POWER BI Friesland College

CASE

Cijfers en data, geen onderwijsinstelling kan nog zonder. Cijfers uit de hele organisatie zijn het uitgangspunt, de meetlat voor elk College van Bestuur (CvB), management en docenten om onderwijs te verbeteren, hun organisatie te managen en budgetten te verantwoorden. Voor de onderwijsinspectie is het de manier om de effectiviteit en succes van instellingen te monitoren en te vergelijken. De belangrijkste cijfers en indicatoren krijgen zelfs klinkende namen, zoals Jaarresultaat of Diplomaresultaat. Het Friesland College, dat voor ongeveer 10.000 mbo-studenten het onderwijs verzorgt, monitort de indicatoren en hanteert deze als vertrekpunt bij gesprekken over optimalisatie van hun onderwijs.

Om deze indicatoren inzichtelijk te maken, gebruikt deze onderwijsinstelling al enkele jaren het Data Platform Onderwijs (DPO). Dit platform is gebaseerd op ‘best practices’ van mbo-instellingen, ontwikkeld op Microsoft technologie en omvat 14 standaard thema’s op alle onderwijsprocessen, relevant voor alle betrokkenen, van CvB tot student. Krachtige, rijke visualisaties met Microsoft Power BI maken het compleet.

Dit jaar komt daar een belangrijke indicator bij. Vanaf 1 augustus 2017 neemt de inspectie ook het Startersresultaat mee in de beoordeling van de kwaliteit van een opleiding. Deze nieuwe indicator toont het aandeel nieuwe instromers in een opleiding (of instelling) dat in het eerste jaar gediplomeerd is uitgestroomd of in het volgend jaar nog verder studeert.

“Ik ben enthousiast over het DPO of het Startersresultaat en dat wil heel wat zeggen voor een Noorderling.” 
HENK KUIPER | Informatiemanager Friesland college

CONCEPT & OPLOSSING

Hierop vooruitlopend heeft Macaw in samenwerking met de DPO-gebruikersgroep het thema(model) rendement verder uitgebreid met het Startersresultaat. Daarbij zijn de specificaties zoals de inspectie en het onderwijsveld die bedacht hebben, vertaald naar business rules in thema’s. In nauwe samenwerking met Macaw valideert het Friesland College, als early adaptor, deze welkome en essentiële aanvulling op het DPO.

Naast deze uitbreiding helpt Macaw het Friesland College ook om tal van dashboards in te richten voor bestaande waardevolle thema’s, zoals Studentendeelname en Instroomproces. Het aantal groepen dat hun eigen gepersonaliseerde KPI-dashboards ter beschikking heeft, wordt daarbij langzaam uitgebreid. De leidinggevenden, het onderwijzend personeel en de ondersteuners hebben straks zelf toegang, overigens alleen tot de KPI’s die ze nodig hebben voor hun eigen werk. Zodoende zijn nu het Jaar- en het Diplomaresultaat inclusief de onderliggende data gepersonaliseerd en beschikbaar gemaakt. De overige geïnteresseerden kunnen rapporten opvragen gebaseerd op diezelfde data.

RESULTAAT

Inzicht leidt niet per direct tot beter onderwijs. Daar gaat jaren overheen. Wat de ontsluiting van de twee indicatoren en dus straks het Startersresultaat in het DPO wel bewerkstelligen? Het Friesland College kan de meeste BI-vragen van de organisatie nu snel en grondig beantwoorden. Het verklarend model voor de drie resultaten is solide. U ziet zo welke opleidingen binnen de scholen en teams extra aandacht nodig hebben.

In 90% van de gevallen kan het onderwijzend personeel de signalen naar verbeterpunten vertalen. Het onderwijsprogramma aanscherpen, meer begeleiding of extra coaching verzorgen. Geen wonder dat deze inzichten nu een belangrijk onderdeel vormen van de verantwoordingsgesprekken tussen het CvB, en de leidinggevenden van de 6 scholen van het Friesland College.

Voor het Startersresultaat is het uiteraard nog te vroeg om kwalitatieve resultaten te melden. Maar de reactie op de sneak preview die een aantal bestuurders kreeg, is veelbelovend. Zij geven aan dat ze op één oogopslag de effectiviteit van scholen onderling prachtig kunnen vergelijken. Financieel, de resultaten, hun personeel, de studenten. En data vormen zo meer en meer een integraal onderdeel van de verbetercultuur. Dat ziet u over een paar jaar ook terug in de kwantitatieve resultaten.

Monique van de Grootevheen
Segmentmanager

What's your challenge?