Klaar voor de start? Cloud!

Bestaat er zoiets als klaar zijn voor de cloud?

Cloud is hot! Het kan niemand ontgaan zijn, aangezien cloud de laatste tijd het IT-onderwerp van gesprek is. Er zijn veel partijen in de markt die oplossingen bieden die in meer of mindere mate gebruikmaken van cloud-technologie. De voordelen zijn legio en worden op evenzoveel manieren in kaart gebracht. Veel leveranciers doen hun best om aan te tonen op welke de cloud kan voorzien in de behoefte. Hierbij zijn veel gehoorde argumenten ‘het verlagen van de beheerlast (en dus de beheerkosten)’, ‘het bieden van schaalbare oplossingen’ en ‘het draait allemaal vanzelf’.

Toch zal niet voor elke organisatie in één oogopslag duidelijk zijn wat de toegevoegde waarde is van cloud-technologie. Sterker nog, er zullen organisaties zijn waarvoor ‘de cloud’ zelfs totaal geen oplossing biedt. Maar hoe kom je daar nou achter? Bestaat er zoiets als ‘klaar zijn’, of ‘geschikt zijn’ voor de cloud? En als dat bestaat, waar moet je op letten en hoe meet je dat?

Eén van de eerste gebieden waar cloud-technologie intrede in heeft gedaan is de webbased-omgeving. Voor veel afnemers van webdiensten is er echter bijzonder weinig verschil te merken tussen een hosted-oplossing of een oplossing die in de cloud draait. Want het zal bijvoorbeeld in de praktijk niet veel verschil maken of een organisatie de digitale producten op een server bij een hosting-partij plaats of upload naar de cloud. De grote verandering komt dan natuurlijk wel aan de kant van de hosting-partijen en heeft een grote impact op de wijze waarop deze de diensten aanbieden.

Klaar zijn van de organisatie

Het kunnen inzetten van cloud-oplossingen zoals Windows Azure, CRM Online en Microsoft Office 365 voor een organisatie hangt af van een groot aantal aspecten. In die zin zou je kunnen spreken van het ‘klaar zijn’ van de organisatie voor het gebruikmaken van cloud-oplossingen. Daarbij gaat het echter meer om het onderzoeken van de organisatie op geschiktheid. Dit artikel gaat daarentegen meer over de vraag of de cloud een geschikte oplossingsrichting biedt voor de organisatie in de huidige vorm.

Organisatorische aspecten

Eén van de organisatorische aspecten die spelen bij het ‘klaar zijn’ van de organisatie voor de cloud zijn de juridische aspecten. Want in hoeverre is het juridisch mogelijk informatie op diverse locaties in de wereld onder te brengen? Het kan namelijk zijn dat er wettelijke bepalingen zijn dat de informatie fysiek in Nederland of Europa moet worden opgeslagen. Welke eisen worden er bijvoorbeeld gesteld aan het beheer van de verschillende omgevingen zowel intern als in de cloud? Wat gaan we wanneer en op welke wijze migreren? Waar ligt in de organisatie de focus? Is dat op kostenbesparing of juist op groei? Op welke wijze wordt er ingekocht en heeft de cloud gevolgen voor het inkoopbeleid? En heel belangrijk: hoe ziet de strategie eruit voor de komende jaren en sluit de roadmap die de cloudtools hebben hierop aan?

Naast aandacht voor de organisatorische aspecten zal er ook gekeken moeten worden naar de technische aspecten, zoals de huidige infrastructuur, de noodzaak om verschillende systemen met elkaar informatie te laten uitwisselen en het op orde zijn van de identity management-voorziening.

Kritische bedrijfstoepassingen

Voor de meer kritische bedrijfstoepassingen staat het fenomeen cloud nog in de kinderschoenen. De eerder gestelde vragen zijn dan wel valide, er schuilt ook een risico in. De suggestie wordt namelijk gewekt dat het inzetten van cloudgebaseerde oplossingen het ultieme streven zou zijn. Het lijkt dan alleen nog maar de vraag hoe en wanneer de organisatie klaar zal zijn om aan het grote cloud-avontuur te beginnen. De realiteit is echter dat de cloud slechts een extra dimensie geeft aan een mogelijke keuze voor een oplossing.

In de praktijk blijkt bijvoorbeeld dat voor een groot deel van de internationale organisaties een goede infrastructuur nog wel eens een grote uitdaging vormt. Want hoewel we in Nederland allemaal beschikken over een snelle internetverbinding is het in een groot aantal landen nog maar de vraag of er een dag lang onafgebroken stroom kan worden geleverd. Dit geldt overigens voor meer landen dan je zou verwachten en storingen als stroomuitval komen ook in landen binnen Europa nog geregeld voor. En dan nog maar te zwijgen over de infrastructuur en de capaciteit van het datanetwerk. Voor dit soort organisaties ligt het dan ook helemaal niet voor de hand om de cloud in te zetten.

Identity management

Een voorbeeld van een ander belangrijk aspect van oplossingen in de cloud is de inrichting van het identity management. Dit speelt zeker voor het gebruik van business productivity tools (zoals Office 365) een cruciale rol. Het is namelijk ondoenlijk om zonder goed ingerichte identity provider (zoals Active Directory) gebruik te maken van dit soort oplossingen.

En dan gaat het eigenlijk alleen nog maar kort over een tweetal willekeurige technische aspecten. Voorop staat hoe dan ook het proces dat ondersteund dient te worden en de vraag welke oplossing daarvoor nodig is. Vervolgens dient een afweging te worden gemaakt tussen de verschillende mogelijke oplossingsrichtingen. Uiteraard is het wenselijk te overwegen de cloud hierin mee te nemen. Als echter blijkt dat de cloud geen valide oplossing is, dan zal de vraag over het ‘klaar zijn’ voor de cloud logischerwijze ook niet meer van toepassing zijn.

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 is een ‘abonnementsservice’ en combineert de cloud-versies van de vertrouwde communicatie- en samenwerkingsproducten met de nieuwste versie van de bekende Office-desktop-toepassingen. Office 365 is zo ontworpen dat het voldoet aan de behoefte van organisaties, variërend van onafhankelijke zelfstandigen tot kleine, middelgrote en grote bedrijven, overheidsorganisaties en onderwijsinstellingen. Deze gecombineerde oplossing helpt niet alleen tijd en geld te besparen, maar zorgt er ook voor dat waardevolle resources worden ontlast zodat deze gericht kunnen worden op de kernactiviteiten van de organisatie.

Praktijk

Twee voorbeelden uit de praktijk laten zien dat de cloud, specifiek Office 365, wel degelijk een goede oplossing biedt.

In de afgelopen jaren heeft een internationale organisatie de nodige lokale bedrijven overgenomen. Hierdoor is de situatie ontstaan dat er weinig eenheid en saamhorigheid is in de organisatie. Concurrenten zijn ineens elkaars collega’s geworden. De IT-beheerorganisatie wordt zwaar belast door het moeten samenvoegen van de diverse systemen en de afdeling communicatie is op zoek naar een middel om de eenheid en het wij-gevoel terug te brengen in de organisatie. In deze situatie biedt Office 365 met SharePoint Online de mogelijkheid om zonder te veel belasting voor de IT-organisatie een tijdelijk intranet in te richten dat kan worden aangeboden aan de specifieke gebruikersgroepen. Door middel van gerichte vormgeving en communicatie kan vanuit deze ‘tijdelijke’ omgeving worden gewerkt aan de clan-vorming alvorens de gebruikers over te zetten op een organisatiebreed intranet.

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Eén van de onderwijsinstellingen in ons land heeft zichzelf ten doel gesteld om de studenten (deelnemers) te voorzien van een totaalpakket aan onderwijsdiensten. Het pakket bevat het feitelijke onderwijs, maar ook onderwijsondersteunende faciliteiten. Zo kunnen studenten gebruikmaken van een stagemarktplaats, waarin stagebedrijven en stagiairs elkaar kunnen vinden. Maar de onderwijsinstelling zou ook graag een volledige digitale werkplek willen bieden voor de studenten zodat er een integrale leeromgeving wordt aangeboden. Het is echter voor de IT-organisatie ondoenlijk om dit uit te voeren, gezien de toestroom van duizenden studenten per jaar. Ook hierin kan Office 365 een belangrijke rol spelen. Het in korte tijd aansluiten van enkele duizenden studenten is voornamelijk een administratieve handeling en dit zal weinig belasting vormen voor de IT-organisatie. Voor de studenten is een volledig werkende omgeving beschikbaar die zij kunnen benaderen vanuit elke willekeurige locatie. Ook eventuele piekbelastingen tijdens het starten van de stageperiodes of tijdens examenweken kunnen eenvoudig opgevangen door een schaalbare omgeving.

Tot slot

Er zijn veel vragen die aan bod komen bij het onderzoeken van mogelijkheden van de cloud. Hoewel de cloud een volgende stap is in de ontwikkeling van IT en IT-dienstverlening, verdient het toch de aanbeveling kritisch te blijven en te onderzoeken in hoeverre er ook echt voordeel kan worden behaald met het investeren in de cloud.

De adviseurs van Macaw kunnen op basis van een specifieke ‘cloud-scan’ samen met u eens kritisch kijken of ‘de cloud wel klaar is voor de organisatie’.