Zo biedt Power BI de intelligentie die MS Mode nodig heeft

Hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers zelfstandig met data aan de slag kunnen? Hoe kan nieuwe tooling die aansluit op onze bestaande systemen ervoor zorgen dat de business beter onderbouwde beslissingen kan nemen? En niet onbelangrijk: hoe kunnen we dit doen zonder afhankelijk te hoeven zijn van IT of externe partners? Dit zijn enkele voorbeelden van de vragen waarmee MS Mode op zoek ging naar nieuwe tooling voor Business Intelligence.

 

Zelfredzaamheid en flexibiliteit tegen lagere kosten

 

Om te begrijpen waar de keuzes vandaan komen, is het goed om te weten wat de achtergrond van deze beslissingen is. Als MS Mode in 2016 in zwaar weer terecht komt, komen ook de plannen voor toekomstbestendige en flexibele systemen in een stroomversnelling. Alle systemen worden tegen het licht gehouden in de organisatie die al sinds 1964 betaalbare en trendy damesmode verkoopt. Vandaag de dag heeft MS Mode zo'n 220 winkels in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk en Spanje én een online shop.

MS Mode werkt met SAP en gebruikt op dat moment SAP BW als rapportagetool in samenwerking met een externe partner. Voor rapporten is MS Mode afhankelijk van haar partner. SAP is geheel custom made ingericht en een (kleine) wijziging hierin betekent ook wijzigingen in de randsystemen. Deze inrichting is weinig flexibel en heeft hoge onderhoudskosten. Als het personeelsbestand ingekrompen wordt en er simpelweg niet meer genoeg medewerkers zijn om de business te ondersteunen, gaat MS Mode op zoek naar een toekomstbestendig alternatief dat voor de benodigde intelligentie zorgt.

 

De keuze voor Power BI

Als het moederbedrijf de wens neerlegt voor uniforme rapportages binnen de verschillende ondernemingen, is de keuze voor Power BI snel gemaakt. Zusterbedrijf CoolCat maakt er immers al naar volle tevredenheid gebruik van.
Power BI lost een aantal belangrijke verwachtingen in:

 

  • Een systeem dat flexibiliteit biedt, waar de business mee aan de slag kan, zonder de tussenkomst van IT
  • Medewerkers kunnen zelfstandig met rapporten aan de slag
  • Een aanzienlijke kostenbesparing
  • In lijn met de wensen van het moederbedrijf

 

De voorwaarde voor succes

MS Mode beseft al in een vroeg stadium dat alleen het implementeren van een nieuwe tool niet voldoende is. Niet alleen moet de betrouwbaarheid van de data waarmee gewerkt wordt optimaal zijn, er moeten ook rapporten uitkomen waar de business daadwerkelijk wat mee kan. De afstemming met de business is de voorwaarde voor succes. Controller Cyrilla van Buuren: "Het product is echt de basis voor rapportages, voor dagelijkse informatie waar je van afhankelijk bent. Daarom is de betrouwbaarheid belangrijk." Voor aanvang van de implementatie van Power BI werden de key figures al gedefinieerd. De business stelt hierdoor vast wat ze exact nodig heeft. Tijdens het project werden deze key figures gevalideerd, om de betrouwbaarheid te maximaliseren.

 

"Door data toe te passen en zelf rapportages te maken, leer je de business beter te begrijpen en maak je op een andere manier beslissingen."

Cyrilla van Buuren, Senior Controller

 

Validaties en testen

"Juist voor de maximalisering van die betrouwbaarheid was de samenwerking met Macaw heel prettig", aldus IT Manager Hans Detering. "Het heeft enorm geholpen dat het team van Macaw hier op locatie gewerkt heeft en dat er een eigen projectmanager was om het geheel in goede banen te leiden. Dit maakte direct schakelen, validaties en testen heel gemakkelijk."
"Macaw heeft ook prettige ondersteuning geboden in het trainen van het team. We hebben onze medewerkers eerst aan de tool laten wennen, ze mochten een en ander zelfstandig uitproberen. Pas dáárna heeft Macaw training gegeven. Die training was in eerste instantie vrij basic, maar toen de behoefte van de medewerkers anders bleek, heeft Macaw zich heel flexibel getoond en werd de inhoud direct aangepast."

 

De behoefte van de business ingevuld

"Onze verwachtingen zijn uitgekomen", vertelt Cyrilla van Buuren. "Onze medewerkers doen hun werk op een hoger niveau, ze zijn niet afhankelijk van IT en de kwaliteit van de output wordt hoger. Met onze oude oplossing was dit niet mogelijk geweest. Iedereen die data wil toepassen, kan zelf een rapport draaien. Het heeft echt de behoefte van de business ingevuld, want geeft mij het inzicht dat ik nodig heb en het bevordert de zelfredzaamheid van de individuele medewerker."

 

"Het bespaart geld, maar de efficiëntieslag is het belangrijkste. Voor mij maakt dat het grootste verschil."

Cyrilla van Buuren, Senior Controller

 

Bij Macaw zijn we groot voorstander van een goede samenwerking met de business. Als je als organisatie met data aan de slag wil, dan luidt ons advies om IT en business te laten samenwerken, omdat dit de kans op succes drastisch vergroot. Chapeau voor Controller Cyrilla van Buuren en IT Manager Hans Detering die deze toegevoegde waarde al bij aanvang zagen en voortdurend bij het proces betrokken bleven. Hierdoor werd de betrouwbaarheid van het resultaat geborgd. Bovendien geeft het resultaat op meer dan één terrein. Het is niet alleen kostenbesparend, maar het biedt ook bruikbaar inzicht en flexibiliteit. Zeker in een sterk veranderende markt als deze, ben je hierdoor goed voorbereid op de toekomst. Bovendien zet het je medewerkers in hun kracht. Je geeft hen de mogelijkheid om zelfstandig aan de slag te gaan met data, wat hun werk interessanter en leuker maakt. Een uitstekend voorbeeld van Employee Empowerment, wat ons betreft cruciaal voor het succes van Digital Transformation.

 

Zelf aan de slag met Power BI? Onze experts hebben een brochure met alle ins en outs samengesteld. Klik hier om de brochure te downloaden.

Martijn Muilwijk
Solution Consultant Data & Analytics

What's your challenge?