vorm te geven in uw organisatie?

Macaw richt zich met name op klanten die al een zekere basis hebben voor Het Nieuwe Werken, in de vorm van een intranet toepassing. Naast de behoefte om deze ontwikkeling verder vorm te geven, is daarbij ook vaak sprake van de introductie van MOSS 2007 / SharePoint 2010 als platform. Een basale eerste implementatie van dit platform wordt veelal gecombineerd met laagdrempelige maar waardevolle uitbreidingen in de sfeer van Het Nieuwe Werken (‘quick-wins’). Denk daarbij bijvoorbeeld aan teamsites voor afdelingen en projecten en document management toepassingen. Maar ook aan het gebruik van instant messaging en de RoundTable voor vergaderen op afstand. Daarmee ontstaat een goede basis voor een meer strategisch ingestoken vervolgtraject. Het gevormde beeld van technische en organisatorische omstandigheden rondom HNW, evenals de ervaringen met HNW op het nieuwe platform, kunnen daarbij als handvat dienen.