Column It’s all about trust

Een greep uit de IT-actualiteit: WikiLeaks geeft nog steeds diplomatieke pijn, Facebook voert privacy-rechtszaken, KPN tapt mobiel internet af, Apple slaat locatie van mobiele telefoons op en softwarepiraterij neemt niet af. Positief nieuws: Microsoft lanceert Office 365 (online kantoorsoftware inclusief intranet en documentmanagement) en wil Nokia’s telefoondivisie overnemen, terwijl Google een gratis streaming mu­ziekdienst aankondigt.

Achter deze nieuwsberichten gaan grote IT-thema’s schuil: cloud computing, mobiele telefoontoepassingen en sociale media. Daarbij gaat het allemaal om vertrouwen.

Wat betekent het voor ons om ‘in the cloud’ te gaan werken?

Afgezien van de voordelen van de cloud (snelle schaalbaarheid, ruimte- en stafbesparing, dus kostenreductie, toegankelijk vanaf iedere gewenste locatie en apparaat), wil men graag meer weten over de addertjes onder het gras. ”Is de privacy van klanten en medewerkers gegarandeerd, wordt bedrijfsspionage eenvoudiger, zal de Amerikaanse regering onze gegevens kunnen opeisen? Als wij onze systemen en informatie niet meer in eigen huis hebben, dan kunnen wij ze ook niet beschermen.” Het zijn terechte vragen die zeker antwoord moeten krijgen, maar waarom stellen wij die niet over de huidige situatie?

Systemen binnen de bedrijfsmuren zijn vaak ook met het internet verbonden. Hacking wordt meestal afgewend, dus waarom zou het cloud-systeem dat niet kunnen? Wij laten onze papieren archieven afvoeren voor vernietiging door vrachtwagens. Dat gebeurt buiten kantoor en is ook kwetsbaar voor nieuwsgierige ogen. Ook gestolen aktetassen en een kantoorbrand bedreigen de informatie en systemen in de huidige situatie. De sleutel van de kast met papieren HR-dossiers kan toch ook in verkeerde handen vallen? En ten slotte: gaan bedrijven als Microsoft hun goede naam te grabbel gooien door een cloud-omgeving te bieden die minder biedt dan wat hun klanten nu hebben? Daarmee zouden zij het risico lopen het fundament van al hun producten te ondermijnen.

Genoeg doemdenken nu. De conclusie is: kijk goed naar de beveiligingskant van cloud computing, maar plaats het in perspectief van de huidige situatie. Vertrouwen mag een zaak van gevoel zijn, in een zakelijke omgeving zal de ratio een grote rol moeten spelen bij de keuze voor cloud computing.

Macht van de medewerker

Als wij dan toch nadenken over onze aanpak bij IT-verandering, waarom zoeken wij het dan niet dichter bij huis? Het is bekend dat de oorzaak van falende IT-projecten vaak ligt in een gebrek aan draagvlak of strategische afstemming. Als wij belang hechten aan een effectieve, beveiligde informatiehuishouding, zouden deze struikelblokken onze grootste aandacht moeten hebben.

Aan medewerkers vragen wat zij nodig hebben in hun nieuwe IT-toepassing, is het startpunt van draagvlak. Opvallend genoeg gebeurt dit vaak niet, terwijl hun vertrouwen juist kan worden gewekt door goed te luisteren naar hun wensen en heldere antwoorden te geven op hun vragen. Het gebeurt maar al te vaak dat een IT-implementatieteam enkel de opdrachtgever
spreekt en de eindgebruikers overslaat.

Laten wij niet onderschatten hoe machtig deze medewerkers zijn. Als zij een systeem niet gebruiken, verdient de investering zich niet terug. Er zijn zelfs situaties bekend, waarin medewerkers Google Docs gingen gebruiken voor samenwerking aan kantoordocumenten, terwijl hun IT-afdeling dit niet eens ondersteunde. Tja, vertrouwen is de sleutel. Laten we dan beginnen bij de reeds bekende zwakke plek van IT: het vertrouwen van de eindgebruiker.