Online samenwerken met tools van IT

Afscheid nemen van eigen tools is lastig voor medewerkers. Mensen zijn eraan gewend en hebben de software vaak uit nood gedownload. Draait iets eenmaal goed op een computer dan is de urgentie om daarin iets te veranderen weg voor de medewerker. Ook al zijn de alternatieven die de organisatie verschaft beter passend, bijvoorbeeld omdat iedereen van dezelfde tools gebruik maakt en daarmee de uitwisseling van informatie veel soepeler gaat of omdat het veel veiliger is. Online samenwerken wordt makkelijker. De aanwezigheid van Schaduw IT laat zien dat het simpelweg aanzetten van een nieuwe versie van Officetools niet voldoende is. De investering in nieuwe tools gaat pas renderen als medewerkers deze tools daadwerkelijk en op de juiste manier gaan gebruiken.

Adoptie is dus cruciaal, en start met het luisteren naar wat uw medewerkers zelf belangrijk vinden. Goede tooling kan dus de oplossing lijken, de “what’s in it for me” voor de medewerker moet centraal staan om het werkelijk tot een succes te maken.

In de eerste fase van adoptie zal er vooral geactiveerd worden op het ‘waarom’ van het gebruik. Training aan medewerkers, hulp via Skype op afstand en een ‘Genius’ bar in het bedrijfsrestaurant zijn voorbeelden van activatie in de eerste fase. 

Vervolgens wil de organisatie waarschijnlijk het online samenwerken bevorderen omdat daar vaak de winst zit van de transfer naar licenties in The Cloud. Slim samenwerken kunt u het beste aansporen met goede voorbeelden. Inspireer met voorbeelden uit de organisatie waarmee aansprekende doelen zijn bereikt. Goed voorbeeld doet tenslotte goed volgen.

Tot slot, als alle tools werken en de medewerkers dus ‘empowered’ zijn om hun betekenis voor de organisatie meer te sturen ontstaat de sociale cohesie. Teams online zullen successen vieren op bijvoorbeeld Yammer, kleine nieuwsberichten en blogs kunnen van hoog tot laag in de organisatie doorkijkjes geven in de betekenis van het merk voor de maatschappij. Daarnaast ontstaat door constante optimalisaties aan het smart collaboration platform meer en meer een cultuur die zowel in real life als digitaal gaat interacteren met klanten. Het wordt een organisch geheel. Dit noemen we de fase van peer2peer inspiratie.

Om hier een goede invulling aan te geven is een nauwe samenwerking tussen HR en Corporate communicatie voor wat betreft de vertaling van strategische doelen aan te bevelen. Het liefst werkt Macaw daarnaast met een userboard van medewerkers uit de organisatie die in samenspraak met HR en Interne communicatie vorm geven aan het adoptieprogramma. In onze Agile werkmethodiek wordt de Backlog daarom mede geprioriteerd door de Userboard. Dit geeft heel positieve viraal werkende energie in de organisatie. Er worden vaker, zichtbare optimalisaties gedaan; waardoor vertrouwen in de eigen invloed wordt gesterkt. Alles om te zorgen voor een optimale online samenwerking. 

Is het u duidelijk wat er kan verbeteren wanneer uw medewerkers optimaal kunnen samenwerken? Wilt u stappen nemen om deze samenwerking te verbeteren? Wij kunnen u daarbij helpen, neem contact op met Harry Boers.