Smart Collaboration

Samenwerken speelt een steeds belangrijkere rol in ons dagelijks werk. Medewerkers zijn bijvoorbeeld lid van twee keer zoveel teams als ze vijf jaar geleden waren waarbij de aanvullende uitdaging is dat deze teams vaak dynamisch zijn samengesteld, wat betekent dat de leden vaak komen en gaan. Een andere uitdaging is dat er vandaag de dag vijf generaties op de werkvloer actief kunnen zijn, allemaal met verschillende volwassenheidsniveaus van technologie en met verschillende voorkeuren voor communicatie en samenwerk tools.

Voeg daar de trend van steeds plattere organisatiestructuren aan toe, die tot gevolg heeft dat er transparantie met betrekking tot het maken keuzes en beslissingen gevraagd wordt, en het is overduidelijk dat er geen “one-size fits-all” oplossingen meer bestaan op het gebied van samenwerken. De producten en diensten die Microsoft levert vanuit Office 365 zijn continue in beweging wat tot gevolg heeft dat medewerkers zich vaak afvragen wanneer ze welke tool dienen te gebruiken. Daarbij gebeurt het ook regelmatig dat de IT afdeling niet in staat is het ritme van Microsoft te volgen en nieuwe features van Office 365 niet kan aanbieden terwijl er al wel vraag naar is vanuit medewerkers. De combinatie van deze twee factoren is vaak de reden waarom medewerkers dan maar zelf een tool of dienst aanschaffen buiten medeweten van de IT afdeling om.

Macaw is ervan overtuigd dat de beste Smart Collaboration oplossingen gerealiseerd worden met een dubbele aanpak die gelijktijdig uitgevoerd worden, Top-down en Bottom-up. Het ontwikkelen van een breed gedragen samenwerk strategie voor de gehele organisatie is de Top-down aanpak.

Collaboration Strategy

Er zijn vandaag de dag veel tools beschikbaar die de communicatie en samenwerking in organisaties kunnen vergemakkelijken, zoals chat, instant messaging en online vergaderen. Echter, alleen de uitrol van één of meer tools zal bedrijfsprocessen niet verbeteren, besluitvorming versnellen of bijvoorbeeld de klantenservice verbeteren. Om de waarde van deze tools te maximaliseren, moeten organisaties een samenwerk strategie ontwikkelen die productieve betrokkenheid versterkt en interactie tussen medewerkers, managers, partners en klanten mogelijk maakt. Uit onderzoek is gebleken dat organisaties die een samenwerk strategie hebben ontwikkeld voordelen als betere productiviteit, lagere bureaucratie en hoger gewaardeerde sociale interactie ervaren.

Een belangrijk punt met betrekking tot de samenwerk strategie is dat deze niet alleen gevormd dient te zijn naar de specifieke behoeften van de organisatie maar vooral naar de wensen en werkstijlen van medewerkers. Dit laatste punt is direct de brug naar de Bottom-up aanpak voor succesvolle Smart Collaboration oplossingen.

When to use what dilemma

De “wanneer moet ik wat gebruiken” vraag heeft maar één goede antwoord en die is, “dat hangt ervan af”. Mensen leren wat er mogelijk is met de tools, zoals Microsoft Teams, en ze begeleiden door middel van coaching en training is de enige optie. Macaw heeft een implementatiestrategie voor slimme samenwerkoplossingen ontwikkeld die is gebaseerd op adoptie en governance. Duidelijk krijgen wat de gebruiker daadwerkelijk nodig heeft en tegelijkertijd begeleiding bieden over hoe de nieuwe tools en diensten te gebruiken zijn resulteert in Empowered Employees. Deze aanpak, die uitgaat van uitleggen in plaats van opleggen heeft ook tot gevolg dat medewerkers hun creativiteit weer activeren om productiever en efficienter te worden en misschien zelfs wel om processen te gaan verbeteren.

Office 365 Adoption Framework

Digital Transformation is vooral gericht op het verbeteren van Customer Engagement. Macaw is echter van mening dat de enige manier om dit te bereiken is door empowerment van werknemers. De menskant van Digital Transformation concentreert zich op behoeften van werknemers en niet op technologie. Door werknemers in staat te stellen nieuwe vaardigheden en gedrag aan te leren worden ze empowered. Werknemers motiveren zich open te stellen voor verandering vraagt dat hun behoeften en wensen worden begrepen door Business en IT gezamenlijk. Verschillende soorten werknemers hebben verschillende behoeften en moeten daarom anders worden betrokken en benaderd om te profiteren van en bij te dragen aan de verandering. Voorbij zijn de dagen van een “one-size fits-all” adoptie strategie.

Door het Prosci ADKAR® model te volgen, geeft Macaw klanten een duidelijk beeld van de benodigde adoptie tools en de te volgen adoptie aanpak die allebei aan de specifieke kenmerken van de organisatie voldoen. Macaw gelooft in een implementatie aanpak die start vanuit adoptie in plaats van technologie en Macaw ziet dat organisaties die deze Adoption First aanpak volgen succesvoller zijn dan organisaties die een traditionele aanpak kiezen.

Macaw biedt ondersteuning bij het ontwikkelen van een Collaboration Strategy, het implementeren van een samenwerkoplossing binnen Office 365 en Microsoft Teams én bij het uitwerken van een adoptie strategie inclusief alle aspecten van adoptie.

Meer weten? Neem dan contact op met Dirk Zekveld via de knop “Ik wil contact opnemen” onderaan deze pagina.
 
Dirk Zekveld
Business Consultant Office 365

What's your challenge?