KPI Dashboard | KW1C

1 platform; 1 waarheid; betere keuzes

Case

In 2015 vierde het Koning Willem I College uit ‘s-Hertogenbosch, een van Nederlands grootste ROC’s, haar 25-jarig bestaan. De MBO-keuzegids, de enige onafhankelijke gids voor het MBO, riep het Koning Willem I College voor de 3e keer uit tot het beste grote ROC van Nederland. Om dit hoge niveau te handhaven stuurt het Koning Willem I College strak op KPI’s.

Wat zijn de aantallen studenten en hoe zijn die verdeeld over de verschillende opleidingen? Hoeveel studenten verlaten de school met een diploma en wie verlaat de opleiding vroegtijdig? Wat is het ziekteverzuim onder docenten? En hoe staat het met solvabiliteit en liquiditeit? Om te zorgen voor een eenduidig en toegankelijk beeld wilde het Koning Willem I College hun managementinformatie verder professionaliseren. Uit de hiervoor uitgeschreven aanbesteding kwam Macaw als winnaar uit de bus.

"Macaw stelde zich gedurende dit gehele traject op als business partner. Ze helpen ons niet alleen met onze datavraagstukken, maar nemen ons ook mee in aankomende technologische ontwikkelingen."

Kees van Uden

Directeur Informatiemanagement

Concept & Oplossing

Samen met het Koning Willem I College heeft Macaw een Management Informatie Portaal opgezet en stelt daarmee de verschillende gebruikers in staat om beter te sturen, verantwoorden, prognosticeren en (zich te laten) informeren. Het portaal biedt eenvoudig toegang tot een brede set aan data uit diverse bronnen. Door deze data te verrijken en te combineren wordt de informatie relevant voor een rol of proces. Zoals bijvoorbeeld voor de afdelingsdirecteur, die realtime inzicht heeft in de planningsruimte van zijn onderwijzend personeel en de personele begroting voor aankomend schooljaar. Een complex proces dat op deze manier transparant en bespreekbaar is.

Voor het opzetten van het Management Informatie Portaal is gebruikt gemaakt van het data delivery platform van Microsoft. Met Power BI ontwikkelden we een toegankelijk en flexibel dashboard, waarmee data overal en altijd eenvoudig geraadpleegd kunnen worden of het nu op hoofdlijnen is of in detail. Ook is het mogelijk om via selfservice een analyse te doen die de gebruiker kan bewaren of delen met collega’s.

Er is tijdens het traject veel tijd geïnvesteerd in kennisoverdracht en het opleiden van gebruikers, zodat de adoptie hoog is en gebruikers ook daadwerkelijk gebruik maken van alle mogelijkheden.

Resultaat

Het Koning Willem I College combineert data nu gemakkelijk tot één waarheid, omdat alle gebruikers beschikken over precies dezelfde informatie. Discussies over verschillende soorten cijfers zijn daarmee verleden tijd, want alle data zijn op elk moment, op iedere locatie en op elk apparaat te benaderen, zelfs op een smartwatch. Het management van het Koning Willem I College heeft de beschikking over de voor hun relevante informatie en kan daardoor betere keuzes maken.

Macaw had in dit gehele traject de rol van ‘trusted advisor’ en nam het Koning Willem I College mee in toekomstige IT-ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld Azure.