Een modern intranet dankzij SharePoint Online en Office 365

Vestia is een grootstedelijke woningcorporatie die woningen verhuurt, verkoopt en beheert in heel Nederland. In 2013 ondersteunde Macaw de ruim 850 werknemers tellende organisatie bij een succesvolle implementatie van het nieuwe intranet, op basis van SharePoint 2010. Vier jaar later kwam Vestia echter voor een nieuwe uitdaging te staan. De bestaande omgeving werd namelijk niet langer ondersteund. Daarom is gekozen voor een overstap naar de cloudoplossing SharePoint Online in combinatie met Office 365. Stefan Visser, adviseur processen en automatisering bij Vestia: “Het voordeel van de nieuwe omgeving is dat gebruikers werken in een platform met een modern design, dat overal en vanaf ieder device beschikbaar is. Dankzij een goede samenwerking, het hoge kennisniveau van het projectteam en een stapsgewijze aanpak, kunnen we terugkijken op een zeer succesvolle overstap!”

Einde van de levenscyclus

Visser: “Mijn eerste kennismaking met Macaw dateert uit 2013. In dat jaar vonden er een aantal veranderingen plaats binnen Vestia. Waar onze verschillende vestigingen voorheen vooral eigen werkwijzen hanteerden, wilde de organisatie processen meer gaan centraliseren en standaardiseren. Om dit mogelijk te maken, was er een nieuwe intranetomgeving nodig. Deze omgeving moest ervoor zorgen dat verschillende vestigingen meer met elkaar zouden gaan communiceren en samenwerken. Macaw adviseerde ons om te kiezen voor SharePoint 2010. De implementatie verliep zeer voortvarend en de intranetomgeving heeft in de afgelopen jaren een enorme bijdrage geleverd aan het succes van onze koerswijziging.” 

In het begin van 2017 kwam Vestia echter voor een nieuwe uitdaging te staan. SharePoint 2010 had het einde van de levenscyclus bereikt. Visser: “Om deze reden klopten we wederom bij Macaw aan. Al snel bleek dat de cloudoplossing SharePoint Online in combinatie met Office 365 de meest geschikte optie was.”

SharePoint Online en Office 365

SharePoint Online biedt net als SharePoint 2010 een complete oplossing voor het eenvoudig delen en beheren van informatie, het bevorderen van de samenwerking en het verbinden van werknemers. Het voordeel van de nieuwe omgeving is dat gebruikers werken in een platform met een modern design, waarmee overal en vanaf ieder device gebruik kan worden gemaakt van de benodigde functies. 

Visser: “Naast de voordelen voor de eindgebruikers, is met SharePoint Online het technisch beheer in handen van het onderhoudsteam van Microsoft, wat veel tijd scheelt. Ook worden updates automatisch doorgevoerd, waardoor je altijd beschikking hebt over de laatste versie van je software. Daarnaast biedt SharePoint Online ook een financieel voordeel. De kosten voor het Office 365-pakket zijn namelijk inbegrepen in de licentie. In de oude situatie moesten we tools als Microsoft Word, PowerPoint, Excel en OneNote los aanschaffen.”

Een stapsgewijze implementatie

Het migratieproces bestond allereerst uit het overzetten van de data vanuit het oude intranet naar de nieuwe omgeving. Daarnaast werden er enkele verbeteringen doorgevoerd om de nieuwe omgeving te voorzien van alle moderne gemakken. Voorafgaand aan de migratie werd een interne projectleider aangesteld die vanuit Vestia het verloop van het proces zou bewaken. 

Ook vanuit Macaw werd er een projectleider aangewezen. Daaromheen werd een projectteam samengesteld. Visser: “Doordat er aan beide kanten veel kennis over SharePoint aanwezig was, wist het projectteam vaak precies wat er moest gebeuren. En wanneer er improvisatie nodig was, bleek het projectteam erg goed op elkaar ingespeeld te zijn. De migratie werd uitgevoerd in verschillende fases, waarin telkens nieuwe onderdelen werden opgeleverd. Daardoor konden we al tijdens de ontwikkeling van de nieuwe omgeving tests uitvoeren en op basis daarvan onze wensen kenbaar maken. Hierdoor werd voorkomen dat er tijd verloren ging aan het aanpassen van reeds ontwikkelde oplossingen. Voor ons was deze aanpak zeer prettig. Uiteindelijk werd het implementatieproces afgerond binnen de deadline en het budget dat vooraf is besproken.”

Tevreden gebruikers

Op dit moment maken er binnen Vestia ruim 850 werknemers dagelijks gebruik van SharePoint Online en Office 365. Zo wordt het platform onder meer gebruikt om op de hoogte te blijven van het laatste bedrijfsnieuws, deel te nemen aan gesprekken binnen het forum, de planning bij te houden, projecten te beheren, informatie in te zien, op te slaan, te beheren en te delen. Visser: “Je kunt je wel voorstellen hoe groot de impact kan zijn bij de overstap naar een nieuw systeem met al deze gebruiksfuncties. Gelukkig zijn werknemers zeer tevreden met de nieuwe omgeving. Dit heeft met name te maken met onze keuze om de structuur zo min mogelijk aan te passen. Daarnaast wordt de nieuwe, moderne uitstraling geprezen.”

Hoewel de overstap over het algemeen erg soepel verliep, was er zoals bij vrijwel ieder IT-project ook in dit geval een kleine tegenvaller. Na oplevering bleek namelijk dat de laadtijd van applicaties niet altijd snel genoeg was. Visser: “Macaw ging direct aan de slag met een meting van de performance. Op basis daarvan voorzagen ze ons van een voorstel met tien verbeterpunten. Deze hebben we doorgevoerd en de verbetering was direct merkbaar. Juist in dit soort situaties kom je erachter wat je aan een samenwerkingspartner hebt.”

Goede wisselwerking

“Overigens ben ik van mening dat het echte werk nu pas begint”, aldus Visser. “In mijn optiek is het belangrijk om de nieuwe omgeving continu bij te blijven schaven. Op deze manier kunnen we voor een optimale werkomgeving blijven zorgen. Zo zijn we momenteel bezig met een trainingsprogramma om werknemers te leren hoe ze beter gebruik kunnen maken van de tools die ze tot hun beschikking hebben. Het gebruik van OneDrive en OneNote via de tablet is een voorbeeld van een trainingsonderdeel.

Om SharePoint Online te kunnen blijven verbeteren, is de samenwerking met Macaw van groot belang. Een deel van het functioneel beheer kan namelijk intern worden opgelost, maar voor complexere vraagstukken blijft het specialistische advies van Macaw zeer gewenst. Er bestaat hierbij een zeer goede wisselwerking tussen beide organisaties. Ik merk dat Macaw net zoveel waarde hecht aan tevreden eindgebruikers als wijzelf. Dit is voor mij de basis voor een gezonde samenwerking.”
 
Amancio Quant
Solution Consultant

What's your challenge?