Business Apps

Business Apps; productiviteitstools die medewerkers in staat stellen een eigen set aan processen, data inzichten en functies te maken. Specifieke deelfuncties uit bedrijfsspecifieke processen, maar dan volledig gericht op het optimaal ondersteunen van de medewerker in zijn of haar context. We bekijken dit vanuit user-perspectief: de rol en workflow van de werknemer(s).

Business Apps: “Het moment van de waarheid”
Je kent de situatie wel. Je staat in de winkel maar de maat van het artikel dat je zoekt is niet voorradig. De winkelmedewerker kan je niet helpen want hij weet niet wat er in andere winkels op voorraad is. Laat staan dat hij op dat moment het artikel voor je bestelt en dezelfde avond bij je thuis laat bezorgen. Of de servicemedewerker die niet heeft doorgekregen dat dat ene onderdeeltje cruciaal is voor het verhelpen van de storing, maar niet in de bus ligt. Etc.

Employee Empowerment gaat dan ook veel verder dan alleen een Intranet. Het is ook het beschikbaar hebben van tools in de 2 belangrijkste momenten van de waarheid; het koopmoment of het servicemoment. Een verwarmingsmonteur die niet alleen een storing verhelpt, maar ook gelijk een app kan gebruiken om zijn klant te laten zien welke alternatieve ketels beschikbaar zijn als ze nu zouden gaan vervangen. Het servicemoment is namelijk een moment van de waarheid. De klant bedienen en uw medewerkers de tools geven om dat optimaal te doen.

Wat is het?
Traditionele businesssystemen zijn verre van eenvoudig in het gebruik en data eruit krijgen is een heel gedoe. Iedere keer weer inloggen in en switchen tussen verschillende applicaties om een eenvoudige taak tot een goed einde te brengen, staat de effectiviteit van medewerkers behoorlijk in de weg. En de grotere mobiliteit van medewerkers, waardoor zij ook buiten de kantoorsituatie hun werk willen kunnen doen, maakt de situatie alleen nog maar complexer. Het is dan ook niet verwonderlijk dat medewerkers op zoek gaan naar tooltjes en apps om hun werk eenvoudiger te maken. Met schaduw-IT tot gevolg. Employee Empowerment betekent de medewerker in staat stellen de juiste beslissingen te nemen op grond van de juiste data, binnen de context van de taak die hij moet volbrengen. Medewerkers moeten kunnen beschikken over de juiste ondersteuning in apps en data op het moment dat zij die nodig hebben. Zij willen dezelfde experience als klanten bij het uitoefenen van hun werk. Apps moeten gepersonaliseerd zijn, notificaties geven op de juiste momenten, overal toegankelijk zijn en in staat zijn om in real-time de taak te kunnen volbrengen, zonder onnodige handmatige handelingen. Apps moeten data uit verschillende systemen kunnen aggregeren en - gepersonaliseerd - aanbieden aan de medewerker.

Wat doet het?
Eén van de oplossingen om medewerkers te kunnen voorzien van de gewenste ondersteuning, is het Business Platform van Microsoft. Het Business Platform van Microsoft is bedoeld om, met gebruikmaking van functionaliteit in bestaande applicaties, zonder al te veel applicatiecode te schrijven, Business Apps samen te stellen. Het platform biedt een set aan tools om eenvoudig Business Apps te realiseren en te personaliseren.

Het Business Platform biedt een set aan tools voor Business Apps

  • Power BI - juiste, geaggregeerde data
    Creëren van inzicht en uitvoeren van analyses op grond van data uit verschillende databronnen. Power BI beschikt over een grote hoeveelheid aan standaardverbindingen voor het koppelen naar deze databronnen.

  • PowerApps - personalisatie en mobiliteit
    Ontwikkelen van apps voor verschillende platformen, zonder code te hoeven schrijven. PowerApps is voorzien van standaard sjablonen en is voorzien van standaardverbindingen naar veel gebruikte business applicaties, zoals Dynamics, Office 365 en SAP, maar ook SaaS-diensten, zoals Twitter en Slack.

  • Flow - geautomatiseerde taakuitvoering
    Het bouwen van workflows voor het automatiseren van repetitieve taken, die nu vaak handmatig worden gedaan. Flow maakt het mogelijk om geautomatiseerde werkstromen te maken door verbindingen te leggen tussen apps en services voor het synchroniseren van data en bestanden, het sturen van notificaties of het verzamelen van gegevens.

  • Common Data Service - uniforme data en procesintegratie
    Een platform waarop op uniforme manier de data uit verschillende bronnen bijeen wordt gebracht. Dat platform is de basis voor het ontwikkelen van gepersonaliseerde apps, data-analyses en geautomatiseerde workflows met behulp van PowerApps, Power BI en Flow. De CDS gaat uit van het Microsoft Common Data Model. Dit Common Data Model toont de gezamenlijke data over de verschillende applicaties.

In de praktijk
“Als Servicemonteur voor verwarmingsinstallaties komt het voor dat verwarmingsketels niet te repareren zijn en dat de eigenaar een nieuwe ketel moet aanschaffen of huren. In zo’n geval wil je dat de monteur het eigen assortiment kan tonen aan de klant en de klant direct kan adviseren over welke ketel het meest geschikt is. Bovendien kan de monteur de onderdelen die nodig zijn voor installatie direct bij bestellen. De klant kan dan ter plekke ja zeggen tegen een volledige offerte en de plaatsingsafspraak kan direct worden in gepland” Zo wordt een service call een verkoopmoment en weer een volgende service call; allemaal vanaf de tablet van de monteur.

De monteur ziet op zijn tablet het proces van de eerste service call: Defecte verwarmingsketel. Tijdens de controle van de ketel komt de monteur erachter dat de ketel niet te repareren is en gaat in overleg met de klant. Op zijn tablet kan hij de klant laten zien welke mogelijkheden de klant heeft. De klant maakt zijn keuze. In de Ketel vervangen-app op zijn tablet bestelt de monteur de nieuwe ketel en het bijbehorende installatiemateriaal, toont en e-mailt de klant de offerte. De klant geeft ter plekke akkoord op de offerte (Sales). Vervolgens maakt de monteur met 1 druk op de knop van de offerte een order en besteld de ketel en overige materialen (Operations). In de bestelling ziet hij de verwachte leverdatum. De volgende stap in de app is het doorzetten van deze bestelling naar een nieuwe plaatsingsafspraak (Casemanagement). Op de dag van de plaatsingsafspraak staat de juiste ketel met installatiematerialen klaar in het busje van de monteur (Fieldservice). De ketel wordt geplaatst, de monteur vinkt de case af en de factuur wordt verzonden naar de klant (Finance). Lees hier meer over in de case van Feenstra.

Download het whitepaper om meer te weten te komen over de andere 2 ingrediënten van Employee Empowerment en wat deze voor uw organisatie kunnen betekenen: Smart Collaboration en Actionable Data.

Ralf van Gellekom
Strategy Consultant