Adoptie van Office 365 - 10 tips over gebruikersadoptie

Adoptie van Office 365, hoezo? Gaat SharePoint dan “mama” of “papa” tegen u zeggen? Wordt Skype voor Bedrijven lid van uw gezin? Nee, dat niet. Gebruikersadoptie, ‘user adoption’, betekent wel dat u zich Office 365 als gebruiker eigen maakt, het omarmt. Als u dat namelijk doet, dan kunt u ook echt profiteren van de mogelijkheden die het biedt.

In organisaties is het belangrijk om bij de introductie van Office 365 aandacht te besteden aan de gebruikersadoptie. Veel medewerkers houden namelijk niet van verandering, dus er is een risico dat ze het grootste deel van Office 365 negeren. En dan haalt de organisatie niet de doelen die ze had gesteld bij de keuze voor Office 365: de medewerkers in staat stellen om slim samen te werken en kennis te delen, zodat ze optimaal hun werk kunnen doen en zo de klantverwachting waarmaken. Employee Empowerment.

Hoe zorgt u nu dat u de gebruikersadoptie van Office 365 in uw organisatie stimuleert? Wij kunnen u helpen om uw strategie te bepalen en een ‘adoptie kit’ samen te stellen, maar hieronder vindt u alvast in het kort tien tips.

Tip 1: Begin meteen
Zodra u begint in Office 365, neem dan in de startfase ook meteen de adoptie mee. Wacht niet tot na de lancering, maar maak meteen een plan en begin vroeg met de communicatie. Betrek de juiste mensen, bedenk wat u wilt bereiken en hoe Office 365 kan helpen om uw doelstellingen te behalen. Bijvoorbeeld, in welke scenario’s is SharePoint handig, of OneDrive voor Bedrijven, of Delve.

Tip 2: Bed Office 365 in de organisatie in
Zorg dat het geen ‘IT-verhaal’ is, maar gedragen wordt door de organisatie. Betrek het management en ‘champions’ in alle lagen en in alle onderdelen van de organisatie: Office 365 Kampioenen die hun team enthousiasmeren en helpen met Office 365.

Tip 3: Begin met het laaghangende fruit

Wat zijn de problemen in de organisatie die Office 365 gemakkelijk kan oplossen? Liefst punten die heel zichtbaar zijn voor de gebruikers. Pak die snel op, dan heeft de organisatie direct voordeel én ervaren de gebruikers ook meteen het nut van Office 365.

Tip 4: Communiceer wat de gebruikers eraan hebben
De gebruikers moeten natuurlijk weten dat Office 365 beschikbaar is, maar vooral ook wat zij er zelf aan hebben. Leg uit en laat zien hoe Office 365 hun werk gemakkelijker en prettiger maakt. Bijvoorbeeld, gemakkelijk overleggen op afstand met Skype voor Bedrijven, informatie delen met externen in een SharePoint site, of snel samenwerken met Teams.

Tip 5: Regel een aantrekkelijke lancering
Lanceer Office 365 met fanfare: communiceer via verschillende kanalen over de nieuwe mogelijkheden, wees extra zichtbaar als Office 365 team, en organiseer een evenement. Geef de mensen een positieve ervaring die ze bij blijft: informatief, overtuigend, maar ook gewoon leuk.

Tip 6: Zorg voor goede ondersteuning: hulp en training
De gebruikers moeten weten wat ze waar voor kunnen gebruiken en op welke koppen ze moeten drukken om hun taken uit te voeren. Biedt training aan in een vorm die past bij de organisatie: klassikaal, via Skype voor Bedrijven of online in korte video’s. En zorg dat de gebruikers snel en eenvoudig hulp kunnen krijgen als ze vastlopen.

Tip 7: Deel kennis
Organiseer ‘Lunch & Learn’ sessies, bijvoorbeeld. Vraag aan de ‘Office 365 Kampioenen’ om hun ervaringen te delen met hun collega’s: de mooie oplossingen, maar ook de verrassingen waar ze van geleerd hebben. En deel kennis over de nieuwste ontwikkelingen van Office 365 met de geïnteresseerden, bijvoorbeeld op Yammer.

Tip 8: Meet de adoptievoortgang
Peil de mening van de gebruikers en meet ook het gebruik van Office 365. Doe dit regelmatig en vergeet de nulmeting niet; zo ziet u de voortgang. De gebruiksrapporten in het beheercentrum geven bijvoorbeeld basisinformatie over aantallen gebruikers en activiteiten. Met de Employee Footprint van Macaw kunt u meten en begrijpen hoe de medewerkers Office 365 gebruiken, zodat kunt bijsturen.

Tip 9: Haak aan bij de ontwikkeling van Office 365
Office 365 evolueert continu: er komen steeds nieuwe mogelijkheden bij en bestaande onderdelen veranderen. Hou die actief in de gaten via de Roadmap en probeer ze uit met de First Release optie. Introduceer deze eerst aan een selecte groep en daarna bij de rest van dan de gebruikers.

Tip 10: Ga door!
Uw organisatie ontwikkelt zich, Office 365 ontwikkelt zich, dus uw adoptieplan moet ook doorgroeien. Gebruik de meetresultaten en uw voortschrijdend inzicht om de volgende stappen te bepalen. Organiseer bijvoorbeeld regelmatig een campagne, om de gebruikers een onderbenut onderdeel, nieuwe functionaliteit of een nieuw business-scenario te laten omarmen.

Heeft u vragen of wilt u meer weten over de adoptie van Office 365? Neem dan contact op met onze expert Amancio Quant.

Bekijk ook:

Amancio Quant
Solution Consultant

Wilt u meer weten?